integrasolusi.com – Dalam aktivitas kerja kita sehari-hari di kantor atau tempat kerja, tentu kita pernah mnendengar istilah persuratan. Ya persuratan dalam hal ini adalah segala aktivitas surat-menyurat dan aktivitas lain yang berhubungan dengan dokumen surat seperti aktivitas pemberian tugas dari atasan kepada bawahannya atau sering disebut dengan istilah disposisi. Dalam aktivitas persuratan memang sangat dibutuhkan pengelolaan yang tepat dan baik, karena bila tidak dikelola dengan baik, tentunya akan mempengaruhi jalannya aktivitas di instansi tempat Anda bekerja.
Bisa berpengaruh besar terhadapa jalannya aktivitas instansi, karena proses persuratan ini akan terus berlangsung, ketika instansi tersebut melakukan kegiatan rutin mereka yang melibatkan banyak pihak, baik internal dan maupun dengan pihak eksternal. Apalagi pada waktu-waktu tertentu, proses persuratan intensitasnya akan tinggi, dan apabila tidak segera dikelola dengan tepat, bisa-bisa mengganggu aktivitas lainnya di instansi tersebut.
Terlebih lagi, bila instansi tersebut masih menggunakan cara manual/konvensional dalam pengelolaan persuratannya, tentunya akan menjadi masalah tersendiri yang tiba-tiba bisa muncul kapan saja tanpa kita sadari. Beberapa permasalahan yang bisa saja muncul pada proses persuratan manual beberapa diantaranya adalah seperti berikut :
Isi Artikel
Sulit dalam monitoring dan tracking surat
Dengan cara manual konvensional, pastinya akan sulit dalam memonitoring dan melakukan pelacakan/tracking terhadap proses persuratan yang ada. Karena masih dengan cara manual, untuk memonitoringnya harus melakukan konfirmasi kepada pihak yang dituju secara langsung. Hal ini dapat membutuhkan waktu dan proses yang lama, sehingga dapat menghambat proses persuratan yang ada.
Surat lama hilang tidak terlacak
Dalam persuratan manual, tentu akan susah mencari surat lama yang tidak bisa terlacak keberadaanya, atau membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencarinya, padahal ada kebutuhan untuk surat tersebut dengan segera.
Proses pengarsipan yang rumit
Dengan intensitas persuratan yang cukup tinggi dan dengan jenis maupun tujuan surat yang berbeda-beda, pastinya ada kerumitan tersendiri dalam pengarsipannya dan membutuhkan SDM dengan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan yang fatal dalam mengarsipkan, terutama dalam proses penomoran dan pengklasifikasian berkas/surat. Apabila terjadi kesalahan, tentunya akan menghambat proses yang ada, misalnya proses pencarian surat/berkas akan membutuhkan waktu yang lama.
Membutuhkan banyak ruang
Ini merupakan hal yang sering kita jumpai, apabila dalam suatu instansi pemerintahan/swasta intensitas persuratannya tinggi, di meja kerja banyak berkas-berkas yang bertumpuk atau berserakan, yang tentunya selain menjadi pemandangan yang kurang nyaman juga menjadi salah satu faktor penghambat kinerja pegawai. Karena dengan banyaknya berkas/surat yang diterima, selain harus menyelesaikan tugasnya, para pegawai juga harus menyiapkan tempat/ruang tambahan untuk menampung surat/berkas tersebut.
Boros anggaran
Masalah lain yang akan muncul akibat metode persuratan manual, adalah anggaran yang tinggi hanya untuk penggunaan kertas dan tinta printer. Hal ini sering dihadapi oleh instansi pemerintahan maupun swasta apabila kegiatan surat-mneyurat berlangsung terus-menerus dan dengan intensitas yang tinggi akan membutuhkan belanja kertas yang tinggi pula, yang seharusnya anggarannya bisa dialokasikan ke hal lain yang lebih penting
Nah itulah beberapa hal yang akan Anda hadapi ketika instansi Anda masih menerapkan sistem persuratan manual/ konvensional.
Bagaimana? Masih yakin tetap menggunakan persuratan manual? Atau ingin menggunakan cara lain yanag lebih efektif dan efisien? Langsung saja klik di sini, akan kami berikan solusi yang tepat dan sesuai kebutuhan Anda!
Semoga bermanfaat
