Tata Persuratan Elektronik, Solusi Pengelolaan Surat di Instansi Pemerintah

2023-05-23T14:35:54+07:00 November 3rd, 2022|Categories: Persuratan|Tags: , , , |

Kini makin banyak instansi pemerintah yang menerapkan tata persuratan elektronik  atau TNDE di lingkungannya. Alhasil, berbagai masalah dalam surat-menyurat secara konvensional pun bisa tersingkirkan. Lantas, apa saja masalah yang kerap muncul dalam mengurus surat? Dan apa itu TNDE? Berikut rangkumannya.

 

Masalah-Masalah Klasik dalam Proses Surat-menyurat

Ada beragam masalah klasik yang kerap muncul dalam proses surat-menyurat. Pengelolaan surat secara manual sering kali menimbulkan penumpukan surat yang memakan ruang, repot karena proses pengarsipan yang rumit, serta anggaran belanja yang tinggi untuk kebutuhan tinta, kertas, dan ekspedisi.

Tidak hanya itu, ada juga masalah lain seperti lamanya surat masuk untuk sampai ke tangan pimpinan, disposisi yang terhambat karena pimpinan yang tidak ada di ruangan, serta pemantauan dan pelacakan surat yang sulit dilakukan.

 

Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik

Saat ini pemerintah tengah mengupayakan penerapan tata persuratan elektronik yang dikenal dengan nama TNDE sebagai bentuk penyelenggaraan good governance dan e-Government. Tata naskah dinas elektronik atau TNDE sendiri merupakan penataan naskah dinas dengan cara elektronik melalui pemanfaatan TIK untuk mempercepat dan mempermudah dalam mengambil keputusan.

Upaya TNDE ini dilakukan untuk meningkatkan keefektifan dan daya produksi serta menertibkan administrasi di jajaran instansi pemerintah. Aplikasi TNDE yang digunakan akan memastikan dokumen yang disimpan tidak tumpang tindih dengan dokumen sebelumnya. Dengan begitu, dokumen yang benar dapat diakses oleh setiap pengguna.

Selain bisa meminimalkan penggunaan kertas, penerapan TNDE juga dapat memudahkan pimpinan dalam mengurus disposisi surat dari mana saja melalui perangkat mobile. Selain itu, monitoring disposisi surat juga dapat dilakukan sampai tingkat staf sehingga progresnya dapat terlacak dengan baik.

Baca juga:  Cukup Dengan Dua Menit Saja, Masalah Persuratan Online Tuntas!

 

E-Office Persuratan Sebagai Solusi Tata Persuratan Elektronik

Ada banyak aplikasi tata naskah dinas elektronik yang dapat digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat. Sebagai rekomendasi, Anda bisa melirik aplikasi E-Office Persuratan dari integraOffice. Tidak hanya dapat mengelola naskah dinas secara digital, aplikasi persuratan online ini juga bisa disesuaikan dengan instansi sehingga memiliki tampilan yang unik dan tidak sama dengan instansi lain.

Nah, demikianlah penjelasan tentang tata persuratan elektronik dan E-Office sebagai solusinya. Semoga bermanfaat.

 

Sumber Referensi:

https://persuratan.integrasolusi.com/

https://integrasolusi.com/blog/cara-tercepat-termudah-kirim-surat-dan-disposisi-dijamin/

https://integrasolusi.com/blog/jangan-abai-ini-dia-7-permasalahan-fatal-dalam-persuratan/

https://binamarga.pu.go.id/balai-jatim-bali/index.php?/berita/detail/februari-semua-unit-organisasi-wajib-gunakan-tnde

https://bkipa.palangkaraya.go.id/wp-content/uploads/sites/5/2016/10/Tata-Naskah-Dinas-Elektronik-Palangka-Raya-.pdf