Seiring dengan perkembangan jaman seperti saat ini, kemajuan dan perkembangan teknologi sangat berpengaruh pada semua aspek kehidupan kita. Terutama perkembangan teknologi inormasi dan komunikasi, yang mempunyai peran yang sangat penting dalam kehidupan kita, baik secara personal maupun secara berorganisasi.
Seperti halnya dalam sebuah organisasi atau instansi pemeritahan atau pendidikan, pastinya tidak asing lagi dengan proses surat-menyurat dan disposisi yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan sehari-harinya.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi seperti sekarang ini, secara umum kegiatan dan proses surat-menyurat yang dulunya masih secara manual, sekarang sudah mulai beralih memanfaatkan teknologi informasi yang ada dengan menggunakan surat elektronik atau email, dan juga yang sedang berkembang saat ini, adalah dengan menggunakan sebuah sistem aplikasi persuratan dan disposisi atau lebih dikenal dengan Sistem e-Office Persuratan dan Disposisi.
Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, keseluruhan proses surat-menyurat, mulai dari surat masuk, melakukan proses disposisi dan surat keluar, semuanya dilakukan secara elektronik dan sistematis. Sehingga pengelolaan dan proses surat-menyurat dapat dilakukan secara efektif dan efisien, untuk proses dan monitoring pelaksanaan disposisi terhadap surat yang masuk jauh lebih mudah.
Pemanfaatan teknologi informasi dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini juga bisa menjadi salah satu solusi yang tepat bagi organisasi ataupun instansi yang mempunyai kendala-kendala sewaktu menggunakan proses persuratan manual. Seperti seringnya surat hilang, sulitnya untuk mencari surat, proses disposisi yang lambat dll. Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini semua permasalahan tersebut dapat diminimalkan.
Mengapa menggunakan e-Office Persuratan dan Disposisi?
Karena banyak manfaat yang diperoleh apabila menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, khususnya dalam hal pengelolaan surat-menyurat, seperti contohnya yaitu kecepatan dalam mengolah informasi dari surat yang masuk hingga proses dan pelaksanaan disposisi, memudahkan dalam proses tracking/pencarian surat, dan pendistribusian serta disposisi pimpinan. Kemudahan dalam pengelolaan surat-menyurat akan sangat mempengaruhi hasil kerja dalam pelaksanaan manajemen dan alur persuratan di suatu organisasi atau instansi.
Terlebih lagi saat ini aplikasi e-Ofice Persuratan dan Disposisi sudah mulai dikembangkan dalam bentuk Mobile Application yang mudah diakses melalui smartphone masing-masing. Dikembangkannya aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi dalam bentuk Mobile Application adalah untuk mendukung dan meningkatkan kinerja sebuah organisasi atau instansi yang intensitas proses surat-menyurat dan disposisinya cukup tinggi, contohnya alur persuratan di instansi pemerintahan ataupun organisasi yang pimpinannya punya mobilitas tinggi.
Dengan menggunakan e-Office Persuratan dan Disposisi Mobile Application, dapat memudahkan pejabat atau pimpinan untuk melakukan proses disposisi dan memonitoring atas pelaksanaan disposisi tersebut dimanapun pimpinan berada, sehingga proses disposisi atas surat yang masuk dapat terlaksana dengan segera. Selain itu juga aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi Mobile Application dapat menjadikan proses surat-menyurat dan proses disposisi menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Beberapa uraian di atas merupakan bentuk pemanfaatkan teknologi informasi sebagai media untuk mengolah data-data dalam persuratan menjadi sebuah informasi yang lebih efektif dan efisien dalam distribusinya. Sehingga nantinya peran teknologi informasi sangat berpengaruh besar pada informasi yang dihasilkan dalam menunjang pelaksanaan proses surat-menyurat
ingin lebih jelas apa itu e-Office Persuratan dan Disposisi ? Info lebih lanjut Klik di sini
