integrasolusi.com – Pengelolaan berkas kantor merupakan tugas serta tanggung jawab penting setiap perusahaan. Adanya sistem manajemen dokumen yang baik dapat membantu perusahaan atau lembaga dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan para karyawan.
Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan lewat adanya sebuah dokumen manajemen sistem yang cerdas dan canggih, yaitu:
- Menghindarkan diri dari adanya kesalahpahaman dengan pihak lain
- Memastikan keamanan data penting perusahaan
- Meningkatkan produktivitas kerja para karyawan
Isi Artikel
Cara Pengelolaan Berkas dan Arsip Kantor yang Cerdas
Anda sudah tahu dan paham terkait manfaat dari sistem manajemen dokumen bagi perusahaan. Namun, bagaimana cara cerdas dan efektif untuk mendapatkan manfaat tersebut?
Terkait hal yang satu ini, ada beberapa tips serta cara yang bisa Anda lakukan, yakni:
1. Digitalisasi Dokumen dan Arsip
Upaya pertama yang dapat Anda lakukan adalah dengan memulai proses transformasi digital proses pengarsipan dan dokumen kantor. Alih-alih menyimpan berkas dan dokumen secara fisik, Anda bisa mendapatkan manfaat yang lebih besar lewat proses digitalisasi.
Digitalisasi dokumen dan arsip bisa membantu Anda dalam memudahkan proses pencarian berkas. Selain itu, Anda tak perlu menyiapkan sarana penyimpanan khusus untuk menjaga arsip-arsip tersebut. Karena bersifat digital, Anda tak perlu khawatir dokumen akan rusak.
2. Manfaatkan Teknologi Berbasis Awan
Langkah selanjutnya adalah dengan memanfaatkan teknologi berbasis awan atau cloud. Teknologi ini tidak hanya membantu berkaitan dengan sistem penyimpanan berkas yang lebih praktis. Di waktu yang sama, pemakaiannya juga membantu Anda dalam memudahkan akses berkas yang bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
3. Gunakan Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen
Terakhir, Anda perlu mulai menggunakan aplikasi yang secara khusus berfungsi sebagai manajemen dokumen sistem. Aplikasi seperti ini secara khusus dirancang untuk melakukan pengelolaan dokumen dan arsip secara efektif dan efisien.
Rekomendasi aplikasi pengelolaan dokumen terbaik yang bisa Anda manfaatkan adalah integraOffice Document Management System (DMS). Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang bisa memudahkan Anda dalam mengelola arsip, seperti:
-
- Proses integrasi yang mudah
- Tersedia fitur watermark yang membantu dalam menjaga kerahasiaan data penting
- Bundling dokumen, berguna untuk pengelolaan berkas yang saling terkait
- Penyesuaian kebijakan internal perusahaan
Dengan integraOffice DMS, sistem pengelolaan dokumen kantor bisa jadi lebih efektif dan efisien.
Yuk, segera beralih ke integraOffice DMS!
