Syarat perusahaan yang terus berkembang salah satunya adalah diterapkannya tata kelola dokumen yang baik, seperti yang kini sedang dilakukan oleh PT. Semen Indonesia. Bukan sembarang dokumen saja, Semen Indonesia harus mengelola dengan baik dokumen-dokumen yang sifatnya prosedural seperti dokumen penjaminan mutu, SOP, pedoman, instruksi kerja yang berkaitan langsung dengan kinerja perusahaan. Dokumen-dokumen sejenis itu membutuhkan proses yang cukup lama dan detil sebelum benar-benar bisa dipublikasikan. Oleh karena itu, Semen Indonesia membutuhkan sebuah sistem manajemen dokumen yang secara khusus mampu menunjang proses tersebut.
Semen Indonesia akhirnya mempercayakan IntegraOffice sebagai partner untuk membangun sebuah sistem manajemen dokumen yang menyediakan fitur alur atau tahapan proses pembuatan dokumen. Sistem manajemen dokumen Semen Indonesia ini diberi nama SIMPLE. Secara spesifik proses pembuatan dokumen dalam SIMPLE ini terdiri dari beberapa tahap seperti: pembuatan draf, review, persetujuan, verifikasi, review kembali, hingga publikasi. Dengan begitu, dokumen yang terpublikasi adalah dokumen yang sudah benar-benar layak karena telah melalui proses pembuatan yang panjang dan terperinci.
Selain itu, dokumen yang diunggah ke SIMPLE secara otomatis akan masuk ke dalam proses sehingga tidak ada tahapan yang terlewati. Progres dari masing-masing dokumen yang diajukan juga dapat dipantau sudah pada tahap mana. Tersedia pula detil, aktifvitas, dan riwayat dokumen, sehingga memudahkan pengguna mencari tahu informasi dokumen terkait.
Dengan SIMPLE ini, Semen Indonesia dapat memantau dan mengontrol dokumen yang masuk dengan lebih mudah. Tak hanya itu, semua penyimpanan dapat terpusat dan dapat diakses seluruh anak perusahaan. Hal ini sangat penting mengingat Semen Indonesia adalah perusahaan holding dengan anak perusahaan yang tersebar di seluruh Asia Tenggara. Proses pembuatan dan penyebaran dokumen yang sebelumnya lama akibat kendala geografis kini dapat dilakukan secara lebih simple.
Apakah perusahaan Anda menerapkan tahapan proses pengajuan dokumen yang rinci seperti Semen Indonesia? Atau apakah Anda memiliki opsi lain terkait sistem manajemen dokumen yang perusahaan Anda butuhkan? IntegraOffice siap membantu memenuhi kebutuhan Anda!
