integrasolusi.com – Pengelolaan persuratan berbasis digital menggunakan aplikasi E Surat di area perkantoran efektif meningkatkan kualitas layanan dan kinerja karyawan. Berkat aplikasi E-Surat, Anda tak perlu bekerja dua kali ketika terjadi kesalahan penulisan. Tak hanya efisien waktu, aplikasi ESurat juga efektif menghemat beban pengeluaran.
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi E Surat?
Aplikasi E-Surat merupakan sistem yang dibekali beragam fitur untuk menunjang kegiatan administrasi. Lantaran diciptakan dengan teknologi canggih, aplikasi EOffice dapat diakses melalui website dan ponsel berbasis Android maupun iOS.
Maksud dan Tujuan Dari Aplikasi E Surat
Maksud dan tujuan utama aplikasi E Surat adalah untuk memudahkan kegiatan surat-menyurat. Proses yang mulanya menghabiskan banyak waktu, kini bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Keberadaan aplikasi ESurat juga mendorong kolaborasi di lingkungan kerja.
Alur Dari Aplikasi E Surat
Buka aplikasi terlebih dahulu kemudian pilih login E Surat. Alur Surat Masuk dimulai dari surat diterima oleh Agendaris atau Tata Usaha. Setelahnya, bagian Tata Usaha akan mengentrikan surat ke aplikasi ESurat. Pengarsipan digital surat yang masuk dilakukan dengan cara scan. Surat siap dikirim atau didisposisi ke penerima.
Alur Surat Keluar dimulai dengan mengajukan konsep surat yang hendak dicek, dikoreksi, atau ditandatangani atasan. Surat yang sudah siap akan dikirim ke pejabat di atasnya dan mendapatkan persetujuan pimpinan tertinggi lebih dulu sebelum diserahkan ke Tata Usaha. Surat yang sudah disetujui akan diberi Nomor Surat Keluar kemudian dilanjutkan dengan proses kirim ke penerima.
Keunggulan Aplikasi E Surat integraOffice
Adapun keunggulan yang ditawarkan aplikasi surat online integraOffice:
- Praktis
Anda bisa menulis surat, mengecek surat masuk, surat keluar, dan disposisi, serta melacak progres surat dengan satu aplikasi saja. integraOffice juga memungkinkan Anda melakukan kolaborasi draft surat dan memantau revisi ataupun approval kapan pun dibutuhkan.
- Pengaturan Dapat Disesuaikan
Setiap instansi, organisasi, maupun perusahaan memiliki aturannya sendiri. integraOffice dapat disesuaikan dengan kebutuhan, yakni berlangganan sistem (SaaS) atau mengimplementasikan sistem pada infrastruktur milik Anda (On Premise).
integraOffice juga tidak membatasi jumlah pengguna. Struktur jabatan atau kewenangan dapat diubah oleh administrator melalui aplikasi. Pengaturan dinamis ini sangat mendukung kemajuan pelayanan maupun bisnis Anda.
- Minim Human Error
Tak dapat dimungkiri bahwa aplikasi E-Office dapat meminimalisasi human error, seperti duplikasi. Ketika terjadi kesalahan penulisan, Anda hanya perlu melakukan revisi tanpa harus mengganti secara keseluruhan layaknya surat manual.
- Pencarian Surat Lebih Cepat
Lantaran surat dalam bentuk digital, proses pengarsipan menjadi lebih mudah. Tak hanya itu saja, pencarian surat baru maupun lama tergolong cepat karena dapat dicari berdasarkan nama surat, nomor surat, atau klasifikasi surat.
- Penyimpanan Cloud
integraOffice menggunakan penyimpanan Cloud sehingga Anda tidak perlu membeli dan merawat server.
- Backup Otomatis
Berkat fitur backup otomatis setiap hari, risiko data hilang dapat diminimalisasi. Untuk keamanan berlapis, tersedia notifikasi yang dikirim melalui ponsel atau email. integraOffice juga menyediakan fitur integrasi TTE (Tanda Tangan Elektronik) dan pengaturan hak akses dokumen untuk menjaga kerahasiaan data.
Demikianlah informasi mengenai aplikasi E-Surat. Untuk menikmati segala manfaat di atas, jangan ragu menggunakan integraOffice. Yuk, segera beralih ke aplikasi E Surat integraOffice!
