integrasolusi.com – Sudah 2018 tapi jutaan orang di seluruh dunia masih kewalahan dengan berkas-berkas kertas yang berserakan di kantor maupun di rumah, menghambat mereka untuk bekerja lebih produktif. Anda juga demikian? Maka kini sudah saatnya untuk mulai menerapkan segala kegiatan kantor secara paperless. Selain itu, isu lingkungan juga semakin menuntut orang-orang untuk menerapkan paperless untuk mengurangi dampak lingkungan dari penggunaan kertas. Berikut ini beberapa langkah menuju paparless yang bisa mulai Anda terapkan.
Selalu Scan Segalanya
Tidak peduli seberapa penting sesuatu itu kelihatannya, Anda tidak pernah tahu apa akan membutuhkannya suatu hari nanti. Ini langkah yang utama yang harus Anda terapkan untuk memulai paperless. Setiap kali Anda mendapatkan berkas dokumen berbentuk fisik, selalu scan atau foto dokumen itu dan simpan ke smartphone atau laptop. Gunanya agar dokumen tersebut lebih mudah dibawa dan diakses sehingga leboh fleksibel. Sudah banyak aplikasi scan untuk smartphone Anda yang tersedia.
Gunakan Versi Digital dari Dokumen Sebelumnya
Selama ini kita mengantongi berkas dokumen yang bentuknya fisik untuk keperluan sehari-hari, tanpa kita tahu bahwa ada bentuk digitalnya yang lebih efektif dan efisien. Jika memungkinkan, ganti berkas-berkas dokumen Anda menjadi digital untuk untuk mengurangi penggunaan kertas secara berlebih. Lebih dari itu, mengganti versi ke digital juga menjadikan dokumen tersebut lebih mudah diolah, diedit, dan diakses.
Optimalkan Penyimpanan and File Sharing
Implikasi dari peperless adalah dibutuhkannya ruang penyimpanan digital yang lebih luas. Gampangnya, ini adalah pengganti rak dan laci Anda di kantor yang biasanya digunakan untuk menyimpan berkas-berkas dokumen kertas. Simpan file dokumen yang sudah digital di penyimpanan smartphone atau komputer Anda. Namun, penyimpanan kedua alat tersebut memang sifatnya masih terbatas. Anda bisa menyimpannya pula di cloud. Lebih aman lagi, gunakan Integra e-Office yang memberikan fitur ruang penyimpanan berbentuk cloud yang aman dan tanpa batas.
Jadwalkan Pengecekan dan Pembersihan Dokumen
Setiap sistem dan penyimpanan yang bentuknya fisik perlu dilakukan pengecekan dan pembersihan secara berkala. Pengecekan dan pembersihan dimaksudkan untuk melihat apa da file rusak atau salah. Untuk menerapkan paperless di kantor, Anda harus teliti. Setiap beberapa bulan sekali, lakukan pembersihan file-file kertas yang bertujuan untuk membersihkan kantor Anda dari file-file kertas yang tidak penting atau menumpuk karena menumpuk karena luput dari sistem. Selama proses ini, Anda akan membuang kertas-kertas yang tidak penting, scan semua file yang penting, dan pastikan file yang terdigitalkan telah dinamai/dilabeli.
Selalu Minta Untuk Versi Digital
Memang akan terkesan menyebalkan jika Anda berulang kali meminta versi digital dari setiap berkas dokumen yang masuk. Ketika dosen di universitas Anda memberikan handout print materi kuliah, tanya lah apakah dosen Anda memiliki file pdf nya. Ketika Anda menerima newsletter atau katalog dari sebuah perusahaan, tanyakan ke perusahaan apakah mereka bisa mengirimkan via email. Ini tidak hanya akan menghemat waktu dan tenaga Anda, tapi juga menghemat biaya kertas.
Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat menuntut pembaruan dan inovasi dari bisnis dan organisasi Anda, salah satunya dengan mulai menerapkan sistem perkantoran yang paperless. Paperless terbukti memberikan banyak manfaat dan dampak yang positif bagi Anda, organisasi Anda, dan lingkungan. Ingin upaya penerapan paperless Anda jauh lebih mudah? Gunakan Integra e-Office sebagai sistem administrasi kantor yang menunjang paperless. Hubungi kami pada kontak yang tertera di beranda kami!
(Sumber gambar: https://www.techlicious.com/images/computers/go-paperless-700px.jpg)
