Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Semakin besar sebuah organisasi, semakin kompleks pula sistem digital yang digunakan. Instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, hingga grup perusahaan dapat memiliki banyak aplikasi internal yang digunakan oleh ratusan bahkan ribuan pegawai.
Masalahnya, setiap aplikasi sering memiliki akun dan mekanisme login tersendiri. Pengguna harus mengingat banyak kredensial, sedangkan tim IT harus mengelola akun ketika pegawai masuk, pindah unit, berganti jabatan, atau sudah tidak bekerja.
Dalam kondisi seperti ini, aplikasi persuratan dengan SSO menjadi relevan. Bukan hanya untuk mempermudah login, tetapi juga untuk membantu organisasi membangun pengelolaan identitas dan akses yang lebih terintegrasi.
Apa Itu Aplikasi Persuratan dengan SSO?
Single Sign-On atau SSO adalah mekanisme yang memungkinkan pengguna menggunakan satu identitas untuk mengakses berbagai aplikasi yang telah terhubung.
Menurut Microsoft, SSO memungkinkan pengguna melakukan autentikasi menggunakan satu set kredensial dan kemudian mengakses aplikasi yang telah diberikan kepadanya tanpa harus melakukan login ulang pada setiap aplikasi.
Dengan demikian, aplikasi persuratan dengan SSO adalah sistem persuratan yang dapat terhubung dengan sistem identitas organisasi sehingga pengguna tidak perlu memiliki akun login yang sepenuhnya terpisah.
Misalnya, pegawai sudah memiliki akun organisasi untuk mengakses HRIS, ERP, dan sistem internal. Ketika aplikasi persuratan diintegrasikan dengan SSO, identitas tersebut dapat digunakan sebagai bagian dari proses autentikasi ke aplikasi persuratan.
Mengapa SSO Penting untuk Organisasi Besar?
Pada organisasi dengan sedikit pengguna, pembuatan dan pengelolaan akun satu per satu mungkin masih mudah dilakukan. Tantangannya berbeda ketika organisasi memiliki banyak unit, cabang, anak perusahaan, dan ribuan pengguna.
Mengurangi Kompleksitas Akun Pengguna
Bayangkan sebuah BUMN memiliki 2.000 pegawai dan menggunakan berbagai aplikasi untuk kepegawaian, keuangan, persuratan, pengadaan, serta operasional.
Jika setiap aplikasi menggunakan akun terpisah, jumlah kredensial yang harus dikelola akan semakin banyak.
Dengan autentikasi terpusat, organisasi dapat mengurangi ketergantungan terhadap akun dan password yang berbeda untuk setiap aplikasi. Dokumentasi Microsoft juga menyebut pengalaman login yang lebih sederhana dan pengelolaan pengguna yang lebih mudah sebagai manfaat SSO dalam lingkungan enterprise.
Mempermudah Onboarding dan Offboarding
Pengelolaan akses bukan hanya tentang membuat akun baru. Organisasi perlu mempertimbangkan seluruh siklus pengguna.
Pegawai baru membutuhkan akses, pegawai yang pindah unit mungkin memerlukan perubahan kewenangan, sedangkan akun pegawai yang keluar harus segera dinonaktifkan sesuai kebijakan organisasi.
Karena itu, integrasi antara aplikasi dan sistem identitas menjadi semakin penting ketika jumlah pengguna bertambah.
Mendukung Pengalaman Pengguna yang Lebih Sederhana
Banyaknya username dan password dapat membuat pengalaman menggunakan aplikasi internal menjadi tidak praktis.
Dengan SSO, pengguna tidak perlu terus-menerus berpindah mekanisme autentikasi ketika menggunakan aplikasi yang sudah terintegrasi. Hal ini sangat relevan untuk e-office dengan SSO yang digunakan secara rutin oleh berbagai level jabatan.
Bagaimana SSO Bekerja pada Aplikasi Persuratan?
Secara sederhana, prosesnya dapat digambarkan sebagai:
Pengguna → Aplikasi Persuratan → Identity Provider → Verifikasi Identitas → Akses Aplikasi
Ketika pengguna membuka aplikasi persuratan, sistem dapat mengarahkan proses autentikasi ke Identity Provider atau sistem identitas organisasi.
Setelah identitas berhasil diverifikasi, aplikasi memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengenali pengguna tersebut. Pada lingkungan enterprise, integrasi seperti ini dapat menggunakan mekanisme atau protokol seperti SAML maupun OpenID Connect (OIDC), bergantung pada arsitektur sistem yang digunakan.
