Kemajuan teknologi saat ini berkembang dengan pesatnya, salah satunya adalah perkembangan teknologi informasi, yang semakin hari semakin berkembang menuju ke era digital ke arah revolusi Industri 4.0
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, pastiya akan muncul banyak inovasi – inovasi dan penemuan-penemuan baru, seperti alat komunikasi, baik searah atau dua arah, serta munculnya berbagai macam aplikasi-aplikasi yang memanfaatkan teknologi informasi yang dapat memberikan kemudahan bagi para penggunanya dan tentunya mempunyai pengaruh yang besar pada setiap lini kehidupan kita, salah satunya adalah dalam kegiatan surat menyurat di lingkungan Universitas / Perguruan Tinggi.
Didalam kegiatan surat- menyurat, salah satu hasil dari inovasi tersebut adalah munculnya apikasi e-Office Persuratan dan Disposisi untuk kalangan universitas / Perguruan Tinggi, sistem aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini adalah sebuah aplikasi berbasis web dan ada juga versi androidnya muncul sebagai solusi dari pemasalahan yang sering muncul dalam persuratan yang masih menggunakan cara manual dan konvensional.
Permasalahan Apa Yang Sering Muncul ?
Karena masih menggunakan cara manual dan konvensional, pastinya akan muncul permasalahan klasik persuratan, contohnya seperti :
- surat hilang sulit dilacak ;
- surat masuk dengan tujuan Rektor bisa terlambat responnya karena Rektor sedang dinas luar ;
- Disposisi surat sebagai alur lanjutan dari surat yang masuk bisa terganggu karena lambannya respon dari surat yang masuk ;
- Kerahasiaan surat/disposisi kurang bisa terjaga, karena secara fisik dokumen surat/disposisi bisa saja terlihat oleh yang tidak berkepentingan dengan proses surat tesebut ;
- Monitoring surat dan disposisi masih harus dilakukan secra manual,sehingga kurang efisien ;
- Dari hal penomoran surat dan pencarian informasi surat/disposisi harus manual dan melalui buku agenda fisik atau mungkin file excel pastinya membutuhkan waktu yang lama dan kurang efisien ;
- Berkas yang menumpuk dimeja pimpinan, pastimya sangat mengganggu
Hal-hal tersebut diatas hanya sebagian kecil permasalahan yang ditimbulkan dari pengelolaan surat-menyurat yang masih menggunakan cara lama. Apalagi di jaman i yang serba modern dan digital seperti sekarang ini, institusi Universitas harus dituntut untuk lebih cepat dalam melakukan respon terhadap sistem surat-menyurat mereka agar lebih efektif dan effisien.
Bagaimana Solusinya ?
Solusinya dengan menggunakan sebuah sistem berbasis internet yang dapat mengatasi permasalahan klasik persuratan seperti yang sudah dicontohkan diatas.
Yaitu dengan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi. Karena dengan menggunakan aplikasi e-Office ini dapat mempermudah dan mempercepat proses persuratan
Apa Saja Manfaat e-Office Persuratan dan Disposisi?
Dengan melakukan implementasi e-Office Persuratan dan Disposisi di lingkup Universitas, ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh, yaitu antara lain :
- Surat mudah dicari, karena tersimpan di database
- Surat masuk bisa segera sampai ke rektor karena rektor segera mendapat notifikasi surat dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem
- Proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan
- Kerahasiaan lebih terjaga, karena aplikasi e-Office ini hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses
- Monitoring dan tracking surat lebih mudah melalui aplikasi e-office
- Penomoran surat secara otomatis dari sistem, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah dengan menggunakan sistem pencarian yang ada pada aplikasi e-office
- Dapat mengurangi penggunaan kertas, karena semua proses terhadap surat dilakukan secara digital (Paperless)
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, dapat menyingkat alur birokrasi persuratan sehingga proses surat menyurat menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Ingin berkonsultasi tentang e-Office Persuratan dan Disposisi ?
segera silakan kontak kami di integrasolusi.com/kontak kami
