integraOffice DMS – Jumlah dokumen yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi tentu akan senantiasa bertambah setiap waktunya, hal ini tentu karena disebabkan oleh terus berjalannya operasional dalam organisasi yang menyebabkan munculnya dokumen dokumen baru akibat aktivitas yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Kondisi ini tentu menuntut adanya sistem informasi yang mendukung pengelolaan dokumen yang efektif, efisien, dan akurat. Pengolahan dokumen tentu disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambiL, karena sistem pengelolaan dokumen yang baik (rapi dan akurat) memberikan pengaruh baik pada sebuah keputusan yang diambil.
Dengan semakin berkembangnya teknologi dan informasi, hal ini telah memberi dampak dengan kemajuan pada bidang kearsipan yang semakin baik pula. Salah satu hasil dari kemajuan teknologi dan informasi pada bidang kearsipan adalah dengan adanya Document Management System (DMS). Document Management System (DMS) sendiri merupakan aplikasi yang memungkinkan penggunanya untuk mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen elektronik. Bagi sebagian orang tentu masih bertanya-tanya sejauh mana peran dari adanya DMS ini, oleh karena itu pada kesempatan ini kami akan membagikan kepada Anda mengenai beberapa resiko yang bisa teratasi dengan menggunakan DMS, antara lain adalah :
1.Adanya Potensi Kesalahan Dalam Acuan Kerja
Resiko pertama yang timbul akibat sistem pengelolaan manual adalah adanya potensi menggunakan acuan kerja yang salah. Misalnya perusahaan Anda memperbarui SOP karena adanya tindakan yang perlu diperbarui. Dengan adanya sistem document control yang tepat, pendistribusian SOP yang baru ini akan lebih terarah dan menyeluruh ke setiap elemen di perusahaan. Bayangkan apa yang akan terjadi jika salah satu divisi saja masih menggunakan SOP lama karena pendistribusian yang tidak menyeluruh? Tentunya akan berefek besar pada kegiatan di perusahaan.
2.Resiko Akses Pengguna Ilegal
Tidak semua orang berhak untuk mengakses dokumen tanpa pengawasan dari pihak yang ditunjuk. Karena dokumen perusahaan umumnya bersifat rahasia dan mengandung konten yang penting bagi keberlangsungan perusahaan, maka document management system atau document control berusaha mencegah adanya pengguna akses ilegal dengan mengatur sistematika yang tepat terhadap sirkulasi dokumen termasuk siapa saja pihak yang bertanggung jawab atas itu.
3.Berpotensi Terjadinya Pemalsuan Dokumen
Bukan hanya akses pengguna ilegal, dokumen perusahaann juga rentan dipalsukan karena berbagai kepentingan. Misalnya saja mengubah tanggal pada dokumen hingga penggunaan tandan tangan palsu merupakan beberapa masalah yang dapat terjadi di perusahaan. Untuk itu, menggunakan sistem document control dapat meminimalisir pemalsuan document atau report karena adanya pengawasan yang ketat terhadap masing-masingn dokumen.
4.Penuhnya Lemari Arsip dan Berpotensi Tidak Rapi
Seperti yang kami sebutkan di awal, dokumen di perusahaan bertambah setiap harinya. Apa yang akan terjadi jika dokumen-dokumen tersebut dibiarkan begitu saja? Ya benar, dokumen tersebut akan menumpuk dan memenuhi seluruh ruangan arsip. Bahkan jika dokumen tersebut dalam bentuk digital, hal ini sama membawa masalahnya karena dokumen digital tersebut bisa memenuhi kapasitas memori komputer Anda.
Pengelolaan dokumen secara digital dan tersistem memiliki urgensitas sendiri untuk mendapatkan perhatian dari pihak manajemen perusahaan, agar senantiasa lebih baik kedepannya. Dengan menggunakan Document Management System, tentu pengelolaan dokumen akan jauh lebih efektif, efisien, dan akurat.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai bagaimana DMS dapat membantu sistem pengelolaan dokumen yang lebih baik ??
Silakan hubungi kami
