Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Saat memilih aplikasi persuratan, organisasi tidak hanya perlu mengevaluasi fitur seperti surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, dan arsip digital. Model deployment juga perlu dipertimbangkan: SaaS atau on-premise.
Secara sederhana, aplikasi persuratan SaaS menggunakan infrastruktur yang dikelola penyedia layanan, sedangkan aplikasi persuratan on-premise ditempatkan pada infrastruktur organisasi sendiri.
Menurut NIST, Software as a Service (SaaS) memungkinkan pengguna memakai aplikasi yang berjalan pada infrastruktur cloud tanpa harus mengelola infrastruktur dasarnya, seperti server, sistem operasi, dan storage.
Lalu, dalam perbandingan SaaS vs on-premise aplikasi persuratan, mana yang lebih tepat? Jawabannya bergantung pada biaya, kebutuhan kontrol, keamanan, integrasi, dan kesiapan TI organisasi.
Perbedaan Aplikasi Persuratan SaaS dan On-Premise
Pada model SaaS e-office, organisasi menggunakan aplikasi sebagai layanan. Penyedia umumnya menangani infrastruktur aplikasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem.
Sebaliknya, pada deployment aplikasi persuratan on-premise, sistem ditempatkan pada server atau infrastruktur organisasi. Artinya, organisasi memiliki kontrol lebih besar terhadap environment, tetapi juga perlu mempersiapkan pengelolaannya.
| Aspek | SaaS | On-Premise |
|---|---|---|
| Infrastruktur | Dikelola penyedia | Dikelola organisasi |
| Investasi awal | Relatif lebih ringan | Dapat lebih besar |
| Maintenance server | Ditangani penyedia sesuai layanan | Tanggung jawab organisasi |
| Implementasi | Cenderung lebih cepat | Memerlukan kesiapan infrastruktur |
| Kontrol environment | Lebih terbatas | Lebih tinggi |
| Skalabilitas | Relatif mudah ditingkatkan | Bergantung kapasitas infrastruktur |
| SDM TI | Kebutuhan lebih ringan | Membutuhkan tim internal |
Model deployment tidak menentukan kelengkapan fitur. SaaS maupun on-premise tetap dapat menyediakan workflow, disposisi, approval, tracking, dan audit trail apabila aplikasi mendukungnya.
Perbandingan Biaya: Jangan Hanya Melihat Harga Aplikasi
Perbandingan biaya cloud vs on-premise e-office sebaiknya menggunakan pendekatan total cost of ownership atau TCO.
Biaya Aplikasi Persuratan SaaS
Biaya biasanya dapat mencakup:
langganan aplikasi;
jumlah pengguna atau paket layanan;
kapasitas penyimpanan;
integrasi;
layanan tambahan.
Organisasi tidak perlu menyediakan seluruh infrastruktur aplikasi dari awal.
Biaya Aplikasi Persuratan On-Premise
Selain aplikasi, organisasi perlu mempertimbangkan:
server aplikasi persuratan;
database dan storage;
sistem backup;
disaster recovery;
jaringan;
monitoring;
maintenance dan patching;
tenaga TI.
Karena itu, on-premise yang terlihat ekonomis dari sisi lisensi belum tentu lebih murah setelah biaya operasional beberapa tahun diperhitungkan.
Mana yang Memberikan Kontrol Lebih Besar?
On-premise umumnya memberikan kontrol lebih tinggi terhadap server, database, jaringan, backup, dan konfigurasi keamanan.
Model ini dapat relevan bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, atau perusahaan besar yang sudah memiliki data center dan kebijakan infrastruktur khusus.
Namun, semakin besar kontrol yang dimiliki organisasi, semakin besar pula tanggung jawab pengelolaannya.
Pada SaaS, sebagian tanggung jawab tersebut dialihkan kepada penyedia layanan sehingga tim internal dapat lebih berfokus pada penggunaan dan pengelolaan proses bisnis.
SaaS vs On-Premise: Mana yang Lebih Aman?
On-premise tidak otomatis lebih aman daripada SaaS, begitu pula sebaliknya.
Keamanan aplikasi persuratan bergantung pada berbagai kontrol, seperti:
manajemen hak akses;
autentikasi;
audit trail;
backup;
patch management;
monitoring;
keamanan jaringan;
pengelolaan administrator;
respons insiden.
Dalam arsitektur cloud terdapat konsep shared responsibility. CISA menekankan pentingnya organisasi memahami pembagian tanggung jawab keamanan antara penyedia cloud dan pengguna layanan, termasuk melalui kesepakatan layanan atau SLA.
Karena itu, evaluasi keamanan seharusnya melihat siapa yang mengelola kontrol keamanan dan seberapa baik kontrol tersebut dijalankan, bukan hanya lokasi server.
Bagaimana dengan Skalabilitas dan Integrasi?
Bayangkan aplikasi awalnya digunakan 100 orang, kemudian meningkat menjadi 1.000 pengguna dengan volume surat dan lampiran yang terus bertambah.
Pada SaaS, peningkatan kapasitas biasanya dapat dilakukan melalui paket atau layanan penyedia. Sementara pada on-premise, organisasi mungkin perlu menambah CPU, memory, storage, server, atau kapasitas backup.
Kebutuhan integrasi juga penting. Aplikasi persuratan enterprise dapat membutuhkan koneksi dengan:
Single Sign-On (SSO);
sistem kepegawaian;
ERP;
sistem akademik;
tanda tangan elektronik;
API aplikasi internal.
Karena itu, kemampuan integrasi sebaiknya diperiksa sejak tahap pemilihan deployment.
Untuk memahami fungsi sistem persuratan digital secara lebih luas, baca juga Sistem Informasi Persuratan: Solusi Modern untuk Pengelolaan Surat Menyurat.
Kapan Sebaiknya Memilih SaaS atau On-Premise?
SaaS dapat dipertimbangkan jika:
organisasi ingin implementasi lebih cepat;
belum memiliki server sendiri;
sumber daya TI terbatas;
tidak ingin mengelola maintenance infrastruktur;
membutuhkan skalabilitas yang lebih sederhana.
On-premise dapat dipertimbangkan jika:
organisasi memiliki kebijakan infrastruktur khusus;
membutuhkan kontrol environment yang tinggi;
telah memiliki data center;
memiliki tim infrastruktur dan keamanan;
membutuhkan konfigurasi atau integrasi internal tertentu.
Sebelum memilih, tanyakan: Siapa yang mengelola server? Bagaimana backup dilakukan? Berapa pertumbuhan pengguna? Sistem apa yang harus terintegrasi? Berapa total biaya tiga hingga lima tahun?
Pilih Deployment InOffice Persuratan Sesuai Kebutuhan Organisasi
Tidak ada satu deployment yang ideal untuk semua organisasi. Pilihan SaaS vs on-premise aplikasi persuratan harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, keamanan, integrasi, infrastruktur, anggaran, dan kemampuan tim TI.
InOffice Persuratan mendukung model SaaS maupun implementasi pada infrastruktur organisasi. Sistem ini juga menyediakan pengelolaan surat masuk dan keluar, disposisi, approval, penomoran, tracking, arsip digital, hak akses, serta audit trail.
Jika belum memiliki server, InOffice Persuratan juga dapat digunakan melalui model SaaS. Sementara organisasi dengan kebutuhan infrastruktur internal dapat mempertimbangkan opsi on-premise.
Pelajari lebih lanjut tentang InOffice Persuratan atau konsultasikan kebutuhan deployment, jumlah pengguna, integrasi, serta workflow organisasi Anda bersama tim Integra.
