integrasolusi.com – Arsip memiliki aspek penting dalam setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Keberadaannya dapat membantu organisasi dalam mendapatkan informasi dengan praktis dan cepat. Anda pun bisa memperoleh manfaat tersebut lewat adanya tata cara pengelolaan arsip yang baik.
Berkaitan dengan langkah-langkah pengelolaan arsip secara konvensional, ada beberapa tahapan penting yang biasa dilakukan, yaitu:
Isi Artikel
Tahapan Pengelolaan Arsip Konvensional
1. Pemeriksaan Data
Tahap awal dalam penyusunan arsip adalah dengan memeriksa data secara manual. Pemeriksaan tersebut bagian dari verifikasi data. Dengan begitu, Anda bisa memastikan kalau dokumen tersebut dapat disimpan dan tidak terdapat duplikasi data dengan arsip terdahulu.
Baca juga: Kenali Berbagai Macam Arsip dan Nilai Gunanya
2. Indeks Data Arsip
Tahapan berikutnya dalam tata cara pengelolaan arsip adalah penyusunan indeks. Tahapan ini sangat penting dalam sistem arsip konvensional. Tujuannya adalah untuk memberi kemudahan dalam proses pencarian arsip.
Anda dapat menggunakan berbagai jenis indeks arsip yang biasa digunakan. Secara umum, Anda akan menjumpai adanya 3 klasifikasi indeks dalam sistem arsip, yaitu:
-
- Sistem numerik
- Sistem alfabetis
- Sistem huruf dan angka
3. Pemberian Tanda
Tahapan selanjutnya adalah pemberian tanda atau biasa pula disebut sebagai pengkodean. Tujuan penandaan ini adalah untuk memudahkan proses penyortiran arsip.
4. Pengelompokan Arsip
Tahapan cara mengelola arsip selanjutnya adalah penyortiran arsip. Langkah ini berguna untuk mengelompokkan dokumen sehingga memudahkan petugas arsip dalam menempatkan dokumen.
5. Penyimpanan Arsip
Langkah terakhir dalam tata cara pengelolaan arsip adalah penyimpanan. Anda dapat menempatkan dokumen yang telah dikelompokkan sesuai kategorinya masing-masing pada tempat yang tersedia. Proses penyimpanan harus rapi sehingga memudahkan Anda ketika ingin menggunakan data arsip.
Nah, itulah langkah-langkah pengelolaan arsip secara konvensional yang perlu Anda ketahui. Anda pun jadi tahu kalau proses tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan butuh ketelitian tinggi.
Baca juga: Apa Hubungan Surat dan Kearsipan?
Selain menggunakan metode pengarsipan konvensional, Anda bisa pula memilih cara penyimpanan arsip digital yang modern. Dengan cara ini, proses pengelolaan arsip jadi lebih praktis dan mudah.
Selain itu, Anda tidak perlu menyiapkan ruang penyimpanan arsip secara khusus. Sebagai gantinya, tersedia fasilitas penyimpanan berbasis cloud yang ringkas, praktis, dan aman. Anda bisa memanfaatkan cara pengelolaan arsip digital tersebut dengan menggunakan layanan layanan inOffice dari PT Integra Teknologi Solusi.
