Era digital seperti sekarang ini, tentunya mempunyai pengaruh yang besar terhadap segala aspek kehidupan kita, terutama pengaruhnya terhadap kegiatan surat-menyurat dan disposisi di institusi pendidikan seperti Politeknik Kesehatan Mamuju yang berada dibawah Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. Pada awalnya kegiatan dan proses surat menyurat serta disposisi dilakukan dengan cara konvensional yang masih mengandalkan kurir atau staff khusus untuk mengantarkan surat atau disposisi. Tidak bisa dipungkiri juga, sistem persuratan dengan cara manual dan konvensional, pastinya ada beberapa kekurangan, misalnya : adanya surat yang hilang tidak terdeteksi, susahnya dalam pencarian/tracking surat, lambannya proses disposisi karena pimpinan tidak berada di tempat, yang pastinya dapat menghambat proses informasi dan proses persuratan serta disposisi yang sedang berjalan.
Sebagai solusi beberapa permasalahan persuratan manual di atas, Poltekkes Kemenkes Mamuju mulai beralih menggunakan aplikasi persuratan digital yang berbasis web dan Mobile Application yaitu aplikasi e-Office Persuratan 4.0. Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan 4.0 ini, segala bentuk kegiatan penyampaian informasi dan proses surat-menyurat sampai dengan proses disposisi dilakukan secara digital dimana saja dan kapan saja asalkan ada koneksi internet.
Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan 4.0 ini, proses persuratan dan disposisi di Poltekkes Kemenkes Mamuju menjadi lebih mudah, lebih efektif dan lebih efisien. Disamping itu juga, pemgimplementasian aplikasi e-Office Persuratan 4.0 mempunyai beberapa manfaat, yaitu :
- Proses pencarian / tracking surat lebih mudah
- Tidak ada lagi surat hilang
- Disposisi, kapan saja dimana saja asalkan ada koneksi internet
- Nomor surat keluar secara otomatis
- Mudahnya penyampaian informasi antar unit kerja
- Monitoring surat dan disposisi jauh lebih mudah (dengan grafik dan statistik)
- Manajemen informasi yang lebih terkendali
Selain beberapa manfaat di atas, implementasi aplikasi e-Office Persuratan 4.0 di Poltekkes Kemenkes Mamuju juga mendukung program Reformasi Birokrasi yang saat ini sedang dicanangkan oleh pemerintah melalui Perpres No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Bebasis Elektronik (SPBE).
Selain itu, penggunaan e-Office Persuratan 4.0 juga mendukung program Paperless yang mempunyai tujuan seminimal mungkin dalam penggunaan kertas, karena semua sudah dilakukan secara digital melalui aplikasi e-Office Persuratan 4.0.
Dan dengan program Paperless, kita dituntut untuk bisa merubah budaya dan membiasakan diri kita dari cmengolah, membaca berbagai macam dokumen dari cara yang manual ke dalam bentuk digital, dengan kata lain kita mengurangi penggunaan kertas sebagai sarana informasi dan komunikasi kita sehari-hari.
Saatnya bertransformasi dengan e-Office Persuratan 4.0, agar proses persuratan dan disposisi menjadi lebih baik, lebih cepat dan efisien
Penasaran apa itu e-Office Persuratan 4.0? Info lebih lanjut Klik disini
Baca juga :
Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
Seberapa Pentingkah Tracking Disposisi Surat Dalam Organisasi Anda
