Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Digitalisasi administrasi membuat pengelolaan surat dan naskah dinas tidak lagi harus bergantung pada dokumen fisik. Pada instansi pemerintah maupun organisasi lain yang memiliki proses persuratan formal, Tata Naskah Dinas Elektronik atau TNDE dapat membantu pengelolaan naskah melalui sistem elektronik agar proses pencatatan, distribusi, disposisi, persetujuan, penelusuran, dan penyimpanan dokumen dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
Penerapan TNDE bukan sekadar memindahkan surat dari kertas menjadi file digital. Organisasi juga perlu memperhatikan tata naskah, struktur kewenangan, prosedur persuratan, pengelolaan arsip, hak akses, hingga alur persetujuan yang digunakan.
Karena kebutuhan setiap organisasi berbeda, aplikasi TNDE idealnya tidak hanya menyediakan fitur persuratan, tetapi juga dapat mengikuti SOP dan proses kerja organisasi.
Apa Itu Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)?
Tata Naskah Dinas Elektronik adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dengan memanfaatkan teknologi dan sistem elektronik untuk mendukung proses administrasi serta komunikasi kedinasan.
Dalam konteks instansi pemerintah, PermenPANRB Nomor 6 Tahun 2011 mengatur Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah dan hingga September 2026 masih tercatat berstatus berlaku dalam Database Peraturan BPK.
Naskah dinas sendiri berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis dalam pelaksanaan tugas organisasi. Ketika proses tersebut dikelola secara elektronik, sistem dapat membantu menjaga alur naskah sejak dibuat atau diterima, diperiksa, disetujui, didistribusikan, ditindaklanjuti, hingga disimpan.
Dengan demikian, TNDE tidak hanya berkaitan dengan dokumen elektronik, tetapi juga dengan bagaimana proses persuratan dijalankan secara terstruktur melalui sistem.
Apa yang Dimaksud dengan Aplikasi TNDE?
Aplikasi TNDE adalah sistem yang digunakan untuk mendukung proses tata naskah dinas secara elektronik.
Fungsinya dapat mencakup pengelolaan surat masuk dan surat keluar, disposisi, pembuatan draft, review dan approval, penomoran surat, tanda tangan elektronik apabila dibutuhkan, pelacakan status surat, pengaturan hak akses, serta penyimpanan dan pencarian dokumen.
Aplikasi tata naskah dinas juga perlu menyesuaikan kondisi organisasi. Instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perguruan tinggi, dan perusahaan dapat memiliki struktur jabatan, format nomor surat, jenis naskah, dan jalur persetujuan yang berbeda.
Oleh karena itu, aplikasi TNDE sebaiknya tidak memaksakan satu workflow untuk seluruh organisasi.
Mengapa Penerapan TNDE Penting?
Pengelolaan naskah dinas secara elektronik dapat membantu organisasi meningkatkan ketertiban administrasi sekaligus mengurangi ketergantungan pada perpindahan dokumen fisik.
Pada proses manual, surat dapat berpindah dari satu meja ke meja lain sebelum diterima oleh pihak yang berwenang. Ketika dokumen harus diperiksa oleh beberapa pejabat, prosesnya dapat menjadi semakin panjang dan sulit dipantau.
Dengan aplikasi TNDE, aktivitas tersebut dapat dikelola melalui workflow elektronik. Surat dapat dicatat, diarahkan kepada pihak terkait, diberikan disposisi, diperiksa, disetujui, hingga disimpan dalam sistem.
Manfaatnya antara lain mempercepat distribusi naskah, mempermudah disposisi, menjaga konsistensi proses persetujuan, membantu mengetahui posisi surat, menyediakan riwayat aktivitas, serta mempermudah pencarian kembali dokumen.
Yang tidak kalah penting, TNDE dapat membantu organisasi menciptakan proses administrasi yang lebih mudah ditelusuri dan terdokumentasi.
Bagaimana Alur Tata Naskah Dinas Elektronik?
