Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Aplikasi persuratan sudah selesai dikonfigurasi, fitur utama sudah dapat digunakan, dan vendor menyatakan sistem siap. Apakah artinya aplikasi bisa langsung digunakan seluruh pegawai?
Belum tentu.
Sebelum sistem masuk ke lingkungan produksi, organisasi perlu melakukan UAT aplikasi persuratan atau User Acceptance Testing. Tahap ini penting bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan yang ingin memastikan aplikasi benar-benar sesuai dengan proses administrasi yang berlaku.
UAT tidak sekadar memastikan tombol dapat diklik. Pengujian harus membuktikan bahwa proses surat masuk, disposisi, surat keluar, approval, penomoran, hak akses, hingga pengarsipan dapat berjalan sesuai kebutuhan pengguna.
Apa Itu UAT Aplikasi Persuratan?
User Acceptance Testing (UAT) adalah pengujian yang dilakukan oleh pengguna atau perwakilan bisnis untuk memastikan sistem memenuhi requirement dan dapat digunakan dalam proses operasional sehari-hari.
UAT berbeda dengan pengujian oleh developer atau tim Quality Assurance (QA).
Developer dapat memastikan fitur disposisi secara teknis berfungsi. Namun, saat UAT, organisasi perlu memastikan pertanyaan yang lebih spesifik, seperti:
Apakah surat dapat diterima admin, diteruskan kepada pimpinan, didisposisikan ke unit yang tepat, diterima pengguna sesuai hak akses, serta tercatat riwayat prosesnya?
Microsoft menempatkan UAT sebagai bagian penting dari kesiapan sistem sebelum go-live. Pengujian sebaiknya mencakup requirement dalam scope, proses normal maupun edge case, role pengguna yang sesuai, dan persetujuan dari stakeholder bisnis.
Kapan UAT Aplikasi Persuratan Dilakukan?
Secara umum, UAT dilakukan setelah konfigurasi atau development utama selesai dan pengujian internal vendor telah dilakukan.
Alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Requirement → Konfigurasi/Development → Internal Testing → UAT → Perbaikan → Retest → Sign-Off → Go-Live
Sebelum UAT dimulai, sebaiknya sudah tersedia requirement yang disepakati, environment pengujian, akun berdasarkan role pengguna, data uji yang representatif, serta test scenario.
UAT juga sebaiknya melibatkan lebih dari tim IT. Admin persuratan, tata usaha, sekretariat, pimpinan, perwakilan unit kerja, project owner, dan vendor dapat dilibatkan sesuai proses yang diuji.
Checklist UAT Aplikasi Persuratan Sebelum Go-Live
Berikut beberapa area penting yang perlu masuk dalam checklist UAT aplikasi:
Login dan hak akses. Pastikan setiap pengguna memperoleh menu dan akses sesuai jabatan atau unitnya. Uji juga apakah pengguna yang tidak berwenang dapat membuka surat atau dokumen tertentu.
Surat masuk. Uji pencatatan nomor surat, tanggal, pengirim, perihal, klasifikasi, tujuan, serta attachment. Coba pula kondisi ketika data wajib tidak diisi atau terdapat data duplikat.
Distribusi dan disposisi. Simulasikan alur dari admin menerima surat, pimpinan memberikan disposisi, hingga unit terkait menerima dan menindaklanjutinya.
Surat keluar dan approval. Uji proses draft, review, revisi, approval, hingga penerbitan surat. Jangan hanya menguji kondisi ketika surat langsung disetujui.
Penomoran surat. Pastikan format nomor, kode unit, jenis surat, tahun, dan urutan sesuai aturan organisasi serta tidak menghasilkan nomor ganda.
Dokumen dan attachment. Periksa upload, preview, download, batas ukuran file, format file, serta akses terhadap attachment berdasarkan role.
Tracking dan notifikasi. Pastikan perubahan status surat serta notifikasi diterima pengguna yang tepat pada tahapan yang sesuai.
Arsip dan pencarian. Uji pencarian menggunakan nomor surat, tanggal, perihal, pengirim, unit, atau metadata lain yang tersedia.
Audit trail. Periksa apakah aktivitas penting dapat ditelusuri, termasuk pengguna yang membuat, mengubah, memberikan disposisi atau approval, serta waktu aktivitas.
