Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Transformasi digital pemerintahan tidak hanya berkaitan dengan layanan publik yang dapat diakses secara online. Proses administrasi internal, termasuk pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, persetujuan, hingga pengarsipan, juga perlu dikelola secara lebih efektif.
Di sinilah aplikasi persuratan pemerintah berperan. Sistem ini membantu instansi mengurangi ketergantungan pada proses manual sekaligus membuat alur administrasi lebih mudah dipantau dan terdokumentasi.
Digitalisasi persuratan juga berkaitan dengan penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE menjadi landasan penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE. Peraturan tersebut hingga saat ini berstatus berlaku.
Apa Itu Aplikasi Persuratan Pemerintah?
Aplikasi persuratan pemerintah adalah sistem digital yang membantu mengelola proses surat-menyurat secara elektronik, mulai dari pencatatan hingga penyimpanan dokumen.
Dalam praktiknya, sistem persuratan dapat mencakup proses seperti:
pencatatan surat masuk;
pembuatan dan persetujuan surat keluar;
disposisi pimpinan;
penomoran surat;
pelacakan status surat;
tanda tangan elektronik;
pengaturan hak akses;
laporan dan statistik persuratan; serta
penyimpanan dan pencarian dokumen.
Dengan sistem terpusat, petugas administrasi tidak harus mengandalkan buku agenda, lembar disposisi fisik, atau folder dokumen yang tersebar.
Pelajari lebih lanjut mengenai fungsi dan fitur aplikasi persuratan digital untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi.
Mengapa Persuratan Digital Penting dalam SPBE?
SPBE mendorong pemerintahan untuk menggunakan teknologi secara terpadu dalam proses bisnis dan layanan pemerintahan. Karena persuratan menjadi bagian dari aktivitas administrasi sehari-hari, digitalisasi proses tersebut dapat mendukung tata kelola yang lebih efisien dan terukur.
Mempercepat Proses Administrasi
Surat yang membutuhkan persetujuan tidak harus menunggu dokumen fisik berpindah dari satu meja ke meja lainnya.
Petugas dapat mendistribusikan dokumen secara elektronik, sementara pimpinan dapat membaca, memberikan arahan, atau melakukan persetujuan melalui sistem sesuai kewenangannya.
Memudahkan Monitoring dan Akuntabilitas
Salah satu masalah persuratan manual adalah sulit mengetahui posisi surat setelah diteruskan.
Melalui aplikasi persuratan SPBE, riwayat aktivitas dapat terdokumentasi sehingga instansi lebih mudah mengetahui apakah surat sudah diterima, didisposisikan, diproses, atau selesai ditindaklanjuti.
Mendukung Mobilitas Pimpinan
Proses administrasi sering tertunda ketika pejabat yang memiliki kewenangan sedang rapat atau dinas luar.
Akses persuratan melalui web maupun perangkat mobile memungkinkan proses disposisi dan approval tetap berjalan tanpa harus menunggu pimpinan kembali ke kantor.
Fitur Penting Aplikasi Persuratan Pemerintah
Tidak semua aplikasi memiliki kemampuan yang sama. Karena itu, instansi perlu memperhatikan fitur yang benar-benar mendukung proses bisnisnya.
Surat Masuk, Surat Keluar, dan Disposisi
Sistem perlu menyediakan pengelolaan surat secara menyeluruh, mulai dari pencatatan, distribusi, penyusunan draf, review, hingga persetujuan.
Fitur disposisi digital juga penting agar instruksi pimpinan dapat diteruskan kepada unit atau pegawai yang tepat dan tindak lanjutnya lebih mudah dipantau.
Baca juga pembahasan mengenai aplikasi disposisi surat digital.
Penomoran dan Tracking Surat
Penomoran otomatis membantu mengurangi risiko penggunaan nomor ganda atau pencatatan yang tidak konsisten.
Sementara itu, tracking memungkinkan pengguna memantau perjalanan surat dari awal hingga selesai.
Hak Akses dan Audit Trail
Dokumen pemerintahan dapat memiliki tingkat kewenangan yang berbeda. Karena itu, aplikasi perlu menyediakan pengaturan akses berdasarkan jabatan, unit kerja, atau peran pengguna.
Audit trail juga membantu merekam aktivitas sehingga histori pengelolaan dokumen dapat ditelusuri kembali.
Bagaimana Hubungan Aplikasi Persuratan dengan SRIKANDI?
Dalam konteks pemerintahan, pembahasan aplikasi persuratan tidak dapat dilepaskan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
SRIKANDI ditetapkan melalui Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis untuk mendukung pengelolaan arsip dan penerapan SPBE. ANRI juga menyediakan layanan pendampingan SRIKANDI bagi instansi pemerintah pusat dan daerah.
Adopsinya juga telah cukup luas. Dalam paparan arah kebijakan strategis ANRI 2025–2029, tercatat 708 dari 822 instansi atau sekitar 86,13% telah mengimplementasikan SRIKANDI.
Karena itu, penggunaan aplikasi persuratan lain di lingkungan pemerintah sebaiknya tidak langsung diposisikan sebagai pengganti SRIKANDI. Instansi perlu terlebih dahulu menilai proses bisnis, kebutuhan integrasi, kebijakan kearsipan, serta arsitektur SPBE yang berlaku.
Cara Memilih Aplikasi Persuratan untuk Instansi Pemerintah
Sebelum menentukan sistem, ada beberapa hal yang sebaiknya dievaluasi:
Kesesuaian dengan proses bisnis, termasuk struktur organisasi dan alur disposisi.
Keamanan dan hak akses untuk membatasi dokumen sesuai kewenangan.
Kemampuan integrasi dengan sistem atau layanan elektronik lain.
Kemudahan penggunaan bagi petugas administrasi maupun pimpinan.
Fleksibilitas sistem untuk menyesuaikan workflow, format nomor, dan kebutuhan instansi.
Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi tidak berhenti pada pemindahan dokumen dari kertas ke layar, tetapi benar-benar memperbaiki proses administrasi.
InOffice Persuratan untuk Mendukung Digitalisasi Administrasi
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, draft dan approval, penomoran otomatis, tracking surat, arsip digital, hak akses, audit trail, hingga integrasi tanda tangan elektronik dalam satu sistem.
Alur persuratan juga dapat disesuaikan dengan struktur organisasi dan kebutuhan operasional sehingga implementasi lebih relevan dengan proses kerja masing-masing instansi.
Bagi instansi pemerintah, penerapannya tetap perlu mempertimbangkan kebijakan SPBE, ketentuan kearsipan, serta penggunaan aplikasi umum yang diwajibkan pemerintah.
Jika instansi Anda sedang mengevaluasi kebutuhan digitalisasi persuratan, konsultasikan kebutuhan Anda bersama tim InOffice. Identifikasi terlebih dahulu alur surat, disposisi, persetujuan, hingga kebutuhan integrasi agar solusi persuratan yang diterapkan benar-benar sesuai dengan proses bisnis organisasi.
