integrasolusi.com – Dokumen adalah sesuatu hal yang tidak bisa lepas dari aktivitas sehari-hari sebuah instansi/perusahaan, karena dalam operasional di instansi/perusahaan dokumen memegang peranan penting untuk jalannya aktivitas perusahaan. Oleh karena itulah, pengelolaan dokumen yang baik di instansi/perusahaan sangatlah penting dan perlu diimplementasikan demi jalannya instansi/perusahaan agar bisa berjalan lebih efektif dan efisien.
Efektif dan efisien adalah hal yang menjadi kunci dan tujuan utama dari manajemen dokumen di instansi/perusahaan, namun, apa jadinya jika pengelolaan dokumen di instansi/perusahaan tidak dikelola dengan baik? Tentunya akan memunculkan masalah/dampak tersendiri, mari simak penjelasan berikut:
Dampak yang Terjadi jika Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik
1. Dokumen tidak terarsip
Masalah ini pasti muncul, ketika pengelolaan dokumen tidak tepat, tentunya banyak dokumen yang tidak tersimpan pada tempatnya. Hal ini dikarenakan minimnya kontrol terhadap dokumen yang masuk dan tidak terpusatnya pengelolaan dokumennya.
2. Pencarian dokumen butuh wakti lama
Ini tentunya akan dialami, kalo dokumen tidak tersimpan dengan benar. Staff/Pegawai akan membutuhkan waktu yang lama hanya untuk menemukan dokumen yang harus segera dilaporkan atau diminta atasan/pimpinan.
3. Dokumen mudah hilang
Ini masih berkaitan dengan poin nomer 2 di atas, karena tidak dikelola dengan baik, tentunya dokumen akan mudah terselip dan bahkan hilang entah kemana. Ya kalau dokumen biasa, coba bayangkan saja dokumen yang hilang adalah dokumen penting perusahaan. Tentunya akan berpengaruh besar terhadap jalannya perusahaan dan bahkan hidup matinya instansi/perusahaan di masa mendatang.
4. Keamanan dan kerahasiaan dokumen tidak terjamin
Apabila dokumen dikelola dengan tidak baik, tentunya akan mempunyai resiko yang besar. Terutama masalah keamanan dan kerahasiaan dokumen perusahaan yang akan mudah bocor atau di curi oleh pihak lain yang tidak bertanggungjawab, yang tentu saja dalam hal ini perusahaan yang banyak dirugikan.
5. Banyaknya versi dokumen yang beredar
Ini juga sangat mungkin terjadi, karena tidak adanya control terpusat atas pengelolaan dokumen, tentunya bisa saja banyak dokumen yang beredar dengan versi/ragamnya masing-masing, yang dapat menimbulkan kebingungan dan miskomunikasi dalam koordinasi antar unit/bagian di perusahaan
6. Menurunnya produktivitas
Tentu saja dapat menurunkan produktivitas baik karyawan ataupun perusahaannya. Karena dengan tidak terkelola dengan baik, akan membutuhkan banyak tenaga dan sumber daya lainnya, hanya untuk mengelola dokumen saja,. Yang harunya tenaga dan sumberdaya yang ada bisa dimanfaatkan untuk hal lain di perusahaan demi terwujudnya visi dan misi perusahaan.
7. Anggaran membengkak
Ini haarusnya yang paling dihindari oleh perusahaan. Hanya karena tata Kelola dokumen yang tidak baik, perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang besar untuk belanja kertas dan tentunya untuk menyiapkan ruangan khusus penyimpanan dokumen yang belum tentu fungsinya.
Dari uraian permasalahan di atas yang saling berkaitan, tentunya sudah mendapat gambaran, bagaimana jadinya di sebuah instansi/perusahaan, dokumennya tidak dikelola dengan baik, tentunya akan sangat merugikan instansi/peerusahaan itu sendiri.
Solusi Pengelolaan Dokumen Lebih Efektif dann Efisien
Solusinya dengan mengikuti perkembangan teknologi saat ini dan bertransformasi ke arah digital dengan menggunakan sebuah sistem aplikasi Document Management System (DMS). Yang pastinya dapat menyelesaikan segala permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya pengelolaan dokumen yang ada.
Banyak juga manfaat yang didapatkan dengan menggunakan Document Management System (DMS), salah satunya adalah keamanan dan kerahasiaan dokumen terjamin dan pengelolaan dokumen dapat terkontrol secara terpusat.
Selain itu juga banyak fitur-fitur dalam aplikasi Document Management System (DMS) yang memudahkan Anda dalam mengelola dokumen secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu, kini saatnya perusahaan Anda mengimplementasikan Document Management System untuk meningkatkan produktifitas dan pelayanan perusahaan. Ingin tahu lebih lanjut tentang Document Management System? Hubungi kami segera!
