integrasolusi.com – Di era digital, proses surat-menyurat di instansi maupun perusahaan semakin dituntut untuk cepat, rapi, dan mudah ditelusuri. Jika masih mengandalkan proses manual (kertas, map, pengantar fisik, dan pencatatan terpisah), organisasi biasanya menghadapi masalah klasik: surat sulit dicari, alur disposisi lambat, status surat tidak transparan, hingga risiko dokumen hilang atau rusak.
Karena itu, solusi yang paling tepat untuk mengelola surat secara menyeluruh adalah aplikasi persuratan (e-office). Sementara itu, tools seperti email, WhatsApp, dan layanan tanda tangan digital berperan sebagai pendukung agar proses komunikasi dan persetujuan dokumen menjadi lebih cepat.
Agar tidak rancu, berikut penjelasan yang dipisahkan dengan jelas: aplikasi persuratan sebagai sistem utama, dan aplikasi pendukung persuratan untuk melengkapi prosesnya.
Aplikasi Persuratan Digital Sebagai Sistem Utama
Apa Itu Aplikasi Persuratan?
Aplikasi persuratan atau aplikasi surat menyurat adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola proses surat secara end-to-end, mulai dari pencatatan surat masuk, pembuatan surat keluar, disposisi, penomoran, arsip digital, hingga pelacakan status surat.
Berbeda dengan alat komunikasi biasa, aplikasi persuratan fokus pada tata kelola, keteraturan, dan jejak proses (siapa memproses apa, kapan, dan sampai tahap mana). Inilah yang membuat e-office lebih cocok digunakan untuk administrasi resmi perusahaan, instansi, dan kampus.
1) inOffice Persuratan
inOffice Persuratan adalah aplikasi e-office yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi untuk membantu organisasi mengelola surat-menyurat secara digital, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.
Dengan inOffice, organisasi dapat mengelola:
-
Surat masuk: diterima, diproses, ditindaklanjuti, atau diarsipkan secara digital.
-
Surat keluar: pembuatan draf, proses persetujuan, hingga distribusi antar unit lebih cepat.
-
Draf surat (buat surat langsung di aplikasi): menyusun surat seperti di Microsoft Word, dapat menggunakan template, bisa revisi terkontrol, dan (pada beberapa skenario) mendukung kolaborasi agar tidak bolak-balik file.
-
Disposisi digital: mendelegasikan tugas atau instruksi secara jelas dan mudah dipantau.
-
Penomoran otomatis: menghindari nomor ganda dan membuat penomoran lebih rapi.
-
Tracking surat: mengetahui progres surat dan posisi surat secara real-time.
Karena seluruh dokumen tersimpan dalam bentuk digital, pengarsipan menjadi jauh lebih mudah. Saat dibutuhkan, surat dapat dicari kembali tanpa membuka map atau arsip fisik satu per satu.
inOffice juga mendukung penggunaan melalui Web, Android, dan iOS, sehingga proses persuratan dapat berjalan kapan saja dan dari mana saja.
Keunggulan inOffice Persuratan
-
Digunakan oleh berbagai instansi, termasuk pemerintahan, BUMN, dan universitas.
-
Dapat disesuaikan (custom) mengikuti kebutuhan tata naskah dinas organisasi.
-
Tersedia platform Web, Android, dan iOS.
-
Dapat terintegrasi dengan tanda tangan elektronik (mis. BSrE, Privy, TekenAja, Peruri).
-
Mendukung layanan cloud.
-
Didukung layanan after sales untuk pendampingan implementasi dan pemeliharaan.
2) Aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) di Instansi
Selain aplikasi e-office komersial seperti inOffice, banyak instansi juga memiliki atau menggunakan aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Secara fungsi, TNDE umumnya memiliki alur yang mirip karena sama-sama fokus pada pengelolaan naskah dinas secara elektronik.
