Tanda tangan digital adalah metode untuk menandatangani dokumen elektronik dengan teknologi yang membantu memverifikasi identitas penanda tangan sekaligus menjaga integritas dokumen. Berbeda dengan sekadar gambar tanda tangan yang ditempel pada PDF, digital signature umumnya menggunakan mekanisme kriptografi dan sertifikat elektronik.

Di Indonesia, regulasi menggunakan istilah Tanda Tangan Elektronik (TTE). TTE memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Ketentuannya antara lain diatur dalam PP Nomor 71 Tahun 2019 dan Permenkominfo Nomor 11 Tahun 2022.

Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Secara sederhana, tanda tangan digital atau digital signature merupakan teknologi yang menghubungkan identitas penanda tangan dengan dokumen elektronik dan memungkinkan perubahan pada dokumen setelah penandatanganan terdeteksi.

Dalam praktiknya, istilah tanda tangan digital sering digunakan bergantian dengan tanda tangan elektronik. Namun, secara teknis keduanya tidak selalu sama.

Tanda tangan elektronik merupakan istilah yang lebih luas, sedangkan digital signature umumnya merujuk pada metode tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi kriptografi dan sertifikat digital.

Baca juga: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Nonsertifikasi 

Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Tanda Tangan Scan

Menempelkan gambar tanda tangan ke Word atau PDF tidak otomatis membuat dokumen memiliki mekanisme keamanan digital signature.

Karena itu, organisasi yang menangani dokumen penting sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan tampilannya, tetapi juga mekanisme autentikasi dan verifikasi di belakangnya.

Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Digital?

Prosesnya dapat disederhanakan menjadi beberapa tahap:

1. Identitas penanda tangan diverifikasi.
2. Sistem membuat data unik dari dokumen menggunakan fungsi hash.
3. Data tersebut diproses menggunakan mekanisme kriptografi.
4. Tanda tangan digital dilekatkan atau diasosiasikan dengan dokumen.
5. Penerima dapat melakukan verifikasi terhadap identitas dan integritas dokumen.

Jika isi dokumen berubah setelah proses penandatanganan, mekanisme verifikasi dapat menunjukkan adanya perubahan.

PP 71 Tahun 2019 mensyaratkan, antara lain, adanya cara untuk mengetahui perubahan pada TTE maupun informasi elektronik setelah penandatanganan serta cara mengidentifikasi penanda tangan.

Apakah Tanda Tangan Digital Sah Secara Hukum?

Ya, penggunaan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia memiliki dasar hukum.

Beberapa regulasi yang relevan meliputi:

• UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang ITE, sebagaimana terakhir diubah dengan UU Nomor 1 Tahun 2024;
• PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik;
• Permenkominfo Nomor 11 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik.

TTE Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi

Regulasi membedakan TTE menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

TTE tersertifikasi harus menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia serta perangkat pembuat TTE tersertifikasi. Sementara itu, TTE tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia.

Perbedaan ini penting karena jenis TTE dapat memengaruhi kekuatan nilai pembuktian apabila terjadi sengketa.

Manfaat Tanda Tangan Digital bagi Organisasi

Bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, kampus, swasta, maupun perbankan, tanda tangan digital dapat membantu:

• mempercepat proses persetujuan dokumen;
• memungkinkan pimpinan menandatangani dokumen tanpa harus berada di kantor;
• membantu memastikan identitas penanda tangan;
• menjaga integritas dokumen elektronik;
• mengurangi proses cetak dan distribusi dokumen fisik;
• membuat proses administrasi lebih mudah ditelusuri;
• mendukung transformasi digital dan paperless office.

Contoh Penggunaan Tanda Tangan Digital

Implementasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap sektor.

Instansi Pemerintah

Digunakan pada naskah dinas, surat keputusan, surat tugas, persetujuan, dan dokumen administrasi elektronik.

BUMN/BUMD dan Swasta

Dapat diterapkan pada kontrak, memo internal, purchase order, dokumen HR, hingga workflow persetujuan.

Kampus

Tanda tangan digital dapat mendukung surat akademik, surat tugas, keputusan pimpinan, serta administrasi mahasiswa.

Perbankan

Penggunaannya dapat mendukung dokumen dan persetujuan elektronik dengan tetap memperhatikan ketentuan hukum serta regulasi sektoral yang berlaku.

Cara Memilih Solusi Tanda Tangan Digital

Untuk penggunaan organisasi, jangan hanya melihat kemudahan membubuhkan tanda tangan. Pertimbangkan juga:

• mekanisme verifikasi identitas;
• penggunaan PSrE sesuai kebutuhan;
• sertifikat elektronik;
• audit trail;
• timestamp;
• pengaturan hak akses;
• keamanan dan perlindungan data;
• dukungan API;
• integrasi dengan sistem persuratan atau e-office;
• dukungan teknis dan SLA.

Integrasi Tanda Tangan Digital dengan Sistem Persuratan

Efisiensi akan lebih optimal ketika proses penandatanganan menjadi bagian dari workflow dokumen.

Alurnya dapat berupa:

Draft surat → Review → Approval → Penomoran → Tanda Tangan Elektronik → Distribusi → Tracking → Arsip Digital

Dengan sistem seperti inOffice Persuratan, organisasi dapat mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, penomoran, arsip, tracking, hingga mendukung integrasi Tanda Tangan Elektronik dalam satu workflow.

Pelajari inOffice Persuratan untuk digitalisasi administrasi surat organisasi.

FAQ Tanda Tangan Digital

Apakah tanda tangan digital sah?

TTE memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.

Apakah tanda tangan scan termasuk tanda tangan digital?

Gambar hasil scan tidak dengan sendirinya memiliki mekanisme kriptografi, sertifikat elektronik, atau kemampuan mendeteksi perubahan dokumen sebagaimana digital signature.

Apa itu PSrE?

PSrE adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik, yaitu pihak yang menyelenggarakan layanan terkait Sertifikat Elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.

Bagaimana mengecek tanda tangan digital?

Periksa status validasi dokumen, identitas penanda tangan, sertifikat elektronik, waktu penandatanganan, serta apakah dokumen mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Apakah tanda tangan digital bisa digunakan untuk surat resmi?

Dapat digunakan pada dokumen elektronik sesuai kebutuhan organisasi, dengan tetap memperhatikan jenis dokumen serta ketentuan peraturan dan regulasi sektoral yang berlaku.

Kesimpulan

Tanda tangan digital bukan sekadar gambar tanda tangan pada dokumen. Teknologi ini memungkinkan identitas penanda tangan dan integritas dokumen diverifikasi sehingga mendukung proses administrasi yang lebih aman, cepat, dan terdokumentasi.

Bagi organisasi dengan volume dokumen tinggi, manfaatnya akan semakin besar ketika TTE terintegrasi langsung dengan sistem persuratan dan workflow approval.

Masih menjalankan proses draft, approval, tanda tangan, distribusi, dan arsip surat secara terpisah? Gunakan inOffice Persuratan untuk mengelola proses surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, tracking, arsip digital, hingga integrasi Tanda Tangan Elektronik dalam satu sistem.

Konsultasikan kebutuhan persuratan digital instansi atau perusahaan Anda dengan tim kami untuk mendapatkan solusi yang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan organisasi.

Referensi resmi:

UU Nomor 1 Tahun 2024 – JDIH Kemkomdigi

PP Nomor 71 Tahun 2019 – JDIH Kemkomdigi

Permenkominfo Nomor 11 Tahun 2022 – JDIH Kemkomdigi