Kebutuhan teknologi informasi di perusahaan terus berkembang. Satu unit membutuhkan aplikasi baru, manajemen ingin dashboard yang lebih cepat, tim TI merencanakan peningkatan infrastruktur, sementara kebutuhan integrasi, keamanan informasi, dan pengelolaan data juga semakin kompleks.
Persoalannya bukan lagi sekadar teknologi apa yang harus digunakan. Decision maker perlu menentukan inisiatif TI mana yang menjadi prioritas, kapan harus dilaksanakan, dan bagaimana investasi tersebut mendukung sasaran organisasi.
Kondisi tersebut membuat perusahaan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun instansi pemerintah membutuhkan arah pengembangan TI yang lebih terstruktur.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Arah Pengembangan TI?
Tanpa perencanaan yang jelas, pengembangan TI berisiko menjadi sekumpulan proyek yang berjalan sendiri-sendiri.
Aplikasi dapat bertambah tanpa integrasi yang memadai. Infrastruktur terus ditingkatkan tanpa mempertimbangkan kebutuhan jangka panjang. Anggaran TI pun lebih banyak digunakan untuk menjawab kebutuhan mendesak daripada mendukung prioritas strategis.
Akibatnya, transformasi digital bisa berjalan tanpa arah yang benar-benar terhubung dengan tujuan organisasi.
Karena itu, perencanaan TI sebaiknya dimulai dengan memahami dua hal: ke mana organisasi akan bergerak dan apakah kapabilitas TI saat ini mampu mendukung arah tersebut.
Assessment TI: Memahami Kondisi Sebelum Menentukan Roadmap
Sebelum menyusun IT roadmap, organisasi perlu melakukan assessment TI untuk memahami kondisi saat ini atau current state.
Assessment tidak cukup hanya dengan mendata server, perangkat, atau aplikasi yang digunakan.
Apa yang Perlu Dinilai?
Assessment TI dapat mencakup beberapa area, antara lain:
keselarasan strategi bisnis dan strategi TI;
tata kelola dan proses TI;
aplikasi serta integrasi antarsistem;
pengelolaan dan kualitas data;
infrastruktur, jaringan, dan cloud;
keamanan informasi;
kompetensi dan organisasi TI; serta
portofolio proyek dan investasi TI.
Hasil assessment kemudian dibandingkan dengan kebutuhan bisnis dan kondisi yang ingin dicapai. Dari sini organisasi dapat melakukan gap analysis untuk mengetahui area mana yang harus dipertahankan, diperbaiki, dimodernisasi, atau dikembangkan.
Secara sederhana, alurnya adalah:
arah bisnis → current state TI → gap → target state → inisiatif → prioritas → roadmap.
Menentukan Target TI yang Ingin Dicapai
Assessment menjawab kondisi organisasi saat ini. Tahap berikutnya adalah menentukan kondisi TI yang ingin dicapai.
Target tersebut dapat mencakup arsitektur aplikasi yang lebih terintegrasi, pengelolaan data yang lebih baik, modernisasi infrastruktur, peningkatan keamanan, hingga perbaikan tata kelola dan operating model TI.
Pendekatan Enterprise Architecture seperti TOGAF dapat digunakan untuk membantu melihat keterkaitan antara domain bisnis, data, aplikasi, dan teknologi. The Open Group menjelaskan bahwa TOGAF menyediakan metode dan guidance untuk mengembangkan serta mengelola Enterprise Architecture dan mendukung kebutuhan seperti transformasi digital.
Namun, framework bukan tujuan akhir. Metode yang digunakan perlu disesuaikan dengan kompleksitas, kebutuhan, dan tingkat kematangan masing-masing organisasi.
Dari Gap Menjadi Prioritas Inisiatif TI
Jika assessment menemukan banyak gap, bukan berarti seluruhnya harus diselesaikan sekaligus.
