Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
E-surat adalah sistem persuratan digital yang membantu organisasi mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, persetujuan, penomoran, tanda tangan elektronik, hingga arsip dalam satu alur kerja.
Berbeda dengan email yang berfokus pada pertukaran pesan, aplikasi e-surat dirancang untuk mendukung proses administrasi resmi. Sistem ini relevan digunakan oleh instansi pemerintahan, BUMN/BUMD, kampus, maupun perusahaan swasta yang memiliki volume persuratan tinggi.
Apa Itu E-Surat?
E-surat atau sistem persuratan digital adalah aplikasi untuk membuat, menerima, mendistribusikan, memantau, dan mengarsipkan surat secara elektronik.
Pengguna tidak hanya mengunggah dokumen. Setiap surat dapat memiliki informasi seperti nomor, perihal, pengirim, penerima, sifat surat, status, disposisi, serta riwayat prosesnya.
Pada pemerintahan, digitalisasi tata naskah dinas juga berkaitan dengan pelaksanaan administrasi berbasis elektronik. Perpres Nomor 95 Tahun 2018 mengatur Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), sementara ANRI memiliki Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang mencakup penggunaan media elektronik. Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021
E-Surat Berbeda dengan Email
Email berfungsi mengirim dan menerima pesan elektronik. E-surat mengelola proses administratif di balik surat, seperti pencatatan, disposisi, persetujuan, penomoran, tracking, dan pengarsipan.
E-Surat dan E-Office
E-surat biasanya berfokus pada manajemen persuratan. E-office mempunyai cakupan yang dapat lebih luas karena dapat mencakup berbagai proses administrasi kantor lainnya.
Mengapa Organisasi Membutuhkan E-Surat?
Ketika persuratan masih dilakukan menggunakan kertas, spreadsheet, folder komputer, dan komunikasi melalui chat, organisasi dapat menghadapi sejumlah kendala:
- surat masuk terlambat diteruskan;
- disposisi sulit dipantau;
- pimpinan harus berada di lokasi untuk memproses dokumen;
- nomor surat berisiko tidak tertata;
- status surat sulit diketahui;
- arsip lama membutuhkan waktu untuk ditemukan.
Digitalisasi membantu membuat proses tersebut lebih terstruktur dan dapat dipantau dari satu sistem.
Baca juga: Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk Administrasi Lebih Tertata.
Fungsi Utama E-Surat
1. Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Surat dapat dicatat lengkap dengan nomor, tanggal, pengirim atau penerima, perihal, lampiran, dan informasi lainnya.
2. Mempermudah Disposisi
Pimpinan dapat memberikan arahan kepada unit atau pegawai terkait tanpa harus meneruskan lembar disposisi fisik.
Pelajari lebih lanjut tentang disposisi surat masuk digital.
3. Memantau Status Surat
Riwayat proses membantu pengguna mengetahui apakah surat masih berupa draf, sedang diperiksa, menunggu persetujuan, telah ditandatangani, atau sudah didistribusikan.
4. Menyimpan Arsip Digital
Surat tersimpan secara terpusat sehingga pencarian dapat dilakukan menggunakan informasi seperti nomor surat, tanggal, perihal, atau kata kunci.
Fitur yang Sebaiknya Ada pada Aplikasi E-Surat
Saat memilih aplikasi persuratan digital, jangan hanya melihat kemampuan menyimpan dokumen. Pertimbangkan fitur berikut:
| Fitur | Kegunaan |
|---|---|
| Surat masuk dan keluar | Mengelola administrasi surat terpusat |
| Disposisi | Meneruskan instruksi pimpinan |
| Draf dan approval | Mendukung pemeriksaan berjenjang |
| Penomoran otomatis | Membantu menjaga konsistensi nomor surat |
| Tracking | Melihat status dan riwayat proses |
| Arsip digital | Mempermudah pencarian dokumen |
| Hak akses | Membatasi akses sesuai kewenangan |
| Audit trail | Mencatat aktivitas pengguna |
| TTE | Mendukung penandatanganan elektronik |
| Integrasi | Menghubungkan sistem dengan layanan lain |
Untuk penandatanganan dokumen elektronik, organisasi juga perlu memahami jenis dan penyelenggara Tanda Tangan Elektronik. Informasi mengenai PSrE dan verifikasi TTE tersedia melalui layanan resmi Komdigi. Informasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Komdigi
Baca juga: integrasi Tanda Tangan Elektronik dengan e-office.
