Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Meminta persetujuan atasan dapat memakan waktu, terutama ketika pimpinan sedang rapat, dinas luar, atau tidak berada di kantor. Jika proses masih bergantung pada dokumen fisik, email, atau komunikasi melalui chat, pengajuan dapat tertunda dan status persetujuan menjadi sulit dipantau.
Aplikasi approval online membantu organisasi menjalankan proses pengajuan, review, persetujuan, revisi, hingga pencatatan secara digital. Dengan alur yang lebih terstruktur, pegawai, pimpinan, dan unit terkait dapat mengetahui siapa yang perlu memberikan persetujuan dan sampai di mana proses pengajuan berlangsung.
Apa Itu Aplikasi Approval Online?
Online approval system atau aplikasi approval online adalah aplikasi atau sistem yang digunakan untuk memudahkan proses approval berlapis secara online.
Dalam praktiknya, aplikasi approval tidak hanya memindahkan proses persetujuan dari kertas ke layar. Sistem ini membantu mengatur alur pengajuan dari pihak yang mengajukan (requester) menuju pihak yang berwenang melakukan review atau memberikan persetujuan (approver).
Sebuah workflow persetujuan dapat mencakup proses pengajuan, pemeriksaan kelengkapan, review, revisi, persetujuan atau penolakan, notifikasi, hingga pencatatan riwayat proses. Alurnya dapat disesuaikan dengan struktur kewenangan dan kebutuhan organisasi.
Mengapa Proses Approval Manual Sering Menjadi Hambatan?
Approval yang masih dilakukan secara manual dapat berjalan baik pada proses yang sederhana. Namun, semakin banyak pihak, dokumen, dan tahapan yang terlibat, semakin sulit proses tersebut dikendalikan.
Beberapa kendala yang umum terjadi antara lain:
pengajuan menunggu karena approver sedang tidak berada di kantor;
staf harus melakukan follow-up berulang melalui email atau chat;
status pengajuan tidak mudah diketahui;
dokumen dapat memiliki beberapa versi selama proses revisi;
riwayat persetujuan atau penolakan sulit ditelusuri kembali; serta
proses terhambat ketika tidak jelas siapa yang harus memberikan persetujuan berikutnya.
Digital approval workflow membantu membuat proses tersebut lebih terstruktur karena setiap pengajuan dapat diarahkan berdasarkan alur dan kewenangan yang telah ditentukan.
Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Approval Online?
Cara kerja aplikasi approval online dapat berbeda sesuai proses bisnis dan SOP masing-masing organisasi. Namun, secara umum tahapannya meliputi proses berikut.
1. Pengajuan
Pengguna mengisi pengajuan persetujuan secara online menggunakan sistem atau aplikasi.
Pengajuan dapat berupa formulir, dokumen, surat, permintaan internal, atau data lain sesuai kebutuhan proses yang dijalankan.
2. Validasi Pengajuan
Setelah pengajuan masuk, sistem atau petugas terkait melakukan pemeriksaan untuk memastikan data, dokumen, dan informasi yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum proses diteruskan.
Validasi sejak awal membantu mengurangi pengajuan yang harus dikembalikan karena informasi tidak lengkap.
3. Penentuan Approver
Pengajuan kemudian diarahkan kepada approver sesuai alur yang telah ditentukan. Approver dapat berupa atasan langsung, kepala unit, pejabat tertentu, atau pihak lain yang memiliki kewenangan sesuai jenis pengajuan.
Pada proses yang lebih kompleks, pengajuan dapat membutuhkan lebih dari satu tingkat persetujuan.
4. Review dan Revisi
Pada tahap peninjauan, pihak yang ditunjuk mengecek apakah pengajuan sudah lengkap, akurat, dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Jika terdapat informasi yang perlu diperbaiki, pengajuan dapat dikembalikan kepada pengirim untuk direvisi. Setelah perbaikan dilakukan, pengajuan dapat dikirim kembali ke proses review sesuai workflow yang digunakan.
5. Persetujuan atau Penolakan
Approver kemudian dapat memberikan keputusan berdasarkan kewenangannya, misalnya menyetujui, menolak, atau mengembalikan pengajuan untuk diperbaiki.
Catatan atau komentar juga dapat digunakan untuk memberikan konteks terhadap keputusan tersebut jika sistem mendukungnya.
6. Notifikasi dan Pencatatan
Setelah proses selesai, dokumen atau formulir dapat disimpan secara elektronik apabila dibutuhkan di kemudian hari.
Sistem approval yang baik juga membantu mencatat status dan riwayat proses sehingga organisasi lebih mudah menelusuri siapa yang melakukan tindakan, kapan proses dilakukan, dan bagaimana status akhirnya.
Sequential Approval dan Parallel Approval, Apa Bedanya?
Tidak semua proses persetujuan memiliki alur yang sama. Dua pola yang umum digunakan adalah sequential approval dan parallel approval.