Alur TNDE dapat berbeda antarorganisasi. Namun, pada umumnya perjalanan sebuah naskah dapat digambarkan mulai dari registrasi hingga penyimpanan arsip.
1. Penerimaan dan Registrasi Surat
Untuk surat masuk, proses dapat dimulai ketika surat diterima dan dicatat ke dalam aplikasi. Informasi seperti nomor surat, tanggal, pengirim, perihal, tujuan, sifat surat, dan dokumen pendukung dapat dimasukkan sebagai metadata.
Pencatatan tersebut menjadi dasar agar surat dapat ditemukan dan ditelusuri selama proses berlangsung.
2. Distribusi dan Disposisi
Setelah diregistrasi, surat diteruskan kepada pimpinan atau unit yang berwenang.
Pimpinan dapat memberikan disposisi, instruksi, atau arahan tindak lanjut kepada unit maupun pejabat terkait melalui sistem.
Dengan alur digital, organisasi dapat melihat kepada siapa surat diteruskan dan bagaimana tindak lanjutnya.
3. Penyusunan Draft Naskah
Untuk surat keluar, proses biasanya dimulai dari pembuatan draft.
Pengguna dapat membuat naskah berdasarkan format dan template yang telah ditetapkan organisasi. Draft tersebut kemudian diteruskan kepada pejabat atau unit yang memiliki kewenangan untuk melakukan pemeriksaan.
4. Review dan Approval
Sebuah naskah dapat membutuhkan satu atau beberapa tingkat pemeriksaan sebelum diterbitkan.
Aplikasi TNDE sebaiknya mampu menyesuaikan jalur approval berdasarkan jenis surat, unit kerja, pejabat penandatangan, atau kebijakan organisasi.
Dengan demikian, proses persetujuan tidak harus menggunakan workflow yang sama untuk seluruh jenis naskah.
5. Penomoran dan Penandatanganan
Setelah naskah memperoleh persetujuan, surat dapat diberikan nomor sesuai format yang berlaku.
Jika organisasi sudah menggunakan tanda tangan elektronik, proses penandatanganan juga dapat diintegrasikan ke dalam workflow persuratan sesuai layanan dan mekanisme yang digunakan organisasi.
6. Distribusi dan Penyimpanan
Naskah yang telah diterbitkan dapat didistribusikan kepada penerima.
Riwayat proses tetap tersimpan sehingga organisasi dapat mengetahui tahapan yang telah dilalui sebuah surat. Dokumen yang telah selesai diproses kemudian dapat disimpan dan dikelola sesuai kebijakan pengarsipan organisasi.
Fitur yang Perlu Dipertimbangkan dalam Aplikasi TNDE
Tidak semua aplikasi tata naskah dinas memiliki kemampuan yang sama. Karena itu, organisasi sebaiknya tidak hanya melihat apakah sebuah sistem mempunyai menu surat masuk dan surat keluar.
Yang lebih penting adalah apakah sistem mampu mengikuti proses tata naskah yang sebenarnya.
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Aplikasi perlu mendukung proses pencatatan surat masuk serta pembuatan, pemeriksaan, penerbitan, dan penyimpanan surat keluar.
Informasi dari kedua proses tersebut sebaiknya dapat ditelusuri dari satu sistem sehingga pengguna tidak harus mengelola dokumen melalui banyak media terpisah.
Template Naskah
Setiap organisasi dapat memiliki format surat yang berbeda.
Template membantu menjaga konsistensi struktur naskah sekaligus mengurangi pekerjaan berulang ketika pengguna membuat surat dengan format yang sama.
Penomoran Surat
Format nomor surat dapat bergantung pada jenis dokumen, unit kerja, kode klasifikasi, periode, atau kebijakan organisasi.
Karena itu, aplikasi TNDE sebaiknya mampu mengakomodasi beberapa format penomoran dan membantu mencegah penggunaan nomor yang tidak sesuai.