Bagaimana Cara Kerja E-Surat?
Alur Surat Masuk
Surat diterima → registrasi → distribusi → disposisi → tindak lanjut → arsip
Dengan alur tersebut, organisasi memiliki jejak proses yang lebih jelas dibandingkan meneruskan dokumen secara manual.
Alur Surat Keluar
Pembuatan draf → pemeriksaan → persetujuan → penomoran → penandatanganan → distribusi → arsip
Alur dapat disesuaikan dengan struktur kewenangan setiap organisasi.
Manfaat E-Surat untuk Berbagai Organisasi
Pemerintahan dapat menggunakannya untuk mendukung pengelolaan naskah dinas, disposisi, pengendalian surat, dan kearsipan.
BUMN/BUMD dapat memanfaatkan workflow persetujuan, tracking, hak akses, dan audit trail untuk meningkatkan kontrol administrasi.
Kampus dapat menggunakannya untuk surat dinas, surat akademik, disposisi pimpinan, maupun proses persuratan antarunit.
Perusahaan swasta dapat mengelola surat eksternal, memo, persetujuan internal, dan arsip perusahaan secara lebih terstruktur.
Bagaimana Memilih Aplikasi E-Surat?
Sebelum menentukan aplikasi, periksa apakah sistem:
- dapat menyesuaikan alur persuratan organisasi;
- mendukung surat masuk dan surat keluar;
- memiliki disposisi serta approval berjenjang;
- menyediakan penomoran otomatis;
- mendukung tracking dan pencarian;
- memiliki pengaturan hak akses dan riwayat aktivitas;
- dapat diintegrasikan dengan TTE;
- dapat digunakan melalui perangkat yang sesuai kebutuhan organisasi;
- menyediakan laporan; dan
- disertai implementasi serta pendampingan pengguna.
Implementasi juga perlu memperhatikan konfigurasi proses bisnis dan kesiapan pengguna, bukan hanya pemasangan aplikasi. Baca layanan implementasi dan pendampingan aplikasi persuratan digital.
FAQ tentang E-Surat
Apa yang dimaksud dengan e-surat?
E-surat adalah sistem untuk mengelola proses persuratan secara digital, mulai dari pencatatan, disposisi, persetujuan, distribusi, hingga pengarsipan.
Apa fungsi aplikasi e-surat?
Fungsi utamanya adalah membantu organisasi mengelola surat masuk dan keluar, mempercepat disposisi, memantau status surat, mengatur penomoran, dan menyimpan arsip digital.
Apakah e-surat sama dengan email?
Tidak. Email berfokus pada komunikasi elektronik, sedangkan e-surat mengelola workflow administrasi persuratan.
Apakah e-surat bisa menggunakan tanda tangan elektronik?
Bisa apabila aplikasi menyediakan atau terintegrasi dengan layanan Tanda Tangan Elektronik yang sesuai kebutuhan organisasi.
Siapa yang dapat menggunakan aplikasi e-surat?
E-surat dapat digunakan oleh pemerintahan, BUMN/BUMD, perguruan tinggi, perusahaan swasta, dan organisasi lain yang membutuhkan pengelolaan persuratan terstruktur.
Kesimpulan
E-surat bukan sekadar cara mengubah surat kertas menjadi file digital. Nilai utamanya terletak pada kemampuan menghubungkan pencatatan, disposisi, approval, penomoran, tanda tangan, tracking, dan arsip dalam satu alur administrasi.
Karena kebutuhan setiap organisasi berbeda, pemilihan aplikasi sebaiknya mempertimbangkan workflow, keamanan, integrasi, serta kemudahan implementasinya.
Digitalisasi Persuratan dengan inOffice
inOffice Persuratan membantu mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, draf, penomoran otomatis, tracking, arsip digital, laporan, serta integrasi Tanda Tangan Elektronik dalam satu sistem. Pelajari Aplikasi Persuratan inOffice
Jika instansi Anda sedang mengevaluasi sistem e-surat atau ingin mendiskusikan kebutuhan workflow persuratan, konsultasikan kebutuhan tersebut bersama tim Integra.