Sequential Approval
Sequential approval berarti persetujuan dilakukan secara berurutan. Pengajuan baru diteruskan kepada approver berikutnya setelah approver sebelumnya menyelesaikan review atau memberikan persetujuan.
Contohnya:
Staf → Kepala Bagian → Direktur
Model ini cocok ketika keputusan pada tingkat berikutnya bergantung pada persetujuan dari tingkat sebelumnya.
Parallel Approval
Parallel approval memungkinkan pengajuan diperiksa oleh beberapa pihak dalam waktu yang bersamaan.
Sebagai contoh, sebuah dokumen dapat membutuhkan review dari bagian keuangan dan bagian legal sebelum diteruskan kepada pemberi keputusan akhir.
Organisasi juga dapat menggunakan kombinasi sequential dan parallel approval sesuai kebutuhan proses bisnis.
Fitur Penting dalam Aplikasi Approval Online
Ketika mengevaluasi aplikasi approval online, organisasi sebaiknya tidak hanya melihat apakah aplikasi memiliki tombol approve atau reject. Sistem perlu mendukung pengelolaan workflow secara menyeluruh.
Approval Berjenjang dan Workflow yang Fleksibel
Sistem sebaiknya dapat mengakomodasi beberapa tingkat persetujuan sesuai struktur kewenangan organisasi. Alur yang dibutuhkan setiap organisasi dapat berbeda antara pengajuan sederhana dan dokumen yang membutuhkan persetujuan lintas unit.
Notifikasi dan Tracking Status
Notifikasi membantu approver mengetahui bahwa terdapat pengajuan yang membutuhkan tindak lanjut. Sementara itu, tracking status membantu pengaju mengetahui apakah dokumen masih menunggu review, perlu direvisi, telah disetujui, atau sudah selesai.
Hak Akses dan Riwayat Aktivitas
Hak akses diperlukan untuk memastikan dokumen hanya dapat diakses dan diproses oleh pihak yang memiliki kewenangan. Riwayat aktivitas atau audit trail juga membantu organisasi menelusuri proses yang telah dilakukan.
Pengelolaan Dokumen
Jika proses approval berhubungan dengan surat atau dokumen resmi, kemampuan melampirkan, mereview, menyimpan, dan mencari dokumen akan membantu mengurangi pengelolaan file secara terpisah.
Manfaat Aplikasi Approval Online bagi Organisasi
Penerapan sistem approval online dapat membantu organisasi menjalankan proses persetujuan secara lebih tertib dan mudah dipantau. Beberapa manfaat utamanya antara lain:
mempercepat alur pengajuan dan pengambilan keputusan;
mengurangi follow-up manual kepada approver;
memudahkan pengguna memantau status pengajuan;
mendokumentasikan proses review dan persetujuan;
mengurangi ketergantungan terhadap perpindahan dokumen fisik;
membantu proses tetap berjalan ketika pihak terkait tidak berada di lokasi yang sama; serta
meningkatkan keterlacakan proses administrasi.
Manfaat tersebut akan lebih optimal apabila workflow yang digunakan benar-benar mengikuti kebutuhan dan SOP organisasi.
Contoh Penggunaan Aplikasi Approval Online
Sistem approval dapat digunakan pada berbagai proses selama terdapat pengajuan yang perlu direview atau disetujui oleh pihak tertentu.
Pemerintahan
Pada instansi pemerintah, digital approval dapat digunakan dalam proses persuratan, naskah dinas, disposisi, pengajuan administrasi, atau dokumen internal yang membutuhkan persetujuan pejabat berwenang.
BUMN dan BUMD
BUMN dan BUMD dapat menggunakannya untuk mendukung proses approval memo, dokumen operasional, permintaan internal, pengadaan, atau dokumen lain sesuai tata kelola organisasi.
Kampus
Di lingkungan perguruan tinggi, approval online dapat mendukung pengajuan surat, dokumen administrasi unit, kegiatan, maupun dokumen lain yang membutuhkan persetujuan pejabat kampus.
Perusahaan Swasta
Pada perusahaan, workflow approval dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti purchase request, reimbursement, invoice, kontrak, cuti, maupun dokumen internal lainnya.
Apakah Approval Online Sama dengan Tanda Tangan Elektronik?
Tidak selalu. Approval online dan tanda tangan elektronik memiliki fungsi yang berbeda meskipun keduanya dapat berada dalam satu proses digital.
Approval online berfokus pada proses memberikan persetujuan dalam suatu workflow, misalnya menyetujui draft sebelum dokumen diterbitkan. Sementara itu, tanda tangan elektronik digunakan untuk menandatangani dokumen elektronik sesuai mekanisme yang digunakan organisasi.
Sebagai contoh, sebuah surat dapat melalui proses draft, review, dan approval terlebih dahulu. Setelah disetujui, dokumen tersebut baru masuk ke tahap penandatanganan elektronik.
Karena itu, approval workflow dan tanda tangan elektronik dapat saling melengkapi, tetapi keduanya tidak otomatis berarti hal yang sama.