Disposisi dan Approval Berjenjang
Workflow menjadi salah satu aspek penting dalam aplikasi TNDE.
Sistem perlu mampu mengikuti struktur organisasi dan kewenangan pengguna, baik untuk proses disposisi, review, persetujuan maupun penandatanganan.
Hak Akses
Tidak seluruh pengguna boleh mengakses semua naskah.
Pengaturan hak akses berdasarkan pengguna, jabatan, unit kerja, atau peran tertentu membantu organisasi mengelola siapa yang dapat melihat maupun memproses sebuah dokumen.
Tracking dan Audit Trail
Tracking membantu pengguna mengetahui status naskah, sedangkan audit trail membantu merekam aktivitas yang terjadi di dalam sistem.
Keduanya berguna ketika organisasi perlu mengetahui kapan sebuah surat diproses, siapa yang melakukan tindakan tertentu, atau di tahap mana sebuah proses berhenti.
Arsip dan Pencarian Dokumen
Semakin banyak surat yang dikelola, semakin penting kemampuan pencarian.
Sistem perlu memudahkan pengguna menemukan kembali dokumen berdasarkan informasi seperti nomor surat, tanggal, perihal, pengirim, penerima, ataupun metadata lain yang digunakan organisasi.
Integrasi dengan Sistem Lain
Dalam implementasi yang lebih luas, aplikasi TNDE dapat membutuhkan integrasi dengan layanan tanda tangan elektronik, Single Sign-On (SSO), sistem kepegawaian, ERP, SIAKAD, maupun aplikasi internal lainnya.
Integrasi membantu mengurangi proses manual ketika satu aktivitas persuratan berhubungan dengan sistem lain.
Dasar Hukum Tata Naskah Dinas Elektronik
Dasar hukum dan pedoman yang perlu diperhatikan dapat berbeda bergantung pada jenis organisasi.
Karena itu, regulasi untuk instansi pemerintah tidak sebaiknya langsung diterapkan dengan asumsi yang sama kepada BUMN/BUMD, perguruan tinggi, atau perusahaan swasta.
PermenPANRB Nomor 6 Tahun 2011
PermenPANRB Nomor 6 Tahun 2011 merupakan regulasi yang secara khusus membahas Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. Regulasi ini ditetapkan pada 24 Februari 2011 dan saat ini masih tercatat berstatus berlaku.
Peraturan tersebut menjadi salah satu rujukan penting ketika membahas TNDE dalam konteks instansi pemerintah.
Namun, tata naskah dinas saat ini juga perlu dilihat bersama perkembangan regulasi lain yang berkaitan dengan tata naskah dan kearsipan.
Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 mengatur Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dan saat ini juga berstatus berlaku.
Peraturan tersebut mencakup antara lain jenis dan bentuk naskah dinas, pembuatan naskah, pengamanan, pejabat penandatangan, serta pengendalian naskah dinas. Pedoman ini juga memberi perhatian terhadap penyelenggaraan tata naskah menggunakan media elektronik.
Permendagri Nomor 1 Tahun 2023
Untuk lingkungan pemerintah daerah, terdapat Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.
Regulasi tersebut mulai berlaku pada 15 Februari 2023 dan mencabut Permendagri Nomor 54 Tahun 2009.
Selain regulasi tersebut, instansi pemerintah juga perlu memperhatikan kebijakan SPBE dan pengelolaan kearsipan dinamis yang berlaku. Dalam konteks tersebut, terdapat aplikasi umum pemerintah seperti SRIKANDI untuk bidang kearsipan dinamis. Pembahasan mengenai aplikasi tersebut perlu ditempatkan sesuai kebutuhan dan ketentuan instansi, dan tidak menjadikan istilah TNDE identik dengan satu aplikasi tertentu.
Kebijakan dan SOP Organisasi
Di luar regulasi nasional, implementasi tata naskah juga dipengaruhi kebijakan internal.
