Plt dan Plh dalam Persuratan Digital: Bagaimana Mengatur Kewenangan Approval?

Pergantian pejabat sementara merupakan hal yang wajar di pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun organisasi besar. Seorang pimpinan dapat cuti, menjalankan dinas luar, atau meninggalkan jabatan sebelum pejabat definitif berikutnya ditetapkan.

Masalah muncul ketika proses persuratan sudah digital, tetapi approval surat masih terhubung kepada pejabat sebelumnya. Surat dapat tertahan meskipun organisasi sudah menunjuk Pelaksana Harian (Plh.) atau Pelaksana Tugas (Plt.).

Karena itu, pengaturan approval surat Plt Plh seharusnya tidak sekadar mengganti nama approver. Sistem perlu mengatur siapa yang berwenang, apa ruang lingkup kewenangannya, kapan berlaku, dan bagaimana aktivitas tersebut dicatat.

Apa Perbedaan Plt dan Plh dalam Persuratan?

Dalam konteks instansi pemerintah, Surat Edaran Kepala BKN Nomor 2/SE/VII/2019 menjelaskan bahwa Pelaksana Harian menjalankan tugas rutin pejabat definitif yang berhalangan sementara, sedangkan Pelaksana Tugas menjalankan tugas rutin pejabat definitif yang berhalangan tetap. 

Perbedaan tersebut penting dalam persuratan digital karena kewenangan pejabat pengganti tidak seharusnya dianggap sebagai perpindahan seluruh hak pejabat definitif.

Misalnya, ketika kepala unit menjalankan dinas luar selama beberapa hari, Plh. mungkin perlu memproses surat rutin selama periode tersebut. Sementara itu, ketika suatu jabatan kosong, Plt. dapat menjalankan fungsi tertentu sampai terdapat pejabat definitif.

Kewenangan yang diberikan tetap perlu mengacu pada peraturan, surat penunjukan atau surat perintah, tata naskah dinas, serta SOP masing-masing organisasi.

Apakah Plt dan Plh Bisa Melakukan Approval Surat?

Plt. dan Plh. dapat menjalankan kewenangan sesuai mandat yang diberikan. Namun, hal tersebut tidak berarti seluruh kewenangan pejabat definitif otomatis berpindah.

Dalam konteks kepegawaian ASN, BKN juga menegaskan adanya batas terhadap keputusan atau tindakan tertentu yang bersifat strategis. Di sisi lain, Plt. dan Plh. dapat melaksanakan tugas sehari-hari pejabat definitif sesuai ketentuan yang berlaku. 

Artinya, aplikasi persuratan tidak seharusnya menentukan sendiri apakah seorang Plt. atau Plh. boleh menyetujui suatu surat. Sistem justru harus mampu menerapkan kewenangan yang sudah ditetapkan organisasi.

Hal ini juga sejalan dengan pentingnya pejabat penandatangan dan pengendalian naskah dinas dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang diatur melalui Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021. Peraturan tersebut juga mengakomodasi penyelenggaraan tata naskah dinas dengan media elektronik.

Risiko Jika Sistem Persuratan Tidak Mengakomodasi Plt dan Plh

Bayangkan seorang kepala divisi sedang berhalangan dan Plh. sudah ditunjuk. Namun, workflow aplikasi masih mengirimkan seluruh permintaan approval kepada kepala divisi tersebut.

Akibatnya, surat dapat tertahan, administrator harus memindahkan proses secara manual, atau bahkan muncul praktik berbagi akun agar pekerjaan tetap berjalan.

Praktik terakhir sebaiknya dihindari. Jika Plh. menggunakan akun pejabat definitif, sistem akan mencatat tindakan seolah-olah dilakukan oleh pemilik akun. Jejak audit menjadi kurang akurat dan sulit menunjukkan siapa yang sebenarnya melakukan persetujuan.

Masalah lain muncul ketika seluruh hak pejabat definitif diberikan kepada penggantinya tanpa pembatasan. Plt. atau Plh. dapat memperoleh akses terhadap surat yang sebenarnya berada di luar ruang lingkup kewenangannya.

Apa yang Perlu Diatur dalam Approval Surat Plt dan Plh?