Organisasi perlu menentukan prioritas berdasarkan beberapa pertimbangan, seperti dampak terhadap bisnis, risiko, urgensi, kepatuhan, biaya, kesiapan sumber daya, serta ketergantungan antarproyek.
Sebagai contoh, perusahaan mungkin ingin mengembangkan analitik dan dashboard manajemen. Namun, manfaatnya akan terbatas jika kualitas data, integrasi aplikasi, dan tata kelola data belum memadai.
Karena itu, urutan implementasi menjadi bagian penting dalam perencanaan TI.
Menyusun IT Roadmap yang Realistis
IT roadmap menerjemahkan inisiatif strategis menjadi tahapan implementasi yang lebih konkret.
Roadmap idealnya menjelaskan:
program atau inisiatif yang akan dilakukan;
prioritas dan urutan implementasi;
ketergantungan antarprogram;
milestone dan target waktu;
kebutuhan sumber daya;
estimasi investasi; dan
indikator keberhasilan.
Roadmap juga harus mempertimbangkan kemampuan organisasi dalam menjalankan perubahan. Roadmap yang terlalu ambisius berisiko menjadi daftar proyek yang sulit direalisasikan.
Contoh praktiknya dapat dilihat pada PT Pelabuhan Indonesia (Persero). IT Master Plan periode 2022–2026 diselaraskan dengan Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan diterjemahkan menjadi IT Roadmap yang mencakup inisiatif seperti Journey to Cloud, pengembangan ERP, dan Enterprise Data Warehouse.
Di Mana Posisi IT Master Plan?
IT Master Plan adalah perencanaan strategis yang menghubungkan kebutuhan bisnis dengan arah pengembangan teknologi informasi.
Artinya, IT Master Plan lebih luas daripada sekadar IT roadmap. Roadmap merupakan salah satu bagian yang menjelaskan bagaimana strategi tersebut akan diimplementasikan.
IT Master Plan umumnya mencakup kondisi TI saat ini, kebutuhan bisnis, gap analysis, target architecture, tata kelola TI, portofolio inisiatif, roadmap implementasi, serta arah investasi TI.
Organisasi juga dapat menggunakan COBIT untuk memperkuat perspektif tata kelola dan manajemen informasi serta teknologi. ISACA mendefinisikan COBIT sebagai framework untuk governance dan management enterprise information and technology yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Untuk memahami aspek ini lebih lanjut, baca juga pembahasan mengenai IT Governance dan pentingnya tata kelola teknologi informasi.
Kapan Organisasi Perlu Menyusun IT Master Plan?
IT Master Plan perlu dipertimbangkan ketika organisasi menghadapi pertumbuhan sistem yang semakin kompleks, mempunyai banyak rencana investasi TI, melakukan transformasi digital, memodernisasi sistem lama, atau mengalami perubahan besar pada strategi dan model bisnis.
Kebutuhan ini juga semakin penting ketika berbagai unit memiliki permintaan teknologi berbeda dan manajemen membutuhkan dasar yang objektif untuk menentukan prioritas investasi.
Konsultasikan Penyusunan IT Master Plan
IT Master Plan yang baik tidak hanya menghasilkan dokumen strategi, tetapi memberikan arah yang realistis untuk membawa organisasi dari kondisi TI saat ini menuju kondisi yang dibutuhkan bisnis.
PT Integra Teknologi Solusi membantu organisasi melakukan assessment TI, mengidentifikasi gap, merumuskan arah pengembangan teknologi, menentukan prioritas, hingga menyusun IT roadmap yang dapat digunakan sebagai dasar implementasi dan investasi.
Pendekatan seperti TOGAF dan COBIT dapat digunakan sesuai kebutuhan, karakteristik, serta tingkat kematangan organisasi.
Pelajari lebih lanjut mengenai layanan IT Master Plan Integra atau konsultasikan kebutuhan organisasi Anda untuk mulai menyusun arah pengembangan TI yang lebih terstruktur, selaras dengan strategi bisnis, dan realistis untuk diterapkan.
