integrasolusi.com – Pengendali dokumen (document controller) merupakan individu maupun tim yang bertugas dalam kegiatan manajemen dokumen. Beberapa kegiatan yang dimaksud meliputi penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, hingga pemusnahan dokumen.
Apakah pengendali dokumen memegang peranan penting bagi sebuah perusahaan? Jika ya, peran seperti apa yang bisa diberikan seorang document control bagi perusahaan? Yuk, ketahui jawabannya di penjelasan berikut.
Isi Artikel
Peran Pengendali Dokumen dalam Perusahaan
Document controller (petugas dokumen control), memegang peranan penting dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Pasalnya, pekerjaan ini memegang kontrol penuh atas Document Management System (Sistem Manajemen Dokumen).
Sistem Manajemen Dokumen didefinisikan sebagai sistem tata kelola dokumen yang dijalankan secara elektronik. Sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar untuk mengklasifikasikan, menyimpan, mencatat riwayat dokumen, dsb.
Lantas, seperti apakah peran pengendali dokumen dalam menggunakan Document Management System (DMS)? Untuk mengetahuinya, penting untuk mengetahui benefit dari DMS terlebih dahulu.
Beberapa benefit yang bisa didapatkan dengan adanya sistem ini adalah sebagai berikut.
- Dengan sistem ini, dokumen bisa disimpan dan diamankan dengan cara yang lebih mudah.
- Dokumen akan disimpan dalam bentuk digital. Ini akan memudahkan duplikasi, distribusi, indexing, serta pengelolaan dokumen secara umum.
- Dokumen bisa dicari dengan mudah dan dapat dicetak kembali tanpa perlu banyak mengulur waktu.
Nah, benefit-benefit tersebut bisa didapatkan jika ada seorang/tim pengendali dokumen yang ditugaskan ke dalam sistem tersebut. Pasalnya, Document Management System tidak akan bisa berjalan sendiri tanpa ada seorang pengendali dokumen yang mengoperasikannya.
Tanggung Jawab Seorang Petugas Document Control
Dalam menjalankan peran dokumen kontrol, beberapa tanggung jawab yang diemban petugas pengendali dokumen adalah sebagai berikut.
-
- Menjalankan Sistem Manajemen Dokumen.
- Memasukkan data dokumen ke daftar dokumen.
- Memastikan informasi yang diberikan up to date serta akurat.
- Jika diperlukan, mengubah dokumen sesuai arahan.
- Memastikan dokumen didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
- Memastikan dokumen dapat diakses hanya oleh pihak-pihak yang memiliki wewenang saja.
- Melakukan penarikan serta pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.
Jadi, seberapa pentingkah peranan pengendali dokumen dalam sebuah perusahaan? Jawabannya adalah sangat penting. Sebab, petugas document control bisa membantu perusahaan untuk mempermudah pengelolaan dokumen, memastikan akurasi dan aksesibilitas dokumen, bahkan memastikan keamanan dokumen.