Agar delegasi approval tetap terkendali, aplikasi persuratan idealnya memungkinkan organisasi mengatur beberapa komponen berikut:

1. Identitas pejabat pengganti, sehingga Plt. atau Plh. tetap menggunakan akun masing-masing.
2. Jabatan yang digantikan, bukan sekadar memindahkan seluruh akses dari satu pengguna kepada pengguna lain.
3. Dasar dan periode kewenangan, termasuk tanggal mulai serta tanggal berakhirnya penugasan.
4. Ruang lingkup akses, misalnya apakah pejabat dapat melakukan review, approval, disposisi, atau tindakan tertentu.
5. Workflow yang terdampak, sehingga hanya proses relevan yang dialihkan.
6. Audit trail, agar dapat diketahui siapa yang melakukan tindakan, menggunakan kewenangan apa, pada surat mana, dan kapan aktivitas dilakukan.

Pengaturan tersebut membantu organisasi menerapkan prinsip bahwa kewenangan digital mengikuti jabatan, peran, dan mandat, bukan sekadar kepemilikan akun.

Contoh Workflow Approval Saat Ada Plh

Misalnya Kepala Biro menjalankan dinas luar pada 10–14 Oktober dan organisasi menunjuk seorang Plh.

Sebelum periode tersebut dimulai, administrator mengatur kewenangan Plh. berdasarkan kebutuhan organisasi. Ketika terdapat surat yang membutuhkan approval Kepala Biro, workflow diarahkan kepada pengguna yang sedang menjalankan fungsi Plh.

Plh. kemudian melakukan approval menggunakan akun sendiri. Sistem mencatat aktivitas tersebut dalam histori. Setelah masa penugasan berakhir, kewenangan sementara dihentikan dan workflow kembali kepada pejabat definitif.

Dengan pendekatan ini, organisasi tidak perlu menggunakan akun bersama atau mengubah identitas pejabat definitif.

Approval, Disposisi, dan Tanda Tangan Perlu Dibedakan

Salah satu kesalahan dalam mengatur kewenangan Plt. dan Plh. adalah menganggap seluruh tindakan dalam aplikasi persuratan sama.

Padahal review, approval, disposisi, dan penandatanganan surat merupakan proses yang berbeda. Hak memberikan disposisi terhadap surat masuk tidak otomatis berarti seseorang berhak menandatangani semua surat keluar.

Karena itu, workflow approval surat perlu dapat disesuaikan dengan struktur organisasi dan SOP yang berlaku.

Untuk memahami proses disposisi secara lebih spesifik, baca juga pembahasan mengenai Aplikasi Disposisi Surat Digital.

Mengelola Kewenangan Persuratan dengan InOffice Persuratan

Kasus Plt. dan Plh. menunjukkan bahwa digitalisasi persuratan bukan hanya tentang mengubah surat kertas menjadi dokumen elektronik. Sistem juga perlu mengikuti struktur organisasi, alur persetujuan, dan hak akses pengguna.

InOffice Persuratan menyediakan pengelolaan surat masuk dan keluar, disposisi, proses draft–review–approval, tracking, notifikasi, serta pengaturan hak akses berdasarkan jabatan, unit kerja, atau peran pengguna. Aktivitas pengguna juga dapat tercatat melalui audit trail. 

Alur approval dan disposisi InOffice dapat disesuaikan dengan SOP serta struktur unit kerja organisasi. Dengan demikian, proses persuratan dapat dirancang agar tetap tertib ketika terjadi perubahan pejabat atau kebutuhan kewenangan tertentu.

Pastikan Approval Tetap Berjalan Tanpa Kehilangan Kontrol

Pengelolaan approval surat Plt Plh pada dasarnya merupakan persoalan kewenangan, bukan sekadar pergantian pengguna. Organisasi perlu mengetahui siapa yang berwenang, ruang lingkup tindakannya, masa berlaku kewenangan, serta bagaimana setiap aktivitas terdokumentasi.

Jika organisasi Anda membutuhkan aplikasi persuratan yang dapat menyesuaikan workflow approval, disposisi, struktur jabatan, dan hak akses sesuai proses internal, konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim Integra Teknologi Solusi. InOffice Persuratan dapat membantu membangun proses persuratan digital yang lebih terstruktur, mudah dilacak, dan tetap terkendali meskipun terjadi pergantian pejabat.