Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Surat sudah selesai dibuat, tetapi prosesnya terhenti karena menunggu tanda tangan pimpinan. Dokumen kemudian dikirim melalui email atau aplikasi pesan, dicetak, ditandatangani, dipindai, lalu dikirim kembali. Proses seperti ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga membuat status approval dan versi akhir dokumen lebih sulit dilacak.
Tanda tangan digital membantu organisasi memindahkan proses tersebut ke dalam alur kerja digital. Ketika terintegrasi dengan aplikasi persuratan digital, proses mulai dari pembuatan surat, verifikasi, approval, penandatanganan, hingga pengarsipan dapat dikelola dengan lebih tertata.
Apa Itu Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan digital atau digital signature adalah mekanisme penandatanganan dokumen secara digital yang dapat digunakan untuk membantu memastikan identitas penanda tangan serta keutuhan dokumen.
Dalam regulasi Indonesia, istilah yang digunakan adalah Tanda Tangan Elektronik (TTE). PP Nomor 71 Tahun 2019 menyebutkan bahwa TTE berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik. Regulasi tersebut juga membedakan TTE menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.
Tanda Tangan Digital Berbeda dengan Gambar Tanda Tangan
Menempelkan hasil pindai tanda tangan ke dokumen Word atau PDF tidak otomatis memiliki mekanisme verifikasi seperti digital signature.
Pada tanda tangan elektronik dengan mekanisme yang memenuhi persyaratan, perubahan terhadap informasi elektronik setelah proses penandatanganan dapat diketahui dan terdapat mekanisme untuk mengidentifikasi penanda tangan.
Karena itu, organisasi perlu mempertimbangkan bukan hanya bagaimana tanda tangan terlihat pada surat, tetapi juga bagaimana identitas, persetujuan, dan integritas dokumen dapat diverifikasi.
Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Digital dalam Persuratan?
Dalam aplikasi persuratan digital, penandatanganan idealnya menjadi bagian dari keseluruhan workflow surat, bukan proses yang berdiri sendiri.
1. Surat Dibuat atau Diajukan
Staf membuat draft surat melalui sistem sesuai format dan kewenangan organisasi. Dokumen kemudian diteruskan kepada pihak yang bertugas memeriksa atau memberikan persetujuan.
2. Surat Masuk ke Proses Verifikasi dan Approval
Sebelum ditandatangani, surat dapat melalui approval digital secara bertahap. Reviewer dapat memeriksa isi surat sebelum dokumen diteruskan kepada pejabat yang berwenang.
Cara ini membantu mengurangi pengiriman file berulang melalui email atau aplikasi pesan.
3. Pejabat Melakukan Penandatanganan
Setelah memperoleh persetujuan, dokumen masuk ke tahap penandatanganan sesuai mekanisme yang diterapkan organisasi.
UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang perubahan kedua UU ITE juga mengatur penggunaan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik untuk pembuatan Tanda Tangan Elektronik.
4. Dokumen Dapat Diverifikasi
Tahap penting berikutnya adalah verifikasi dokumen. Organisasi perlu memastikan dokumen final dapat diperiksa keutuhan dan autentikasinya sesuai jenis tanda tangan elektronik yang digunakan.
5. Surat Didistribusikan dan Diarsipkan
Surat yang telah selesai kemudian dapat didistribusikan dan disimpan dalam arsip digital. Dengan demikian, prosesnya membentuk satu alur:
Draft → Verifikasi → Approval → Penandatanganan → Distribusi → Arsip
Manfaat Tanda Tangan Digital dalam Persuratan
Implementasi tanda tangan surat online bukan sekadar mengganti tanda tangan di atas kertas menjadi format digital. Integrasi dengan workflow persuratan memberikan beberapa manfaat.
Mempercepat approval surat. Dokumen tidak perlu terus berpindah secara fisik untuk memperoleh persetujuan.
Mendukung proses dari berbagai lokasi. Pimpinan dapat memproses dokumen melalui sistem sesuai hak akses dan mekanisme organisasi.
Mempermudah pelacakan status. Staf dapat mengetahui apakah surat masih berupa draft, menunggu approval, atau sudah selesai.
Mendukung verifikasi dokumen. Dokumen yang ditandatangani dengan mekanisme yang sesuai dapat diperiksa integritas dan autentikasinya.
Mempermudah pengarsipan. Surat final tidak tercecer di berbagai folder, email, atau perangkat pengguna.
Tanda Tangan Digital Saja Belum Cukup
Menggunakan aplikasi tanda tangan secara terpisah belum tentu menyelesaikan persoalan administrasi persuratan.
Bayangkan jika draft dibuat di satu aplikasi, approval dilakukan melalui WhatsApp, tanda tangan menggunakan layanan berbeda, dan dokumen akhirnya disimpan pada folder pribadi. Tanda tangan sudah digital, tetapi proses administrasinya tetap terfragmentasi.
Karena itu, organisasi perlu mengintegrasikan penandatanganan dengan pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, penomoran, tracking, dan arsip.
Baca juga: Layanan Aplikasi Persuratan Digital: Dari Implementasi hingga Pendampingan Penggunaan.
Fitur yang Perlu Ada pada Aplikasi Persuratan Digital
Sebelum memilih sistem untuk pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, kampus, maupun perusahaan, beberapa kemampuan yang perlu diperhatikan antara lain:
workflow approval sesuai kewenangan;
tracking status surat;
pengelolaan surat masuk dan surat keluar;
disposisi digital;
penomoran surat;
arsip dan pencarian dokumen; serta
riwayat aktivitas atau audit trail.
Dengan fitur tersebut, digitalisasi tidak berhenti pada proses tanda tangan, tetapi mencakup siklus pengelolaan surat secara menyeluruh.
Kelola Persuratan Lebih Terintegrasi dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses surat dalam satu platform, mulai dari pencatatan surat masuk, pembuatan surat keluar, disposisi pimpinan, approval, penomoran, hingga arsip digital yang mudah dicari.
Dengan workflow yang lebih terintegrasi, organisasi dapat mengurangi proses manual sekaligus membuat status dan riwayat persuratan lebih mudah dipantau.
Jika instansi atau perusahaan Anda sedang merencanakan transformasi persuratan digital, konsultasikan kebutuhan Anda dan jadwalkan demo InOffice Persuratan untuk menentukan workflow yang sesuai dengan proses administrasi organisasi.
Kesimpulan
Tanda tangan digital dapat mempercepat proses persetujuan dan penandatanganan dokumen. Namun, manfaat yang lebih besar diperoleh ketika proses tersebut menjadi bagian dari aplikasi persuratan digital yang menghubungkan draft, verifikasi, approval, penandatanganan, distribusi, dan arsip.
Dengan pendekatan terintegrasi, organisasi dapat membangun administrasi persuratan yang lebih cepat, tertata, mudah dilacak, dan sesuai kebutuhan transformasi digital.