Integrasi dan tanda tangan elektronik. Jika termasuk dalam scope proyek, uji integrasi dengan sistem lain atau layanan Tanda Tangan Elektronik (TTE), termasuk skenario ketika integrasi gagal.
Laporan dan rekap. Cocokkan jumlah transaksi, periode, status, dan unit pada laporan dengan data aktual yang telah diuji.
Skenario tidak normal. Uji file terlalu besar, approval ditolak, user tidak aktif, nomor duplikat, koneksi integrasi gagal, maupun akses oleh pengguna tanpa kewenangan.
Microsoft juga merekomendasikan agar UAT tidak hanya menguji happy path, tetapi seluruh requirement dalam scope dan berbagai skenario pengecualian yang mungkin terjadi.
Contoh Test Case UAT Aplikasi Persuratan
Dokumentasi UAT tidak perlu rumit, tetapi setiap pengujian sebaiknya memiliki hasil yang dapat diverifikasi.
| ID | Skenario | Expected Result | Status |
|---|---|---|---|
| UAT-01 | Input surat masuk | Surat tersimpan sesuai data yang dimasukkan | Pass |
| UAT-02 | Disposisi pimpinan | Unit tujuan menerima disposisi | Pass |
| UAT-03 | Penomoran surat | Nomor mengikuti format organisasi | Fail |
Kolom dapat dilengkapi dengan actual result, evidence, severity, PIC perbaikan, target penyelesaian, dan hasil retest.
Bagaimana Menangani Temuan Saat UAT?
Tidak semua temuan memiliki arti yang sama.
Defect terjadi ketika sistem tidak bekerja sesuai requirement yang telah disepakati. Sementara itu, change request merupakan permintaan fungsi atau perubahan baru yang sebelumnya tidak termasuk scope.
Setiap defect sebaiknya dicatat, diberikan PIC, diperbaiki, kemudian diuji kembali melalui retest.
Proses sederhananya adalah:
Temuan → Perbaikan → Retest → Pass → Closed
Pemisahan defect dan change request penting agar UAT tidak berubah menjadi penambahan scope tanpa batas.
Kapan Sistem Dapat Dinyatakan Siap Go-Live?
UAT dapat dianggap selesai ketika proses bisnis kritis sudah berhasil diuji, defect utama telah diselesaikan, retest telah dilakukan, bukti pengujian tersedia, dan stakeholder memberikan UAT sign-off.
Keputusan akhirnya dapat dibagi menjadi:
Go
Proses kritis telah berjalan dan tidak terdapat blocker yang menghambat operasional.
Conditional Go
Masih terdapat masalah minor, tetapi organisasi menerima risiko atau memiliki workaround yang disepakati.
No-Go
Masih terdapat kegagalan pada proses penting, misalnya disposisi salah tujuan, approval tidak berjalan, nomor surat tidak sesuai, atau pengguna tanpa kewenangan dapat membuka dokumen.
Setelah UAT, Apa yang Perlu Dipersiapkan?
UAT bukan satu-satunya persiapan menuju produksi. Organisasi tetap perlu memastikan konfigurasi final, data, akun pengguna, training, cutover, support, dan monitoring awal telah dipersiapkan.
Untuk memahami proses implementasi secara lebih luas, baca juga Layanan Aplikasi Persuratan Digital: Dari Implementasi hingga Pendampingan Penggunaan
Persiapkan Implementasi Persuratan Digital Bersama InOffice
Sistem belum dapat dinyatakan siap hanya karena semua fitur telah selesai dibuat. Organisasi perlu membuktikan bahwa workflow, role pengguna, disposisi, approval, penomoran, arsip, dan proses kritis lainnya dapat berjalan sesuai kebutuhan.
InOffice Persuratan mendukung pengelolaan surat masuk dan keluar, disposisi, approval, penomoran, arsip digital, tracking, hak akses, hingga kebutuhan workflow persuratan yang dapat disesuaikan dengan SOP organisasi.
Jika instansi atau perusahaan Anda sedang merencanakan pengadaan, implementasi, atau digitalisasi persuratan, konsultasikan kebutuhan Anda bersama tim Integra Teknologi Solusi dan lihat bagaimana InOffice Persuratan dapat diterapkan sesuai proses kerja organisasi.