Cara Memilih Aplikasi Approval Online
Sebelum menggunakan sebuah sistem approval, organisasi perlu memetakan proses yang ingin didigitalisasi terlebih dahulu. Jangan hanya memilih berdasarkan banyaknya fitur.
Beberapa hal yang perlu dievaluasi antara lain:
Apakah workflow dapat mengikuti SOP dan struktur kewenangan organisasi?
Apakah sistem mendukung approval berjenjang?
Apakah status pengajuan dapat dipantau dengan mudah?
Apakah terdapat notifikasi untuk proses yang membutuhkan tindak lanjut?
Apakah hak akses dapat dibedakan berdasarkan peran atau unit?
Apakah aktivitas pengguna dapat ditelusuri kembali?
Apakah sistem dapat mengelola dokumen yang menjadi bagian dari proses approval?
Apakah sistem dapat diintegrasikan dengan proses atau aplikasi lain jika dibutuhkan?
Apakah implementasi dan dukungan teknis sesuai kebutuhan organisasi?
Untuk organisasi yang fokus pada pengelolaan surat, sebaiknya pilih sistem yang tidak hanya menyediakan approval, tetapi juga menghubungkannya dengan proses pembuatan, disposisi, tracking, penomoran, dan pengarsipan surat.
Mendukung Approval Persuratan dengan inOffice
Jika kebutuhan approval berkaitan dengan proses surat-menyurat, inOffice Persuratan dapat membantu mengelola proses tersebut dalam satu sistem.
Pada proses surat keluar, draft surat dapat dibuat, direview, disetujui, diberi nomor, hingga diarsipkan secara digital. inOffice juga mendukung tracking status, notifikasi real-time, pengaturan hak akses, audit trail, disposisi surat, arsip digital, serta integrasi tanda tangan elektronik.
Dengan demikian, proses approval menjadi bagian dari workflow persuratan yang lebih utuh dan tidak berdiri sebagai proses terpisah.
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, kampus, maupun perusahaan yang ingin merapikan proses persuratan dan approval secara digital, konsultasikan kebutuhan dan alur kerja organisasi Anda bersama tim Integra untuk melihat bagaimana inOffice dapat disesuaikan dengan proses yang berjalan.
FAQ tentang Aplikasi Approval Online
Apa itu aplikasi approval online?
Aplikasi approval online adalah sistem digital yang digunakan untuk mengatur proses pengajuan, review, persetujuan, revisi, penolakan, hingga pencatatan suatu pengajuan melalui workflow yang telah ditentukan.
Apakah approval online dapat dilakukan secara berjenjang?
Ya. Sistem approval dapat menggunakan beberapa tingkat approver sesuai struktur kewenangan dan proses bisnis organisasi apabila aplikasi yang digunakan mendukung konfigurasi tersebut.
Apa perbedaan sequential dan parallel approval?
Sequential approval dilakukan secara berurutan dari satu approver ke approver berikutnya. Parallel approval memungkinkan beberapa pihak melakukan review dalam waktu yang bersamaan.
Apakah workflow approval dapat disesuaikan dengan SOP organisasi?
Tergantung aplikasi yang digunakan. Karena itu, kemampuan menyesuaikan workflow dengan struktur organisasi dan SOP menjadi salah satu aspek penting yang perlu diperiksa sebelum implementasi.
Apakah approval online sama dengan tanda tangan elektronik?
Tidak. Approval merupakan proses pemberian persetujuan dalam workflow, sedangkan tanda tangan elektronik merupakan mekanisme untuk menandatangani dokumen elektronik. Keduanya dapat digunakan dalam satu rangkaian proses.
Apakah inOffice dapat digunakan untuk proses approval surat?
Ya. inOffice Persuratan memiliki proses draft, review, dan approval untuk mendukung penyusunan surat keluar, yang kemudian dapat dilanjutkan dengan penomoran, tanda tangan elektronik sesuai integrasi yang digunakan, serta pengarsipan dokumen.
Saatnya Membuat Proses Approval Persuratan Lebih Praktis
Proses approval yang tertib membantu organisasi mengurangi keterlambatan, mempermudah pemantauan status, dan memastikan setiap dokumen diproses sesuai alur yang telah ditentukan.
Dengan inOffice Persuratan, proses pembuatan draft, review, approval, disposisi, penomoran, hingga pengarsipan surat dapat dikelola secara digital dalam satu alur kerja yang lebih terstruktur.
Jika organisasi Anda masih menghadapi kendala seperti approval yang lama, sulit mengetahui posisi dokumen, atau proses persuratan yang tersebar di berbagai media, tim Integra siap membantu memetakan kebutuhan dan workflow yang sesuai dengan SOP organisasi Anda.
Konsultasikan kebutuhan persuratan digital Anda bersama PT Integra Teknologi Solusi dan lihat bagaimana inOffice dapat membantu proses approval menjadi lebih cepat, tertib, dan mudah dipantau.