Fitur yang biasanya mirip dengan aplikasi persuratan antara lain:
-
Pencatatan surat masuk dan surat keluar
-
Disposisi elektronik
-
Pengarsipan digital
-
Pelacakan status surat (tracking sederhana)
-
Pengaturan akses pengguna (berdasarkan unit/jabatan, tergantung kebijakan sistem)
Namun, perbedaan yang sering ditemui adalah:
-
Pada beberapa implementasi TNDE, penyusunan/draf surat tidak dibuat langsung dari aplikasi. Dokumen surat biasanya dibuat di luar sistem (misalnya menggunakan Word), kemudian diunggah untuk diproses dan didistribusikan.
-
Akibatnya, proses revisi sering terjadi melalui pertukaran file (versi dokumen) sehingga kontrol versi bisa lebih menantang dibanding sistem yang punya fitur drafting internal.
Catatan: karena TNDE bisa berbeda antar instansi (tergantung pengembang dan kebijakan), fitur detailnya dapat bervariasi. Tetapi secara umum, TNDE tetap berada dalam kategori aplikasi persuratan (bukan aplikasi pendukung).
Aplikasi Pendukung Persuratan (Pelengkap, Bukan Sistem Utama)
Selain aplikasi persuratan sebagai sistem utama, organisasi biasanya memakai beberapa aplikasi lain untuk mendukung komunikasi, pengiriman file, atau proses persetujuan. Namun penting dipahami: aplikasi ini tidak menggantikan fungsi aplikasi persuratan digital, karena umumnya tidak menyediakan tata kelola surat (nomor surat resmi, arsip terstruktur, disposisi, tracking, dan kontrol akses berbasis peran) secara lengkap.
Berikut aplikasi pendukung yang paling umum digunakan:
3) Email (Gmail / Microsoft Outlook)
Email adalah alat komunikasi berbasis internet untuk mengirim dan menerima pesan serta lampiran (dokumen, foto, dan lainnya). Dalam konteks persuratan, email sering dipakai untuk:
-
mengirim draft atau file pendukung,
-
menerima lampiran,
-
komunikasi antar pihak.
Namun email biasanya kurang ideal jika dijadikan “sistem persuratan”, karena arsip dan status surat tidak terstruktur seperti e-office.
Contoh aplikasi email yang sering digunakan
-
Gmail
-
Microsoft Outlook
4) WhatsApp
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan yang sering digunakan untuk komunikasi cepat antar tim, misalnya untuk:
-
koordinasi tindak lanjut surat,
-
konfirmasi cepat,
-
pengingat disposisi atau persetujuan.
Namun WhatsApp sebaiknya hanya digunakan sebagai pendukung komunikasi, karena chat tidak dirancang untuk tata kelola surat resmi.
5) DocuSign (Layanan Tanda Tangan Digital)
DocuSign adalah layanan untuk mengirim dan menandatangani dokumen secara elektronik. Biasanya dipakai untuk:
-
mempercepat proses persetujuan/penandatanganan,
-
kolaborasi dengan pihak eksternal,
-
mengurangi proses cetak-scan.
Namun DocuSign berfokus pada tanda tangan dokumen, bukan pengelolaan persuratan end-to-end. Karena itu, perannya lebih tepat sebagai pelengkap yang bisa diintegrasikan ke sistem persuratan/e-office.
Kesimpulan
Jika organisasi ingin proses surat-menyurat berjalan rapi, cepat, dan mudah dipantau, maka solusi utamanya adalah aplikasi persuratan digital (e-office) seperti inOffice atau TNDE. Sementara itu, email, WhatsApp, dan layanan tanda tangan digital merupakan alat pendukung yang membantu komunikasi dan percepatan proses, tetapi tidak menggantikan sistem persuratan yang terstruktur.
Jika Anda ingin mengetahui bagaimana implementasi aplikasi persuratan digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda, silakan hubungi kami melalui tombol WhatsApp di pojok kanan bawah halaman ini. Terima kasih.
