Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Ketika organisasi mulai menggunakan aplikasi e-office persuratan, ada satu keputusan teknis yang sering luput dari perhatian: bagaimana pengguna akan masuk ke dalam sistem?
Apakah setiap pegawai harus memiliki username dan password khusus untuk aplikasi persuratan? Atau aplikasi dapat menggunakan akun organisasi yang sudah dimiliki melalui Single Sign-On (SSO)?
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan dengan banyak pengguna, pilihan antara SSO aplikasi e-office dan login terpisah dapat memengaruhi pengalaman pengguna, pengelolaan akun, hingga proses administrasi tim IT.
Apa Itu SSO pada Aplikasi E-Office?
Single Sign-On atau SSO adalah mekanisme yang memungkinkan pengguna melakukan autentikasi menggunakan satu identitas untuk mengakses beberapa aplikasi yang terhubung.
Sebagai contoh, seorang pegawai telah memiliki akun organisasi untuk mengakses email, portal internal, atau sistem kepegawaian. Ketika aplikasi persuratan menggunakan SSO, akun yang sama dapat digunakan untuk mengakses e-office tanpa membuat kredensial baru khusus untuk aplikasi tersebut.
NIST menjelaskan bahwa dalam mekanisme federasi identitas, Identity Provider (IdP) melakukan autentikasi pengguna dan memberikan informasi autentikasi kepada aplikasi yang menggunakan identitas tersebut.
Secara sederhana:
Pengguna → login melalui sistem identitas organisasi → identitas diverifikasi → pengguna mengakses e-office.
Namun, SSO tidak sama dengan hak akses. SSO menjawab pertanyaan “siapa pengguna ini?”, sedangkan pengaturan role dalam aplikasi menentukan “fitur dan dokumen apa yang boleh diakses pengguna?”
Apa yang Dimaksud dengan Login Terpisah?
Pada metode login terpisah, aplikasi e-office memiliki akun pengguna sendiri.
Misalnya, pegawai memiliki:
akun untuk email perusahaan;
akun untuk HRIS;
akun untuk ERP; dan
akun khusus untuk aplikasi persuratan.
Username, password, pembuatan akun, hingga proses reset password dapat dikelola secara terpisah pada masing-masing aplikasi.
Pendekatan ini tidak selalu buruk. Untuk organisasi dengan jumlah pengguna terbatas atau aplikasi yang berdiri sendiri, login terpisah dapat menjadi opsi yang lebih sederhana untuk diterapkan.
SSO vs Login Terpisah untuk E-Office
Perbedaan utamanya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut.
1. Pengalaman Pengguna
Dengan SSO, pengguna tidak perlu mengingat password tambahan khusus untuk aplikasi persuratan.
Microsoft menjelaskan bahwa SSO memungkinkan pengguna melakukan autentikasi sekali dan kemudian mengakses berbagai resource yang menggunakan identitas yang sama.
Pada login terpisah, pengguna harus mengingat kredensial tambahan setiap kali menggunakan e-office.
2. Pengelolaan Akun
Login terpisah mengharuskan administrator memastikan akun pada aplikasi persuratan tetap sesuai dengan kondisi pegawai.
Ketika pegawai baru bergabung, pindah unit, atau keluar dari organisasi, perubahan akses perlu diperhatikan pada setiap aplikasi terkait.
Dengan login terpusat e-office, organisasi dapat menghubungkan proses autentikasi dengan sistem identitas yang sudah digunakan. Meski demikian, pengaturan role dan kewenangan di dalam aplikasi tetap perlu dikelola dengan baik.
3. Reset Password
Semakin banyak aplikasi dengan akun berbeda, semakin banyak pula password yang perlu dikelola pengguna.
SSO dapat mengurangi kebutuhan password yang terpisah untuk setiap aplikasi. Hal ini juga dapat membantu mengurangi beban administrasi terkait reset password apabila sistem identitas dikelola secara terpusat.
4. Integrasi
SSO membutuhkan kesiapan sistem.
Organisasi perlu memastikan aplikasi e-office dapat terhubung dengan mekanisme autentikasi yang digunakan. Karena itu, kemampuan integrasi SSO aplikasi persuratan sebaiknya diperiksa sejak tahap pemilihan atau pengadaan sistem.
