Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Surat perusahaan bukan sekadar dokumen untuk menyampaikan informasi. Dalam pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan swasta, surat dapat menjadi bukti komunikasi, keputusan, instruksi, persetujuan, hingga pertanggungjawaban organisasi.
Masalahnya, semakin banyak surat yang dikelola, semakin besar pula risiko dokumen sulit ditemukan. Surat mungkin tersimpan di email, folder komputer, lemari arsip, atau bahkan percakapan antarpegawai. Ketika dibutuhkan kembali, muncul pertanyaan: “Suratnya ada di mana?” atau “Sudah sampai mana prosesnya?”
Karena itu, pengelolaan surat perusahaan perlu dilakukan secara terstruktur, mulai dari pencatatan hingga pengarsipan.
Mengapa Surat Perusahaan Sering Sulit Dicari?
Dokumen sebenarnya belum tentu hilang. Masalahnya sering kali terletak pada cara penyimpanan dan pencatatannya.
Beberapa penyebab yang umum terjadi antara lain:
surat tersimpan di berbagai folder dan perangkat;
nama file tidak memiliki standar;
pencatatan surat masih dilakukan terpisah melalui spreadsheet;
surat masuk berasal dari banyak kanal;
tidak tersedia informasi mengenai penanggung jawab surat;
status disposisi dan tindak lanjut tidak diperbarui; serta
histori proses surat tidak terdokumentasi.
Akibatnya, pencarian dokumen sangat bergantung pada staf yang pernah menerima atau memproses surat tersebut.
Dalam konteks kearsipan, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga menekankan bahwa pengelolaan arsip dinamis perlu dilakukan melalui sistem yang andal, sistematis, utuh, dan menyeluruh. Regulasi tersebut juga mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Bagaimana Pengelolaan Surat Perusahaan yang Baik?
Pengelolaan surat perusahaan tidak berhenti pada aktivitas menyimpan file. Setiap surat perlu memiliki informasi dan alur yang jelas.
Secara umum, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Surat diterima/dibuat → registrasi → klasifikasi → distribusi → disposisi/approval → tindak lanjut → arsip
1. Catat Informasi Surat secara Konsisten
Setiap surat sebaiknya memiliki metadata yang memudahkan identifikasi, seperti:
nomor surat;
tanggal surat;
pengirim atau penerima;
perihal;
jenis surat;
unit kerja terkait; dan
status proses.
Metadata inilah yang nantinya memungkinkan surat ditemukan tanpa harus mengingat nama file secara persis.
2. Kelompokkan Surat Berdasarkan Klasifikasi
Hindari hanya menyimpan dokumen berdasarkan nama pegawai atau bulan.
Gunakan klasifikasi yang konsisten sesuai kebutuhan organisasi, misalnya berdasarkan jenis surat, unit kerja, tahun, tingkat kerahasiaan, atau kegiatan.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan secara efisien, efektif, dan sistematis untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja serta alat bukti yang sah.
Cara Mengelola Surat Masuk Perusahaan
Untuk surat masuk perusahaan, proses dapat dimulai dari:
Penerimaan → registrasi → distribusi → disposisi → tindak lanjut → arsip
Ketika surat diterima, catat nomor, tanggal, pengirim, perihal, tujuan, dan informasi penting lainnya.
Setelah itu, surat diteruskan kepada unit atau pimpinan yang berwenang. Jika membutuhkan disposisi, instruksi dan penerima disposisi juga perlu tercatat.
Dengan pencatatan tersebut, staf tidak perlu bertanya dari satu unit ke unit lain hanya untuk mengetahui posisi surat.
Baca juga pembahasan mengenai aplikasi disposisi surat dan pengelolaan tindak lanjut.
Cara Mengelola Surat Keluar Perusahaan
Sementara itu, surat keluar perusahaan umumnya melewati proses:
Draft → review → approval → penomoran → tanda tangan → distribusi → arsip
Masalah sering muncul ketika draft tersimpan dalam beberapa versi, approval dilakukan melalui kanal berbeda, atau nomor surat dicatat secara terpisah.
Untuk menghindarinya, perusahaan perlu menetapkan satu alur yang jelas sehingga versi final, pihak yang menyetujui, nomor surat, serta dokumen yang telah ditandatangani dapat ditelusuri kembali.
Pembahasan lebih lengkap tersedia pada artikel alur sistem persuratan masuk dan keluar.
Gunakan Arsip Surat Digital agar Dokumen Mudah Dicari
Arsip surat digital tidak berarti sekadar memindahkan surat kertas menjadi PDF lalu menyimpannya dalam folder komputer.
Arsip yang dikelola dengan baik seharusnya memungkinkan pengguna mencari dokumen berdasarkan nomor surat, tanggal, pengirim, penerima, perihal, unit kerja, jenis surat, atau kata kunci tertentu.
Dengan begitu, pencarian tidak lagi bergantung pada ingatan pegawai mengenai lokasi penyimpanan dokumen.
Pastikan Surat Tidak Hanya Bisa Dicari, tetapi Juga Dilacak
Ada perbedaan penting antara mencari dan melacak surat.
Mencari surat berarti mengetahui di mana dokumennya. Sementara itu, melacak surat berarti mengetahui sudah sampai mana prosesnya.
Contohnya:
Diterima → didisposisikan → diteruskan ke unit terkait → diproses → selesai
Informasi semacam ini penting terutama ketika organisasi memiliki banyak unit, pejabat, serta tahapan approval.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Persuratan?
Pengelolaan manual mungkin masih dapat digunakan ketika jumlah surat dan pengguna masih sedikit. Namun, aplikasi persuratan mulai relevan ketika:
pencarian surat membutuhkan waktu lama;
pegawai sering menanyakan status dokumen;
approval atau disposisi sering tertunda;
arsip tersebar di banyak tempat;
histori aktivitas sulit diketahui; atau
volume surat dan jumlah unit semakin besar.
Sistem persuratan digital memungkinkan surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, tracking, hingga arsip dikelola dalam satu proses yang lebih terstruktur.
Kelola Persuratan Lebih Terstruktur dengan InOffice Persuratan
Pengelolaan surat yang baik harus membuat organisasi mampu menjawab dua pertanyaan dengan cepat: “Di mana suratnya?” dan “Sudah sampai mana prosesnya?”
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, penomoran, tracking, dan arsip digital melalui satu platform. Dokumen dapat dicari berdasarkan berbagai informasi, sementara perjalanan surat dapat dipantau hingga selesai.
Jika instansi atau perusahaan Anda masih menghadapi masalah surat sulit ditemukan, disposisi tidak terpantau, atau arsip tersebar, konsultasikan kebutuhan digitalisasi persuratan dan pelajari InOffice Persuratan untuk menentukan alur yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
