Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Surat resmi masih menjadi bagian penting dalam administrasi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, maupun perusahaan. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan keputusan, pemberitahuan, permohonan, kerja sama, hingga komunikasi formal antarunit dan antarorganisasi.
Namun, pengelolaan surat resmi bukan hanya soal membuat dokumen dengan format yang benar. Sebelum diterbitkan, sebuah surat umumnya melalui proses penyusunan draft, pemeriksaan, revisi, approval, penomoran, penandatanganan, pengiriman, hingga pengarsipan.
Jika proses tersebut masih tersebar di dokumen Word, email, aplikasi chat, dan folder berbeda, organisasi akan lebih sulit memastikan versi dokumen, status persetujuan, maupun keberadaan arsip.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Resmi?
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan formal oleh organisasi, instansi, perusahaan, maupun lembaga tertentu.
Surat resmi umumnya memiliki struktur yang jelas, seperti:
identitas atau kop organisasi;
nomor dan tanggal surat;
perihal;
pihak yang dituju;
isi surat;
nama dan jabatan penandatangan; serta
lampiran apabila diperlukan.
Pada instansi pemerintahan, tata naskah dinas juga berkaitan dengan jenis, susunan, bentuk, pembuatan, pengamanan, kewenangan penandatanganan, dan pengendalian naskah dinas. Hal tersebut antara lain diatur dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
Tahapan Mengelola Surat Resmi dari Draft hingga Arsip
Pengelolaan surat yang tertib dapat digambarkan melalui alur:
Draft → Review → Approval → Penomoran → Tanda Tangan → Pengiriman → Arsip
1. Membuat Draft Surat Resmi
Tahap pertama adalah melakukan pembuatan surat resmi sesuai tujuan komunikasi.
Pengguna dapat menentukan jenis surat, penerima, perihal, isi, dan pejabat yang nantinya menandatangani dokumen.
Untuk organisasi dengan volume surat tinggi, penggunaan template standar membantu menjaga konsistensi bentuk surat antarunit.
2. Memastikan Format Surat Resmi
Sebelum diproses lebih lanjut, pastikan format surat resmi telah mengikuti standar organisasi.
Tidak semua organisasi menggunakan format yang sama. Karena itu, kop, kode klasifikasi, nomor surat, posisi tanda tangan, maupun struktur lainnya perlu mengikuti pedoman internal yang berlaku.
3. Melakukan Review dan Revisi
Draft sebaiknya diperiksa sebelum masuk ke tahap persetujuan.
Tahap ini penting untuk memeriksa isi, tujuan surat, lampiran, hingga pihak yang akan menandatangani.
Tanpa pengelolaan versi yang baik, pengguna bisa menemukan banyak file seperti Draft Final, Final Revisi, hingga Final Fix. Kondisi tersebut meningkatkan risiko dokumen yang salah justru diteruskan untuk approval.
4. Melakukan Approval Surat
Setelah draft selesai, surat dapat masuk ke proses approval surat.
Alurnya dapat berbeda sesuai struktur organisasi, misalnya:
Staf → Kepala Unit → Direktur/Pimpinan
Pada proses manual, pegawai sering harus menanyakan apakah dokumen sudah diperiksa atau masih menunggu persetujuan. Workflow digital memungkinkan status tersebut ditampilkan secara lebih terstruktur.
5. Memberikan Nomor Surat
Surat yang telah disetujui selanjutnya memperoleh nomor sesuai ketentuan organisasi.
Penomoran perlu dikelola secara konsisten untuk mengurangi risiko nomor ganda, nomor yang terlewat, atau penggunaan format yang berbeda antarunit.
Jika ingin mempelajari bagian ini lebih lanjut, baca juga pembahasan mengenai cara membuat nomor surat perusahaan agar lebih rapi dan tidak duplikat.
6. Melakukan Penandatanganan
Dokumen final selanjutnya ditandatangani oleh pejabat berwenang.
Selain tanda tangan konvensional, organisasi juga dapat memanfaatkan tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Baca juga pembahasan tentang tanda tangan elektronik yang terintegrasi dengan persuratan digital.
7. Mengelola Surat Keluar Digital
Setelah ditandatangani, dokumen dapat diterbitkan sebagai surat keluar digital.
Informasi seperti nomor, tanggal pengiriman, penerima, perihal, dan dokumen final sebaiknya tercatat sehingga riwayat surat dapat ditelusuri kembali.
8. Menyimpan Arsip Surat Resmi
Tahap terakhir adalah menyimpan arsip surat resmi.
Arsip digital sebaiknya tidak hanya berupa kumpulan PDF dalam folder. Surat perlu dilengkapi metadata, misalnya:
nomor surat;
tanggal;
jenis surat;
unit kerja;
perihal;
pengirim atau penerima; dan
status surat.
ANRI melalui Peraturan Nomor 6 Tahun 2021 juga mengatur pengelolaan arsip elektronik untuk mendukung penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, termasuk pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan BUMD.
Apa Masalahnya Jika Surat Masih Dikelola Manual?
Semakin banyak surat dan unit yang terlibat, semakin sulit proses manual dikendalikan.
Beberapa masalah yang umum terjadi antara lain:
draft tersebar di email atau aplikasi chat;
versi terakhir dokumen sulit diketahui;
approval membutuhkan waktu lebih lama;
nomor surat berisiko duplikat;
status surat sulit dipantau;
dokumen tersimpan di banyak folder; dan
arsip lama sulit dicari kembali.
Karena itu, digitalisasi sebaiknya tidak hanya mengubah surat kertas menjadi PDF. Proses bisnis persuratan juga perlu dikelola secara digital.
Mengelola Surat Resmi dengan Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan membantu menyatukan berbagai tahapan pengelolaan surat dalam satu sistem.
Status dokumen, misalnya, dapat dibuat lebih mudah dipantau:
Draft → Review → Menunggu Approval → Disetujui → Dikirim → Diarsipkan
Dengan proses yang terintegrasi, organisasi dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan terpisah sekaligus mempermudah penelusuran dokumen.
Digitalisasi Surat Resmi dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses persuratan secara end-to-end, mulai dari draft, review, approval, penomoran, surat masuk, surat keluar, disposisi, hingga arsip digital. Sistem juga menyediakan tracking status dan pencarian arsip berdasarkan informasi surat.
Dengan demikian, proses persuratan tidak lagi bergantung pada banyak file, folder, atau komunikasi terpisah.
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, kampus, maupun perusahaan yang ingin meningkatkan ketertiban administrasi, digitalisasi persuratan dapat menjadi salah satu langkah menuju proses kerja yang lebih terstruktur dan mudah dilacak.
Pelajari selengkapnya mengenai InOffice Persuratan – Aplikasi Persuratan Digital atau konsultasikan kebutuhan persuratan organisasi Anda bersama tim Integra untuk menentukan alur dan sistem yang sesuai.
