Eoffice Persuratan adalah adalah sebuah sistem persuratan berbasis website dan mobile application yang dilengkapi berbagai fitur penunjang lainnya untuk memudahkan proses surat-menyurat di perusahaan Anda.

 

integraOffice Persuratan – Alkisah seorang bernama Surti yang merupakan pegawai bagian sistem persuratan pada sebuah instansi. Si Surti ini setiap harinya menerima banyak sekali surat yang masuk, baik surat dari dalam maupun dari luar instansinya. Tapi sebagian besar suratnya masih berbentuk fisik alias surat kertas.

Iya memang, ironis sekali instansinya itu. Kenapa di zaman serba digital saat ini masih ada saja instansi yang banyak menggunakan surat kertas dalam kegiatan sistem persuratan. Padahal kan surat kertas itu menghabiskan tempat dan kurang ramah lingkungan. Ya kan? Alasan Si Surti ini agak absurd, yaitu katanya karena bosnya agak “kolod” dan bagi bosnya itu kalau ia belum tanda tangan secara langsung menggunakan bolpoin di atas kertas, kurang valid keabsahan dari keputusan pada surat itu.

Surti sering kali lelah sendiri melihat banyaknya tumpukan surat kertas di atas mejanya yang sempit itu. Pernah suatu hari bosnya tiba-tiba mengajaknya meeting bersama salah satu client dan memintanya membawakan sebuah surat yang sudah ia terima sebelumnya. Tapi Surti lupa di mana ia menyimpannya. Sudah dicari kemana-mana tapi masih belum ketemu juga. Sedangkan bos sudah berteriak-teriak dari ruangannya. Semakin paniklah Surti, Mejanya terlanjur berantakan, tapi surat tidak ditemukan. Yah beginilah nasib pegawai yang kantornya masih menerapkan sistem persuratan konvensional.

Sebenarnya rekan-rekannya juga sudah banyak yang mengeluhkan soal sistem persuratan di perusahaannya ini, tak terkecuali Surti. Masih bergantungnya mereka dengan surat kertas, serta cara pengarsipan yang masih konvensional membuat proses kerja terhambat. Tidak hanya memakan tempat, surat-surat ini juga kurang dikelola dan dikelompokkan dengan baik. Kapan surat tersebut masuk, mana surat yang baru pertama kali diproses dan mana yang sudah di-follow up, serta apa jenis surat tersebut, semuanya saling tumpang tindih dan tidak tercatat secara sistematis. Belum lagi, kalau ternyata sebuah surat perlu dibagikan untuk banyak orang. Jadi makin repot deh!

Beberapa bulan ini sih sudah ada kemajuan sedikit. Si Bos akhirnya mau diajak untuk mulai menerapkan persuratan digital. Surti pun ikut andil dalam membiasakan bosnya menerapkan persuratan digital. Semua klien satu persatu diinfokan agar menyerahkan segala keperluan surat-menyurat dalam bentuk digital. Sekarang surat sudah bisa disampaikan ke pihak satu ke yang lain melalui email atau WhatsApp. Meja dan ruang penyimpanan sedikit demi sedikit menjadi lebih longgar karena berkurangnya surat kertas. Tapi ternyata masalahnya belum semuanya terpecahkan!

Jangan dibayangkan persuratan digital yang sudah diterapkan oleh instansi Surti ini adalah sistem persuratan berbasis digital yang canggih. Anggapan mereka, menerapkan persuratan digital itu sesederhana mengganti surat kertas dengan surat digital. Padahal kan tidak sesederhana itu. Lebih dari itu, instansi Surti membutuhkan sebuah sistem persuratan digital tersendiri yang terintegrasi dan mampu menyesuaikan kebutuhan perusahaan. 

Salah satu kriteria yang dibutuhkan instansi Surti untuk sistem persuratan digitalnya adalah adanya kemudahan akses untuk semua pihak di mana pun dan kapan pun. Hal ini dikarenakan bos dan rekan-rekannya ini tidak selalu berada di kantor. Terkadang ketika mereka diminta untuk mengulas atau memproses sebuah surat yang masuk sering kali mereka susah untuk menyesuaikan atau menaati jadwal yang seharusnya. Alasannya beragam, email/chat tenggelam lah, lupa dengan jadwal lah, susah mengatur koordinasi lah, dan masih banyak lagi.

Kalau menurut Surti pribadi, persuratan digital ini memang lebih praktis dan efisien. Tapi perkara koordinasi dan akses terhadap sebuah surat masih ribet sendiri. Ada surat yang seharusnya membutuhkan pantauan secara bersama supaya satu sama lain tahu sejauh mana progres surat tersebut. Tapi karena semuanya hanya mengandalkan email/WhatsApp saja, banyak yang kecolongan dan ketinggalan update atau menerima informasi yang salah.

Apa ada yang mengalami hal yang sama seperti Si Surti? Apakah sistem persuratan di kantor Anda juga sama ribetnya?

Kalau iya, berarti Anda dan perusahaan Anda membutuhkan sistem persuratan canggih berbasis digital yang memungkinkan proses surat-menyurat dan disposisi jadi lebih praktis dan efisien. Ingat ya, bukan sekadar mengganti surat kertas menjadi digital, tapi Anda membutuhkan sistem persuratan digital yang benar-benar canggih, terintegrasi, dan memiliki fitur yang menyesuaikan kebutuhan perusahaan.

Eoffice Persuratan adalah pilihan terbaik yang bisa Anda dapatkan. Ini adalah sebuah sistem persuratan berbasis website dan mobile application yang dilengkapi berbagai fitur penunjang lainnya untuk memudahkan proses surat-menyurat di perusahaan Anda. Gampangnya, Eoffice ini adalah sebuah aplikasi persuratan khusus hanya untuk instansi Anda.

Penasaran bagaimana cara kerja EOffice Persuratan? Tanyakan saja langsung kepada ahlinya dengan Klik disini

Jangan khawatir, tim integraOffice Persuratan akan bantu jelaskan sampai kita bisa saling mengerti. Kami tahu kok masalah di kantor Anda sudah ribet, jadi mari jangan dibuat makin ribet.