integrasolusi.com – Proses surat -menyurat dan disposisi, seperti yang kita ketahui bersama, sangat identik dengan aktivitas sehari -hari di instansi atau lembaga pemerintahan, baik itu Lembaga pemerintahan di pusat maupun lembaga pemerintahan di daerah-daerah. Dalam aktivitas sehari-harinya, para pegawai pemerintahan beserta stake holder dalam lingkup kegiatannya, sudah tidak asing lagi dengan proses surat-menyurat dan disposisi. Karena proses surat-menyurat dan disposisi dalam lembaga pemerintahan merupakan sarana komunikasi secara resmi di internal pemerintahan yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kegiatan administratif secara berkala.
Meskipun sekarang perkembangan teknologi informasi semakin maju pesat, dalam praktek aktivitas surat-menyuratnya, sebagian besar lembaga pemerintahan masih menggunakan proses manual dan konvensional, seperti masih banyak menggunakan tenaga pegawai dalam proses penyampaian surat ke tujuannya, dan masih menggunakan kertas/dokumen sebagai sarana penyampainnya. Dan yang pasti dengan menggunakan metode manual akan memunculkan banyak permasalahan yang komplek di lembaga pemerintahan, tidak hanya dalam masalah penyimpanan dokumennya yang rumit, namun juga ada beberapa permasahan yang lainnya, seperti :
- Susahnya dalam memonitoring surat dan disposisi yang ada
- Membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan
- Masalah pencarian dokumen yang lama
- Sulitnya koordinasi, terutama bagi pegawai/pimpinan yang mempunyai mobilitas tinggi.
- Masalah anggaran belanja kertas dan tinta printer yang tinggi
Dari beberapa kendala di atas, tentunya akan sangat mempengaruhi dari kinerja lembaga pemerintahan itu sendiri, selain itu juga dapat mempengaruhi proses pelayanan publik kepada masyarakat luas. Namun sbenarnya segala permasalahan yang muncul dari persuratan manual, dapat diatasi dengan mudah apabila lembaga pemerintah menerapkan sistem berbasis digital dan online, apalagi sekarang ini pemerintah pusat sedang menggalakkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dan sistem e-Government yang seharusnya dapat dijadikan dasar dalam aktivitasnya.
Salah satu solusi yang tepat dalam permasalahan persuratan manual adalah dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada, yaitu dengan menggunakan sistem aplikasi e-Office, terutama e-Ofice Persuratan dan Disposisi. Karena dengan implementasi e-Office Persuratan dan Disposisi, lembaga pemerintahan akan mempunyai manfaat seperti :
- Dapat memonitoring surat dan disposisi secara akurat dan real-time
- Semua dokumen dalam bentuk digital paperless, sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan yang besar
- Pimpinan dapat melakukan disposisi dimana saja dan kapan saja
- Koordiinasi semakin mudah antar unit, karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja
- Mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan dengan segera
- Menghemat anggaran kertas dan tinta printer.
Sebenarnya masih banyak manfaat yang diperoleh dari implementasi aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi di lembaga pemerintahan, karena memang dengan memanfaatkan e-Office proses surat-menyurat menjadi lebih efektif dan efisien.
Bagaimana menurut Anda tentang pemanfaatan e-Office di lembaga pemerintahan?
Atau ingin lebih detail tentang informasinya?
Silakan klik di sini