Apakah SSO Lebih Aman daripada Login Terpisah?
SSO dapat membantu organisasi memusatkan proses autentikasi. Kebijakan seperti autentikasi multifaktor atau Multi-Factor Authentication (MFA) juga dapat diterapkan melalui sistem identitas yang digunakan organisasi.
Namun, SSO tidak otomatis membuat aplikasi sepenuhnya aman.
Karena autentikasi dipusatkan, organisasi tetap perlu memperhatikan keamanan Identity Provider, MFA, pengelolaan akun, monitoring aktivitas, hingga proses pencabutan akses ketika pegawai tidak lagi berwenang.
Artinya, keamanan e-office dengan SSO tetap bergantung pada desain dan implementasi kontrol keamanan secara keseluruhan.
Kapan Login Terpisah Masih Layak Digunakan?
Tidak semua organisasi harus langsung menerapkan SSO.
Login terpisah masih dapat dipertimbangkan apabila:
jumlah pengguna relatif sedikit;
aplikasi persuratan digunakan secara independen;
organisasi belum memiliki Identity Provider terpusat;
implementasi masih dalam tahap pilot; atau
kebutuhan integrasi belum menjadi prioritas.
Dalam kondisi tersebut, akun khusus aplikasi dapat memberikan implementasi awal yang lebih sederhana.
Kapan SSO Lebih Tepat untuk Aplikasi Persuratan?
SSO semakin relevan ketika aplikasi persuratan digunakan dalam lingkungan organisasi yang kompleks.
Pertimbangkan SSO apabila organisasi memiliki banyak pengguna, banyak aplikasi internal, struktur unit yang besar, dan sistem identitas yang sudah terpusat.
Hal ini sangat relevan bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, universitas besar, maupun perusahaan dengan ribuan pengguna yang harus mengakses berbagai sistem setiap hari.
Apa yang Perlu Ditanyakan kepada Vendor E-Office?
Sebelum memilih aplikasi, tim IT dan pengadaan sebaiknya menanyakan:
Apakah aplikasi mendukung integrasi SSO?
Bagaimana mekanisme integrasinya?
Bagaimana sinkronisasi pengguna dilakukan?
Bagaimana mapping jabatan, unit, dan role pengguna?
Apa yang terjadi ketika akun pegawai dinonaktifkan?
Apakah tersedia audit trail aktivitas pengguna?
Bagaimana pengujian integrasi dilakukan sebelum go-live?
Pertanyaan tersebut membantu memastikan bahwa aplikasi tidak hanya mampu mengelola persuratan, tetapi juga dapat menyesuaikan dengan arsitektur TI organisasi.
Integrasi SSO dengan InOffice Persuratan
Dalam implementasi aplikasi persuratan, integrasi menjadi salah satu aspek penting ketika sistem akan digunakan bersama aplikasi internal lainnya.
InOffice Persuratan dapat disesuaikan dengan kebutuhan integrasi organisasi. Pada halaman resminya, InOffice mencantumkan dukungan integrasi dengan sistem lain melalui API atau mekanisme yang disepakati, termasuk SSO/login terpusat, sistem kepegawaian, SIAKAD, dan ERP.
Selain integrasi, InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, penomoran, tracking, hak akses, hingga arsip digital melalui satu sistem.
Pelajari lebih lanjut mengenai solusi InOffice Persuratan dan bagaimana sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.
Kesimpulan
SSO dan login terpisah memiliki karakteristik yang berbeda. Login terpisah dapat mencukupi untuk implementasi sederhana, sedangkan SSO aplikasi e-office semakin relevan ketika organisasi memiliki banyak pengguna dan berbagai aplikasi internal yang harus dikelola secara terintegrasi.
Karena itu, pemilihan model autentikasi sebaiknya mempertimbangkan skala pengguna, kesiapan infrastruktur TI, pengelolaan identitas, keamanan, dan kebutuhan integrasi jangka panjang.
Jika organisasi Anda sedang merencanakan digitalisasi persuratan atau membutuhkan aplikasi persuratan yang dapat disesuaikan dengan ekosistem TI internal, konsultasikan kebutuhan Anda bersama tim InOffice Persuratan untuk mendapatkan skema implementasi dan integrasi yang sesuai.
