Assesment oleh Tim Ahli UU PDP
Cek Skor Kepatuhan UU PDP Bisnis Anda
Quick Assesment
Gratis 30 Menit
UU PDP Sudah berlaku penuh, sudahkan bisnis anda sudah siap dan aman denda?
Skor Kepatuhan
0-100
Top 3 Risiko Prioritas
Roadmap Implementasi
Temuan audit internal tidak cukup hanya dicatat sebagai daftar kesalahan atau ketidaksesuaian. Temuan yang baik harus menjelaskan apa yang ditemukan, bukti yang mendukung, kriteria yang digunakan, serta informasi yang membantu auditee melakukan tindak lanjut.
Hal ini semakin penting pada pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi dengan banyak unit kerja. Jika pencatatan temuan tersebar di spreadsheet, email, dan folder berbeda, auditor dapat kesulitan mengetahui temuan mana yang masih terbuka dan siapa yang bertanggung jawab menyelesaikannya.
Karena itu, pencatatan temuan audit internal perlu dibuat terstruktur sejak audit berlangsung.
Apa Itu Temuan Audit Internal?
Temuan audit internal merupakan hasil evaluasi bukti audit terhadap kriteria audit yang telah ditentukan. Kriteria tersebut dapat berasal dari standar, kebijakan, SOP internal, regulasi, maupun persyaratan organisasi.
Dalam audit sistem manajemen, ISO 19011:2026 memberikan panduan mengenai prinsip audit, pengelolaan program audit, hingga pelaksanaan audit. Salah satu prinsip yang ditekankan adalah pendekatan berbasis bukti (evidence-based approach).
Artinya, temuan tidak seharusnya hanya berupa pendapat auditor. Temuan perlu memiliki dasar yang dapat ditelusuri.
Apa Saja yang Harus Dicatat dalam Temuan Audit?
Agar mudah dipahami dan ditindaklanjuti, pencatatan temuan sebaiknya memuat:
area atau proses yang diaudit;
kriteria atau persyaratan yang menjadi acuan;
kondisi yang ditemukan;
bukti objektif atau evidence;
klasifikasi temuan;
risiko atau dampak jika relevan;
unit atau PIC yang bertanggung jawab;
rencana tindakan korektif;
target waktu penyelesaian;
bukti tindak lanjut; dan
status verifikasi hingga temuan ditutup.
Informasi tersebut membantu auditor maupun auditee memahami hubungan antara masalah yang ditemukan dan tindakan yang perlu dilakukan.
Memahami NC, Major, Minor, dan OFI
Dalam audit, auditor dapat menemukan NC atau nonconformity, yaitu kondisi ketika suatu persyaratan yang menjadi kriteria audit tidak terpenuhi.
Major NC
Major NC umumnya digunakan untuk ketidaksesuaian yang dinilai signifikan berdasarkan kriteria klasifikasi audit yang berlaku, misalnya ketika terdapat kegagalan sistem yang luas atau persyaratan penting tidak diterapkan secara substansial.
Minor NC
Minor NC biasanya menunjukkan ketidaksesuaian yang lebih terbatas atau terisolasi dan belum menunjukkan kegagalan sistem secara keseluruhan.
OFI
OFI atau Opportunity for Improvement menunjukkan peluang peningkatan yang dapat dipertimbangkan organisasi meskipun kondisi tersebut belum tentu merupakan ketidaksesuaian.
Penentuan major, minor, maupun OFI perlu mengikuti prosedur audit, kriteria organisasi, dan skema audit yang digunakan. Klasifikasi tersebut tidak sebaiknya diberikan hanya berdasarkan persepsi auditor.
Contoh Pencatatan Temuan Audit Internal
Pencatatan seperti:
“Dokumen belum diperbarui sesuai prosedur.”
masih terlalu umum. Auditee belum mengetahui dokumen yang dimaksud, persyaratan yang tidak terpenuhi, maupun bukti yang digunakan auditor.
Temuan dapat dibuat lebih jelas, misalnya:
“Berdasarkan pemeriksaan Prosedur Operasional X Rev.02, ditemukan bahwa dokumen belum melalui review periodik sebagaimana dipersyaratkan dalam prosedur pengendalian dokumen internal. Review terakhir tercatat pada [tanggal].”
Auditor kemudian dapat melengkapi pencatatan dengan klasifikasi, PIC, target penyelesaian, tindakan korektif, dan bukti perbaikan.
Dengan demikian, temuan menjadi lebih actionable dan tidak menimbulkan interpretasi berbeda antara auditor dan auditee.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pencatatan Temuan
Masalah tindak lanjut sering berawal dari pencatatan yang kurang lengkap. Misalnya, auditor tidak mencantumkan bukti objektif sehingga auditee mempertanyakan dasar temuan, atau tidak mencatat kriteria sehingga ketidaksesuaian sulit dibuktikan.
Masalah lain muncul ketika tidak ada PIC dan tenggat penyelesaian. Temuan memang tercatat, tetapi tidak jelas siapa yang harus menindaklanjuti dan kapan corrective action harus diselesaikan.
Karena itu, proses audit sebaiknya tidak berhenti setelah laporan diterbitkan.
Dari Temuan hingga Closing
Idealnya, setiap temuan memiliki alur yang dapat ditelusuri:
Temuan → tanggapan auditee → corrective action → PIC dan target waktu → evidence perbaikan → verifikasi auditor → closed.
Auditor dapat memeriksa apakah tindakan telah benar-benar dijalankan dan apakah bukti yang diberikan cukup untuk menutup temuan.
Jika jumlah unit dan temuan semakin banyak, monitoring menggunakan banyak spreadsheet atau komunikasi terpisah dapat menjadi semakin sulit.
Untuk memahami persiapan audit secara lebih menyeluruh, baca juga Cara Mempersiapkan Audit Internal ISO 9001 agar Lebih Rapi dan Terukur.
Mencatat dan Memonitor Temuan dengan REGULA
Pada organisasi dengan banyak auditor, unit, maupun standar audit, kebutuhan utamanya bukan sekadar memiliki formulir temuan, tetapi memastikan seluruh proses dapat ditelusuri.
REGULA — Audit Management System membantu organisasi mengelola audit mulai dari checklist, hasil pemeriksaan, evidence, temuan, penanggung jawab, hingga monitoring tindak lanjut dalam satu platform. REGULA dapat digunakan untuk kebutuhan audit seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, UU PDP, audit operasional, dan audit kepatuhan internal.
Auditee juga dapat mengisi rencana perbaikan, mengunggah evidence, dan memperbarui tindak lanjut sesuai hak akses, sehingga auditor lebih mudah memantau progres hingga verifikasi.
Pelajari REGULA Audit Management System
Kelola Temuan Audit agar Lebih Mudah Ditindaklanjuti
Temuan audit internal yang efektif harus memiliki kriteria yang jelas, bukti objektif, klasifikasi yang tepat, serta tindak lanjut yang dapat dipantau hingga selesai.
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan dengan proses audit yang kompleks, pengelolaan terpusat dapat membantu mengurangi risiko temuan terlewat, evidence tercecer, atau corrective action tidak terpantau.
Jika organisasi Anda ingin merapikan proses pencatatan dan monitoring temuan, konsultasikan kebutuhan audit bersama tim PT Integra Teknologi Solusi. Tim Integra dapat membantu memetakan proses audit yang berjalan sekaligus memberikan arahan penggunaan REGULA agar sesuai dengan kebutuhan auditor, auditee, dan manajemen organisasi.
