integrasolusi.com – Bagi instansi yang menjalankan fungsi surat menyurat yang begitu tinggi, tentu akan menjadi sebuah problem tersendiri apabila tidak dilakukan dengan cara yang tepat. Bagi instansi yang menjalankannya secara manual tentu akan sering menjumpai beberapa masalah tentang persuratan, sehingga banyak instansi memikirkan berbagai macam cara agar proses persuratan mereka dapat berjalan dengan lancar. Salah satu fenomena yang cukup sering muncul adalah menggunakan email sebagai alternative dalam menjalankan surat menyurat. Apakah hal seperti ini adalah keliru ?? tentu saja tidak. Justru dengan menggunakan email proses penyampaian surat akan menjadi lebih cepat daripada dikirimkan secara manual. Lantas apakah dengan menggunakan email sudah bisa dikatakan sebagai solusi yang tepat ??
Nah, pada kesempatan artikel ini, kami akan membahas tentang apakah dengan meggunakan email sudah tepat untuk menjalankan fungsi surat menyurat, ataukah justru perlu ada tools lain yang lebih tepat digunakan untuk menunjang proses persuratan pada sebuah organisasi. Email memang didesain untuk membantu kita agar lebih mudah dalam mengirimkan file, dokumen, atau informasi lainnya. Namun, email sebenarnya tidak didesain khusus untuk membantu instansi Anda melakukan proses persuratan. Karena akan ada beberapa hal dari proses persuratan itu sendiri yang tidak bisa dijangkau oleh email. Sehingga memang dibutuhkan sebuah tools yaitu aplikasi surat menyurat yang memang didesain khusus untuk menunjang proses persuratan disuatu instansi. Misal saja ketika Anda menggunakan email contoh yang paling umum adalah Anda akan kesulitan untuk memisahkan mana email masuk untuk urusan pribadi, mana yang urusan pekerjaan.
Dalam proses persuratan terdapat suatu aktivitas tracking surat, yaitu melacak sejauh mana progress surat atau disposisi yang telah dikirimkan. Ketika Anda menggunakan email, Anda tentu tidak bisa mengetahui sejauh mana progress surat tersebut. Namun apabila Anda menggunakan aplikasi khusus persuratan, Anda tetap bisa melacak progress tersebut dengan detil, bahkan sampai pada level apakah surat tersebut sudah dibaca atau belum ?
Contoh lain misalnya, ketika ada surat masuk ke Anda, orang yang menggunakan email cenderng tidak langsung membukanya. Tapi ketika Anda menggunakan aplikasi persuratan elektronik aka nada notifikasi khusus yang akan membantu anda untuk lebih fast response dalam menanggapi surat masuk. Bahkan ada yang sudah terintegrasi dengan WhatsApp, kita tahu dizaman sekarang sudah hampir semua orang menggunakan WhatsApp. Sehingga ini akan membantu Anda untuk lebih cepat dalam merespon surat.
Tentu ada beberapa contoh lagi aktivitas persuratan yang tidak bisa dijangkau atau kurang optimal apabila menggunakan email. Sehingga memang dibutuhkan sebuah aplikasi khusus untuk menunjang aktivitas persuratan di sebuah organisasi. PT Integra Teknologi Solusi dengan integraOffice persuratannya akan membantu Anda untuk lebih optimal dalam menjalankan surat menyurat. Dengan menggunakan integraOffice Persuratan aktivitas persuratan kini hanya dalam genggaman Anda, sehingga masalah-masalah persuratan yang biasa Anda jumpai kini tak akan lagi Anda temui karena telah menggunakan integraOffice Persuratan.
Penasaran ?? Yuk cari informasinya lebih lanjut dengan menghubungi kami !!
