integrasolusi.com – Tanda tangan adalah elemen penting dalam pengesahan dokumen atau surat di organisasi dan perusahaan. Keberadaannya memastikan bahwa dokumen dianggap sah sesuai dengan pejabat atau stakeholder yang berwenang.
Di era digital saat ini, penggunaan tanda tangan manual (tanda tangan basah) masih banyak ditemui. Namun, metode ini rentan terhadap pemalsuan dokumen dan kejahatan siber, terutama pemalsuan identitas melalui tanda tangan. Selain itu, proses penandatanganan manual membutuhkan waktu lama, apalagi jika jumlah dokumen mencapai ratusan atau ribuan.
Sebagai solusinya, hadir Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang mulai banyak diimplementasikan oleh perusahaan, instansi pemerintahan, hingga organisasi skala besar dan kecil. Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) mendorong penggunaan TTE untuk pengesahan dokumen digital di instansi pemerintahan.
Definisi Tanda Tangan Elektronik Menurut UU ITE
Berdasarkan UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) yang telah diubah melalui UU Nomor 19 Tahun 2016, Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan berupa informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Dalam praktiknya, terdapat dua jenis TTE:
Tanda Tangan Elektronik Certified
Tanda Tangan Elektronik Non-Certified (QR Code)
Perbedaan Tanda Tangan Elektronik Certified dan Non-Certified (QR Code)
1. Keabsahan Hukum
Certified: Memiliki kekuatan hukum penuh dan diakui negara sesuai UU ITE.
Non-Certified: Keabsahan tergantung kebijakan internal organisasi, biasanya digunakan untuk keperluan internal.
2. Proses Verifikasi
Certified: Memerlukan verifikasi berjenjang dan data detail penandatangan. Prosesnya lebih lama karena harus sesuai prosedur otoritas resmi.
Non-Certified: Verifikasi lebih sederhana dan cepat, cocok untuk kebutuhan internal dengan lingkup terbatas.
3. Penerbit TTE
Certified: Dikeluarkan oleh Certificate Authority (CA) resmi yang diakui pemerintah, seperti BSSN, Peruri, BSrE, atau penyedia swasta resmi seperti PrivyID.
Non-Certified: Dapat dibuat oleh penyedia jasa IT atau tim IT internal perusahaan.
4. Identitas Penandatangan
Certified: Identitas diverifikasi secara detail oleh CA resmi.
Non-Certified: Identitas penandatangan sesuai data yang dimasukkan penyedia layanan internal.
5. Keamanan Dokumen
Certified: Memiliki segel/kunci digital yang otomatis memberi notifikasi jika dokumen diubah. Dapat diverifikasi di platform PDF reader umum.
Non-Certified: Deteksi perubahan hanya bisa dilakukan melalui aplikasi yang disediakan penyedia layanan TTE tersebut.
Mana yang Sebaiknya Digunakan?
Jika dokumen memerlukan keabsahan hukum dan pengakuan negara, gunakan Tanda Tangan Elektronik Certified.
Namun, jika hanya untuk proses internal yang cepat dan fleksibel, TTE Non-Certified (QR Code) bisa menjadi pilihan hemat waktu.
Yang terpenting, pemilihan jenis TTE harus mempertimbangkan tingkat keamanan, kebutuhan hukum, dan skala penggunaan.
Kesimpulan
Perbedaan Tanda Tangan Elektronik Certified dan Non-Certified (QR Code) terletak pada legalitas, proses verifikasi, penerbit, identitas penandatangan, dan keamanan dokumen. Keduanya memiliki kegunaan masing-masing sesuai kebutuhan perusahaan atau organisasi.
Dengan TTE, proses penandatanganan dokumen menjadi lebih cepat, efisien, dan aman, sekaligus mendukung transformasi digital.
Ingin mengetahui solusi TTE yang tepat untuk bisnis Anda?
Hubungi kami, tim integrasolusi.com siap membantu memilih dan mengimplementasikan Tanda Tangan Elektronik yang sesuai dengan kebutuhan dan regulasi.
