E-Surat – Setiap instansi/perusahaan tentunya mempunyai cara tersendiri dalam mengelola aktivitasnya, dengan tujuan agar aktivitas berjalan sesuai alurnya dan bisa berjalan secara efektif dan efisien. Untuk itu tentunya instansi/perusahaan harus memiliki suatu sistem aplikasi yang dapat mencatat secara administratif seluruh aktivitas yang ada secara berkelanjutan. Sehingga aktivitas instansi/perusahaan dapat berjalan secara efektif juga efisien dan tujuan akhir dari visi-misi perusahaan dapat tercapai secara optimal.
Disini salah satu aktivitas yang rutin dilakukan adalah aktivitas perkantoran, termasuk didalamnya aktivitas dan proses surat-menyurat, aktivitas surat-menyurat ini merupakan hal penting dan harus dikelola sebaik-baiknya secara efektif dan efisien, karena merupakan sarana komunikasi secara administratif antar individu atau individu dengan instansi/perusahaan. Jangan sampai terjadi miskoordinasi dan miskomunikasi antar stakeholder yang ada, karena bisa berdampak buruk pada instansi/perusahaan dalam mencapai target dan tujuan yang sudah direncanakan.
Masalah klasik surat-menyurat pada perkantoran
Dalam aktivitas perkantoran sehari-harinya, mengelola dan menampung data surat-menyurat merupakan salah satu bagian yang paling sulit, karena data-data persuratan yang ada harus dikelola dengan benar dan nantinya dapat didistribusikan sebagai informasi pendukung aktivitas. Nah dalam proses pengelolaan inilah biasanya muncul permasalahan dalam proses surat-menyurat nya seperti contohnya ; penyimpanan data yang rumit, masalah dalam pencarian dokumen butuh waktu lama, susah melacak surat dan disposisi yang ada, apalagi sering terjadi sulitnya koordinasi, terutama bagi pegawai/pimpinan yang mempunyai mobilitas tinggi, dan masih banyak lagi yang lainnya. Masalah-masalah klasik dalam persuratan itu bisa muncul, apabila perkantoran masih menerapkan tata kelola persuratan manual konvensional, yang tentu saja sudah tidak efektif lagi untuk mengelola perkantoran masa kini yang semakin kompleks.
Solusi praktis E-Surat dalam perkantoran masa kini
Salah satu sistem aplikasi yang dapat menunjang tata kelola surat-menyurat pada instansi/perusahaan adalah sistem aplikasi persuratan digital E-Surat atau e-Office. Sistem aplikasi persuratan digital E-Surat ini memang dikembangkan untuk membantu tata kelola persuratan pada perkantoran menjadi lebih mudah dn dapat dikelola dengan baik, sistem aplikasi persuratan digital atau e-Office ini membuat waktu pengolahan data/administrasi surat-menyurat terkait pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi lainnya menjadi lebih cepat dan akurat.
Peran aplikasi persuratan digital E-Surat ini sangat membantu dalam proses penyampaian informasi dan aktivitas komunikasi pada instansi/perusahaan, baik dalam lingkungan satu kantor, antar kantor dalam satu perusahaan, hingga dengan pihak eksternal diluar instansi/perusahaan. Aplikasi persuratan digital E-Office ini juga berperan dalam mempercepat proses penyampaian laporan dan informasi, sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Manfaat E-Surat dalam tata kelola perkantoran
Seperti halnya solusi aplikasi E-Surat dalam meminimalisir masalah perkantoran yang ada, penggunaan aplikasi persuratan digital E-Surat juga dapat memberikan beberapa manfaat bagi instansi/perusahaan antara lain :
- Efisiensi waktu ; Dengan penggunaan E-Surat, proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga proses yang ada menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
- Mengurangi resiko kerusakan dan kehilangan surat ; Dengan E Surat ini, Semua dokumen surat dalam bentuk digital paperless, sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan.kehilangan dokumen dalam proses surat-menyurat, jadi lebih aman daripada disimpan di lemari berkas
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat ; Dalam aplikasi E-Surat, semua proses tracking dalam manajemen surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
- Dapat menyingkat birokrasi ; Karena aplikasi persuratan ini bersifat online, sangat membantu Pimpinan dalam melakukan disposisi dimana saja dan kapan saja
- Memudahkan koordinasi dan komunikasi ;Karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja, tentu saja aplikasi persuratan digital E-Surat ini sangat cocok diterapkan dalam kolaborasi kerja antar unit di dalam instansi/perusahaan.
Bagaimana menurut Anda? Apakah aplikasi persuratan digital E-Surat cocok diimplementasikan di instansi Anda ?
Dan jika Anda ingin mencari manfaat dan kemudahan lainnya dalam hal surat menyurat? Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur dalam aplikasi persuratan digital E-Surat integraOffice ! apalagi aplikasi E-Surat integraOffice selain dukungan aplikasi berbasis web, juga sudah didukung aplikasi mobile Android dan iOS yang tentu saja membantu pekerjaan Anda dalam tata keola persuratan jadi lebih mudah.