Organisasi dapat mempunyai aturan tersendiri mengenai jenis surat, format naskah, penomoran, kewenangan penandatangan, klasifikasi informasi, disposisi, pengarsipan, hingga masa penyimpanan dokumen.
Karena itu, implementasi aplikasi TNDE perlu diawali dengan memahami bagaimana proses tata naskah berjalan di organisasi, bukan hanya menyalin konfigurasi dari organisasi lain.
Penerapan TNDE pada Berbagai Jenis Organisasi
Instansi Pemerintah
Meskipun istilah tata naskah dinas sangat dekat dengan pemerintahan, kebutuhan digitalisasi persuratan juga ditemukan pada BUMN/BUMD, perguruan tinggi, dan perusahaan swasta.
Perbedaannya terletak pada aturan, jenis dokumen, struktur kewenangan, dan proses bisnis yang digunakan.
Instansi Pemerintah
Pada instansi pemerintah, penerapan TNDE memiliki hubungan erat dengan tata naskah dinas, kewenangan pejabat, pengelolaan kearsipan, dan kebijakan pemerintahan berbasis elektronik.
Karena itu, evaluasi aplikasi tidak cukup dilakukan berdasarkan daftar fitur. Instansi juga perlu memastikan bahwa workflow, jenis naskah, dan proses pengelolaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
BUMN dan BUMD
BUMN dan BUMD dapat memiliki banyak unit, kantor cabang, atau struktur kewenangan yang berjenjang.
Kondisi tersebut membuat fleksibilitas workflow, disposisi, approval, serta penomoran surat menjadi penting.
Sistem idealnya dapat mengikuti SOP perusahaan tanpa memaksakan satu alur kepada semua unit.
Perguruan Tinggi
Persuratan di perguruan tinggi dapat melibatkan rektorat, fakultas, program studi, biro, lembaga, dan berbagai unit pendukung.
Kebutuhan sistem dapat mencakup surat dinas, surat tugas, surat keputusan, disposisi, persetujuan pejabat, hingga integrasi dengan sistem internal kampus.
Karena struktur kampus dapat cukup kompleks, aplikasi perlu mampu mengikuti hubungan antarunit dan delegasi kewenangan.
Perusahaan Swasta
Bagi perusahaan swasta, aplikasi tata naskah atau sistem persuratan dapat membantu standardisasi surat, proses approval, penomoran, pengelolaan dokumen lintas divisi maupun cabang, serta dokumentasi riwayat aktivitas.
Kebutuhan tersebut menjadi semakin penting ketika volume surat meningkat dan proses persetujuan melibatkan banyak pihak.
Cara Memilih Aplikasi TNDE yang Sesuai Kebutuhan
Memilih aplikasi TNDE sebaiknya tidak dimulai dengan pertanyaan, “Berapa banyak fitur yang tersedia?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah, “Apakah sistem dapat mengikuti proses kerja organisasi?”
Sebelum menentukan aplikasi, organisasi sebaiknya mengevaluasi kesesuaian sistem dengan SOP dan tata naskah, fleksibilitas workflow, pengaturan template serta nomor surat, hak akses, audit trail, kebutuhan integrasi, keamanan, model implementasi, hingga dukungan vendor.
Kemampuan konfigurasi menjadi penting karena sistem yang digunakan pemerintah daerah belum tentu memiliki kebutuhan workflow yang sama dengan BUMN, perguruan tinggi, maupun perusahaan dengan banyak cabang.
Organisasi juga sebaiknya memetakan proses persuratan sebelum implementasi, mulai dari siapa yang membuat naskah, siapa yang memeriksa, siapa yang menyetujui, bagaimana nomor diterbitkan, bagaimana dokumen didistribusikan, hingga bagaimana arsip dikelola.
Dengan cara tersebut, teknologi mengikuti proses bisnis yang telah dirancang dengan baik, bukan sebaliknya.