SSO dan Hak Akses Bukan Hal yang Sama
Salah satu hal penting yang perlu dipahami adalah SSO tidak sama dengan hak akses.
SSO berkaitan dengan authentication, yaitu memastikan siapa pengguna yang sedang mengakses sistem. Sementara itu, authorization menentukan apa yang boleh dilakukan pengguna setelah berhasil masuk.
Contohnya, direktur dan staf administrasi dapat sama-sama masuk melalui SSO. Namun, kewenangannya tetap berbeda. Direktur mungkin dapat memberikan disposisi atau persetujuan, sedangkan staf hanya dapat membuat atau memproses surat sesuai tugasnya.
Karena itu, aplikasi persuratan untuk organisasi besar tetap membutuhkan pengaturan akses berdasarkan jabatan, unit kerja, atau peran pengguna.
Pada inOffice Persuratan, hak akses surat dapat disesuaikan berdasarkan jabatan, unit kerja, atau peran, sedangkan aktivitas pengguna dapat dicatat melalui audit trail.
Apakah SSO Otomatis Membuat Aplikasi Lebih Aman?
Tidak otomatis.
SSO membantu organisasi memusatkan proses autentikasi, tetapi keamanan aplikasi tetap membutuhkan kontrol lain. Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan meliputi:
Multi-Factor Authentication (MFA);
pengaturan hak akses berbasis peran;
prinsip least privilege;
pengelolaan sesi pengguna;
audit trail;
monitoring aktivitas login;
prosedur penonaktifan akses pegawai yang keluar.
Dengan demikian, SSO sebaiknya dilihat sebagai bagian dari strategi manajemen identitas dan keamanan akses, bukan sebagai satu-satunya kontrol keamanan.
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Integrasi SSO?
Sebelum memilih aplikasi persuratan terintegrasi, organisasi sebaiknya memetakan beberapa kebutuhan utama.
Tim IT perlu mengetahui sistem identitas yang digunakan, jumlah dan struktur pengguna, mekanisme autentikasi, pemetaan jabatan atau unit, kebutuhan MFA, proses onboarding dan offboarding, hingga skenario ketika layanan autentikasi tidak tersedia.
Protokol integrasi juga perlu disesuaikan dengan arsitektur organisasi. Setelah konfigurasi selesai, pengujian tetap diperlukan untuk memastikan pengguna dapat masuk dengan benar dan memperoleh hak akses yang sesuai.
Memilih Aplikasi Persuratan untuk Lingkungan Enterprise
Untuk organisasi besar, memilih aplikasi persuratan sebaiknya tidak hanya berdasarkan fitur surat masuk, surat keluar, atau disposisi.
Kemampuan integrasi juga perlu menjadi pertimbangan. Sistem persuratan idealnya dapat mengikuti struktur organisasi, mendukung kontrol hak akses, memiliki audit trail, serta dapat dihubungkan dengan ekosistem digital yang telah digunakan.
inOffice Persuratan, misalnya, mendukung penyesuaian struktur dan jabatan serta kebutuhan integrasi dengan sistem lain melalui mekanisme yang disepakati, termasuk kebutuhan SSO/login terpusat, sistem kepegawaian, SIAKAD, ERP, maupun API.
Pelajari lebih lanjut mengenai aplikasi persuratan inOffice dan konsep sistem informasi persuratan untuk memahami pengelolaan surat secara digital.
Integrasikan Persuratan dengan Ekosistem Digital Organisasi
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, maupun organisasi dengan banyak pengguna, digitalisasi persuratan tidak cukup hanya memindahkan proses surat dari kertas ke aplikasi.
Aplikasi juga perlu mampu menjadi bagian dari ekosistem TI organisasi, termasuk dalam pengelolaan identitas, hak akses, struktur pengguna, dan integrasi dengan sistem lainnya.
inOffice Persuratan dapat digunakan untuk membantu pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, tracking, arsip digital, hak akses, dan kebutuhan integrasi sistem sesuai kebutuhan organisasi.
Konsultasikan kebutuhan aplikasi persuratan dan integrasi SSO organisasi Anda bersama tim Integra Teknologi Solusi. Tim kami dapat membantu memetakan kebutuhan sistem, struktur pengguna, alur persuratan, hingga skenario integrasi sebelum implementasi.
