integrasolusi.com – Petugas pengendali dokumen (document control) merupakan seorang individu/tim yang bertugas dalam sistem manajemen dokumen di sebuah lembaga/perusahaan. Selain bekerja dalam sistem manajemen dokumen, pengendali dokumen merupakan pekerjaan yang berkaitan langsung dengan keamanan dokumen di sebuah perusahaan.
Penasaran apa saja fungsi dan tugas dari seorang petugas dokumen kontrol? Berikut penjelasan mengenai definisi, fungsi, serta tugas dari seorang pengendali dokumen.
Definisi dan Tugas Pengendali Dokumen
Pengendali dokumen merupakan individu/tim yang bertugas untuk menerbitkan, mengesahkan, mendistribusikan, menyimpan, mengendalikan, serta memusnahkan dokumen-dokumen sebuah perusahaan.
Tugas seorang dokumen kontrol adalah sebagai berikut.
- Mengurus keluar-masuknya dokumen.
- Melakukan pemindaian dokumen.
- Mengarsipkan dokumen.
- Menjaga keamanan dokumen yang bersifat confidential.
- Menjaga keamanan dokumen dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Mencari dan memberikan dokumen kepada karyawan dan/atau customer ketika diperlukan.
- Membuat desain template untuk dokumen.
- Mengecek akurasi dokumen.
- Melaporkan perkembangan terkait penyimpanan dokumen.
- Memastikan pemusnahan dokumen yang bersifat sensitif.
- Memperbarui dokumen jika ada perubahan.
- Memelihara sistem manajemen dokumen.
Fungsi Pengendali Dokumen
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari kegiatan pengendalian dokumen yang dilakukan document controller:
- Mempercepat akses terhadap dokumen yang dibutuhkan. Dengan bantuan document control, tidak perlu lagi mencari dokumen dalam waktu lebih lama. Pengarsipan dan penyimpanan yang terstruktur sangat membantu untuk menekan waktu pencarian dokumen.
- Mengetahui jejak keluar-masuk sebuah dokumen. Document controller akan mencatat riwayat keluar dan masuk dokumen.
- Meningkatkan keamanan dokumen. Dokumen manajemen sistem yang baik dapat membantu perusahaan untuk mengatasi kehilangan dokumen/informasi penting yang dimiliki perusahaan. Tidak hanya itu, sistem ini juga membantu meminimalkan akses pihak di luar perusahaan terhadap dokumen-dokumen penting sebuah perusahaan.
- Meningkatkan auditability. Adanya pengontrol dokumen akan membantu pihak auditor internal maupun eksternal ketika melakukan audit perusahaan.
- Memastikan konsistensi dokumentasi. Dokumen kontrol akan membuat dokumentasi terstandar yang mematuhi peraturan industri serta hukum yang berlaku.
Nah, itulah penjelasan mengenai fungsi dan tugas yang menjadi tanggung jawab seorang pengendali dokumen. Petugas document control merupakan posisi yang penting dalam sebuah perusahaan. Peran pengendali dokumen ada beragam, beberapa di antaranya adalah mempercepat akses hingga meningkatkan keamanan dokumen.