Bagaimana inOffice Mendukung Pengelolaan Tata Naskah Dinas?
inOffice Persuratan merupakan solusi pengelolaan persuratan digital yang dapat membantu organisasi menangani proses surat masuk, surat keluar, disposisi, penomoran, draft dan approval, tracking status, arsip digital, notifikasi, hak akses, serta audit trail. Informasi produk saat ini juga mencakup dukungan integrasi tanda tangan elektronik dan penyesuaian workflow sesuai kebutuhan organisasi.
Dalam implementasinya, pemetaan struktur jabatan, format nomor surat, jalur approval, jenis naskah, dan hak akses perlu dilakukan terlebih dahulu karena setiap organisasi dapat memiliki proses yang berbeda.
Pendekatan tersebut membantu aplikasi tidak sekadar mendigitalisasi surat, tetapi benar-benar mendukung proses persuratan yang digunakan organisasi.
FAQ Seputar Tata Naskah Dinas Elektronik
Apa itu TNDE?
TNDE atau Tata Naskah Dinas Elektronik adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dengan memanfaatkan sistem elektronik untuk membantu proses pembuatan, pengelolaan, distribusi, disposisi, persetujuan, penelusuran, dan penyimpanan naskah.
Apa fungsi aplikasi TNDE?
Aplikasi TNDE berfungsi membantu pengelolaan proses persuratan secara elektronik, antara lain surat masuk dan surat keluar, disposisi, draft dan approval, penomoran, tracking status, pengaturan hak akses, serta penyimpanan dokumen.
Apakah TNDE hanya digunakan oleh instansi pemerintah?
Istilah TNDE secara regulatif sangat erat dengan instansi pemerintah. Namun, prinsip digitalisasi tata naskah dan pengelolaan persuratan juga dapat diterapkan pada BUMN/BUMD, perguruan tinggi, maupun perusahaan dengan menyesuaikan SOP, kebijakan, dan regulasi yang berlaku pada organisasi tersebut.
Apa dasar hukum TNDE?
Dalam konteks instansi pemerintah, salah satu rujukan utamanya adalah PermenPANRB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. Tata naskah saat ini juga perlu memperhatikan regulasi lain yang relevan, antara lain Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 dan, untuk pemerintah daerah, Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Apakah aplikasi TNDE harus mendukung tanda tangan elektronik?
Tidak semua implementasi memiliki kebutuhan yang sama. Jika proses penerbitan naskah organisasi membutuhkan tanda tangan elektronik, integrasi TTE dapat menjadi salah satu kemampuan yang perlu dievaluasi dalam aplikasi.
Apa yang perlu disiapkan sebelum menerapkan aplikasi TNDE?
Organisasi sebaiknya memetakan jenis naskah, struktur organisasi, kewenangan pengguna, format penomoran, jalur disposisi dan approval, kebutuhan tanda tangan, pengarsipan, hak akses, integrasi sistem, serta SOP yang berlaku.
Kesimpulan
Tata Naskah Dinas Elektronik bukan sekadar mengubah surat fisik menjadi file digital. TNDE berkaitan dengan bagaimana proses tata naskah dikelola secara elektronik dari awal hingga akhir, mulai dari pencatatan, disposisi, penyusunan draft, review, approval, penomoran, distribusi, tracking, hingga penyimpanan dokumen.
Aplikasi TNDE yang tepat juga tidak hanya dinilai dari banyaknya fitur. Sistem perlu mampu mengikuti tata naskah, struktur kewenangan, SOP, dan kebutuhan organisasi.
Bagi instansi pemerintah, kesesuaian terhadap regulasi dan tata kelola pemerintahan perlu mendapat perhatian khusus. Sementara pada BUMN/BUMD, perguruan tinggi, dan perusahaan swasta, penerapan perlu disesuaikan dengan proses serta kebijakan masing-masing organisasi.
Dengan pemetaan kebutuhan yang tepat, aplikasi TNDE dapat membantu membangun pengelolaan persuratan yang lebih tertib, mudah dipantau, terdokumentasi, dan sesuai dengan proses kerja organisasi.
