integrasolusi.com – Sistem persuratan dalam sebuah instansi dinas atau perusahaan harus tertata dengan baik. Oleh karenanya, terdapat prosedur administrasi tata persuratan dinas yang berlaku di setiap instansi. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pengelolaan arsip surat, baik surat keluar ataupun surat masuk.
Baca juga: SIMAK: Keuntungan Kelola Surat-menyurat Digital dengan E-Surat
Dalam administrasi surat-menyurat, pengelolaan surat keluar dan surat masuk memang menjadi perhatian penting. Oleh karenanya, Anda perlu menerapkan prosedur untuk setiap surat keluar ataupun surat yang masuk.
Isi Artikel
Prosedur Administrasi Surat-menyurat di Perkantoran
Tatan naskah dinas terbagi menjadi 2, yaitu:
1. Administrasi Surat Masuk
Dalam pengertiannya, surat masuk merupakan jenis dokumen surat yang berasal dari luar instansi. Surat masuk tersebut dapat dikirimkan oleh instansi lain maupun yang berasal dari perorangan. Proses administrasi surat masuk meliputi berbagai tahapan, yaitu:
- Ketika menerima surat masuk, terdapat beberapa tahapan dalam pemrosesannya, yaitu:
- Penerimaan surat oleh front office. Dalam praktiknya, petugas front office dapat menolak ataupun menerima surat masuk setelah terlebih dahulu melakukan identifikasi surat.
- Proses identifikasi surat. Tujuannya untuk memastikan apakah surat benar-benar ditujukan untuk perusahaan atau tidak. Kalau surat memang ditujukan untuk perusahaan, maka dicatat dan surat masuk. Jika tidak, maka surat tersebut dikembalikan.
- Pimpinan melakukan disposisi surat sesuai dengan bidang yang bertugas melakukan penanganan. Dalam tahapan ini, ada kalanya pimpinan akan menginstruksikan balasan atas surat masuk tersebut.
- Surat masuk disimpan dalam arsip.
2. Administrasi Surat Keluar
Sementara itu, surat keluar adalah jenis surat yang dibuat oleh sebuah instansi untuk ditujukan kepada instansi atau lembaga lain. Biasanya, surat keluar berupa tanggapan atau jawaban atas surat yang sebelumnya telah diterima.
Dalam praktiknya, ada prosedur administrasi surat keluar yang perlu Anda perhatikan, yakni:
- Pembuatan surat oleh pegawai terkait. Surat keluar tersebut harus mempunyai format atau konsep yang berlaku.
- Pimpinan melakukan pemeriksaan terhadap surat keluar dan bisa meminta adanya revisi kalau diperlukan. Kalau tidak ada revisi, pimpinan dapat secara langsung membubuhkan tanda tangan.
- Surat keluar yang sudah bertanda tangan dapat diberi nomor surat yang sesuai. Selanjutnya, surat bisa dikirimkan melalui kurir atau via email.
Baca juga: Persuratan Digital: Sarana Kelola Surat-Menyurat Secara Modern
Kalau Anda menggunakan sistem persuratan konvensional, prosedurnya bisa cukup rumit. Untuk memudahkan, Anda dapat memilih untuk menggunakan aplikasi persuratan. Dengan cara ini, proses pembuatan surat, disposisi, ataupun tanda tangan, dapat berlangsung dengan lebih praktis dan mudah.
Ingin merasakan berbagai kemudahan itu? Yuk, mulai sekarang gunakan aplikasi inOffice Persuratan dari PT Integra Teknologi Solusi!
