Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Corporate Secretary tidak hanya berurusan dengan pembuatan surat. Dalam aktivitas sehari-hari, fungsi ini dapat menjadi penghubung korespondensi antara perusahaan, Direksi, Dewan Komisaris, unit internal, regulator, mitra bisnis, hingga pihak eksternal lainnya.
Pada emiten dan perusahaan publik, peran Sekretaris Perusahaan bahkan diatur melalui POJK Nomor 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik.
Dengan banyaknya pihak yang terlibat, pengelolaan korespondensi melalui email, aplikasi chat, spreadsheet, dan dokumen fisik dapat membuat status surat sulit dipantau. Karena itu, aplikasi persuratan Corporate Secretary perlu lebih dari sekadar tempat menyimpan surat.
Sistem harus membantu memastikan surat sampai kepada pihak yang tepat, diproses sesuai kewenangan, ditindaklanjuti, serta memiliki riwayat yang dapat ditelusuri.
Mengapa Persuratan Corporate Secretary Membutuhkan Kontrol Lebih?
Korespondensi yang ditangani Corporate Secretary dapat melibatkan dokumen pimpinan, permohonan dari pihak eksternal, surat kepada mitra, dokumen legal, hingga komunikasi yang memiliki tingkat kerahasiaan tertentu.
Masalahnya bukan hanya apakah surat sudah diterima atau dibaca.
Corporate Secretary juga perlu mengetahui apakah surat sudah diteruskan kepada Direksi, sudah mendapatkan disposisi, masih menunggu persetujuan, sedang diproses unit tertentu, atau telah selesai ditindaklanjuti.
Karena itu, sistem persuratan perusahaan perlu menghubungkan proses pencatatan, distribusi, approval, tracking, dan arsip dalam alur yang terkontrol.
Bagaimana Alur Persuratan Corporate Secretary?
Untuk surat masuk, alurnya dapat dimulai dari penerimaan surat, registrasi dan klasifikasi, penerusan kepada pejabat terkait, disposisi, tindak lanjut oleh unit, hingga pengarsipan.
Sementara untuk surat keluar, alurnya dapat berupa pembuatan draft, review, approval pejabat berwenang, penomoran, tanda tangan, pengiriman, kemudian pengarsipan.
Pada organisasi besar seperti BUMN/BUMD, perbankan, dan perusahaan dengan banyak unit kerja, workflow tersebut dapat melibatkan beberapa tingkat kewenangan. Sistem yang digunakan karena itu harus mampu menyesuaikan proses dengan struktur dan SOP organisasi.
10 Fitur Aplikasi Persuratan yang Dibutuhkan Corporate Secretary
Ketika mengevaluasi aplikasi persuratan untuk Corporate Secretary, beberapa kemampuan berikut perlu diperhatikan.
Registrasi surat masuk dan keluar terpusat. Informasi seperti nomor surat, tanggal, pengirim, penerima, perihal, lampiran, sifat surat, dan tujuan sebaiknya tercatat dalam satu sistem.
Routing berdasarkan jabatan dan unit kerja. Surat perlu diteruskan kepada pejabat atau unit yang benar tanpa bergantung pada pengiriman manual.
Disposisi digital. Direksi atau pimpinan dapat memberikan arahan dan meneruskan surat kepada unit terkait secara digital. Pembahasan lebih lengkap tersedia pada artikel aplikasi disposisi surat digital.
Workflow review dan approval. Surat keluar sebaiknya dapat melewati proses draft, review, revisi, dan persetujuan berdasarkan kewenangan sebelum diterbitkan.
Tracking status surat. Corporate Secretary perlu mengetahui apakah surat baru diterima, sudah dibaca, didisposisikan, sedang diproses, atau telah selesai. Sistem ini mengurangi kebutuhan untuk menanyakan progres secara manual kepada setiap unit.
Notifikasi tindak lanjut. Notifikasi membantu mengingatkan pengguna ketika terdapat surat, disposisi, approval, atau pekerjaan administratif yang masih memerlukan tindakan.
Hak akses untuk dokumen terbatas. Tidak setiap korespondensi harus dapat dilihat seluruh pengguna. Hak akses perlu disesuaikan dengan jabatan, unit, atau peran.
Audit trail. Riwayat aktivitas membantu mengetahui siapa yang menerima, meneruskan, memberikan disposisi, melakukan approval, atau mengubah status surat.
Penomoran surat yang terkontrol. Sistem dapat membantu menjaga konsistensi format serta mengurangi risiko duplikasi nomor surat.
Arsip digital dan pencarian cepat. Surat lama sebaiknya dapat dicari berdasarkan nomor, tanggal, pengirim, penerima, perihal, atau kata kunci. Untuk kebutuhan ini, lihat juga pembahasan tentang aplikasi arsip surat.
Fungsi-fungsi tersebut akan lebih efektif apabila terhubung dalam satu workflow, bukan dijalankan menggunakan aplikasi yang berbeda-beda.
Aplikasi Persuratan atau Document Management System?
Aplikasi persuratan dan Document Management System (DMS) memiliki fokus yang berbeda.
Aplikasi persuratan berorientasi pada proses korespondensi, mulai dari surat masuk, disposisi, draft surat keluar, approval, penomoran, tracking, hingga arsip.
DMS memiliki cakupan pengelolaan dokumen yang lebih luas, misalnya kontrak, SOP, laporan, dokumen proyek, dan dokumen perusahaan lainnya.
Corporate Secretary dapat membutuhkan salah satu atau keduanya tergantung proses bisnis yang dijalankan. Hal terpenting adalah menentukan kebutuhan berdasarkan workflow, bukan sekadar jumlah fitur yang tersedia.
Mengelola Persuratan Corporate Secretary dengan InOffice
InOffice Persuratan dirancang untuk membantu organisasi mengelola proses surat masuk dan surat keluar secara digital dalam satu sistem.
Fitur yang tersedia mencakup pencatatan surat masuk, disposisi online, draft dan approval surat keluar, penomoran otomatis, tracking status, notifikasi, arsip digital, pengaturan hak akses, serta audit trail.
Bagi Corporate Secretary, pendekatan ini membantu membangun alur korespondensi yang lebih terstruktur. Surat tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga dapat diketahui posisi, penanggung jawab, dan status tindak lanjutnya.
Hal tersebut menjadi semakin penting pada perusahaan, BUMN/BUMD, maupun perbankan yang memiliki banyak unit dan jenjang persetujuan.
Saatnya Membuat Persuratan Corporate Secretary Lebih Terkontrol
Sistem persuratan yang tepat seharusnya membantu Corporate Secretary menjawab tiga pertanyaan dengan cepat: di mana surat berada, siapa yang harus menindaklanjuti, dan apakah prosesnya sudah selesai?
Jika proses persuratan perusahaan masih tersebar di berbagai kanal atau sulit dipantau, InOffice Persuratan dapat menjadi solusi untuk mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, tracking, hingga arsip dalam satu sistem.
Konsultasikan kebutuhan persuratan perusahaan Anda bersama Integra Teknologi Solusi dan lihat bagaimana InOffice Persuratan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi serta workflow yang digunakan.
