Pekerjaan finance dan accounting menuntut ketelitian tinggi. Tim harus mengolah transaksi, melakukan rekonsiliasi, memantau piutang dan utang, menyiapkan anggaran, hingga menyusun laporan untuk manajemen.
Karena itu, kemampuan Excel untuk finance dan accounting tidak cukup berhenti pada membuat tabel atau menggunakan SUM. Karyawan perlu memahami cara mengolah data, membangun formula, melakukan analisis, dan menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Mengapa Excel Masih Penting untuk Finance dan Accounting?
Walaupun perusahaan telah menggunakan ERP atau software akuntansi, Excel tetap sering dipakai sebagai alat pendukung untuk mengolah data hasil ekspor sistem, membuat working paper, melakukan rekonsiliasi, menyusun analisis tambahan, hingga menyiapkan management report.
Microsoft menjelaskan bahwa PivotTable dapat digunakan untuk menghitung, merangkum, dan menganalisis data sehingga pengguna dapat melihat perbandingan, pola, dan tren. Fungsi ini sangat relevan untuk kebutuhan Excel finance maupun Excel accounting.
Skill Excel untuk Finance dan Accounting yang Perlu Dikuasai
1. Mengelola Struktur Data dengan Benar
Sebelum menggunakan formula, tim finance perlu memastikan data tertata dengan konsisten. Skill dasarnya mencakup Excel Table, sorting, filtering, format angka dan tanggal, serta penggunaan referensi sel relatif dan absolut.
2. Menguasai Formula Perhitungan dan Rekap
Formula seperti SUM, AVERAGE, ROUND, SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, dan COUNTIFS berguna untuk membuat rekap berdasarkan akun, cost center, vendor, periode, atau kategori transaksi.
Sebagai contoh, SUMIFS dapat digunakan untuk menghitung total biaya divisi tertentu pada periode tertentu tanpa membuat perhitungan manual satu per satu.
3. Membuat Logika dengan IF, AND, dan OR
Fungsi logika membantu membuat klasifikasi dan penanda otomatis, misalnya:
invoice sudah atau belum dibayar;
transaksi melewati tanggal jatuh tempo;
realisasi anggaran melebihi batas;
transaksi masuk kategori tertentu.
4. Menghubungkan Data dengan XLOOKUP atau VLOOKUP
Dalam pekerjaan finance, data sering berasal dari beberapa tabel. Tim perlu mencocokkan kode akun, customer ID, vendor ID, nomor invoice, atau informasi pembayaran.
XLOOKUP dapat mencari nilai pada suatu kolom dan mengembalikan informasi dari kolom lain pada baris yang sama. Microsoft juga menyebut XLOOKUP sebagai pengembangan dari VLOOKUP karena dapat bekerja ke berbagai arah dan menggunakan exact match secara default.
5. Menggunakan PivotTable untuk Reporting
PivotTable membantu mengubah ribuan baris transaksi menjadi ringkasan yang lebih mudah dibaca.
Contoh penggunaannya antara lain:
biaya per divisi;
pendapatan per bulan;
saldo berdasarkan akun;
transaksi per cabang;
budget versus actual;
aging piutang berdasarkan customer.
6. Menggunakan Conditional Formatting dan Data Validation
Conditional Formatting dapat menyoroti invoice overdue, transaksi bernilai tinggi, variance di atas batas tertentu, atau data duplikat.
Sementara itu, Data Validation membantu membatasi input sehingga kategori akun, cost center, atau jenis transaksi lebih konsisten.
7. Mengolah Data Berulang dengan Power Query
Power Query menjadi penting ketika finance harus rutin menggabungkan atau membersihkan data dari banyak file.
Microsoft menjelaskan bahwa Power Query dapat digunakan untuk mengimpor atau terhubung ke data eksternal, mengubah struktur data, menggabungkan tabel, lalu memuat hasilnya ke Excel. Query juga dapat di-refresh untuk memperbarui data.
Sebagai contoh, data transaksi dari beberapa cabang dapat digabungkan melalui alur import, transform, combine, lalu refresh, tanpa mengulang copy-paste dari awal setiap bulan.
Skill Excel Berdasarkan Aktivitas Finance dan Accounting
Kebutuhan Excel sebaiknya mengikuti pekerjaan yang dilakukan.
| Aktivitas | Skill yang Relevan |
|---|---|
| Rekonsiliasi | XLOOKUP, IF, Conditional Formatting |
| Accounts Payable | SUMIFS, COUNTIFS, fungsi tanggal |
| Accounts Receivable | Lookup, aging, PivotTable |
| Budgeting | SUMIFS, IF, referensi sel |
| Data Consolidation | Power Query, Excel Table |
| Management Reporting | PivotTable, chart, dashboard |
Pendekatan seperti ini lebih berguna daripada hanya menentukan bahwa seluruh karyawan harus “mahir Excel”.
Kebutuhan Excel Berbeda Berdasarkan Level Pekerjaan
Untuk staf finance dan accounting, prioritas biasanya berada pada pengolahan data, formula, lookup, rekonsiliasi, dan PivotTable.
Pada level supervisor, kebutuhan berkembang ke konsolidasi data, advanced reporting, pengecekan hasil kerja, dan Power Query.
Sementara itu, manager lebih membutuhkan kemampuan membaca hasil analisis, mengevaluasi variance, membangun management report, serta menggunakan dashboard untuk mendukung pengambilan keputusan.
Karena itu, level training sebaiknya ditentukan berdasarkan kompetensi dan tanggung jawab pekerjaan, bukan hanya jabatan.
Kapan Kompetensi Excel Tim Finance Perlu Ditingkatkan?
Perusahaan dapat mengevaluasi beberapa tanda berikut:
laporan bulanan masih membutuhkan banyak copy-paste;
rekonsiliasi memakan waktu lama;
formula berbeda antaranggota tim;
kesalahan pada workbook sering terjadi;
hanya satu orang memahami file reporting tertentu;
proses konsolidasi data masih manual;
tim belum memanfaatkan PivotTable atau Power Query secara efektif.
Corporate Training Excel Sebaiknya Berbasis Kebutuhan Kerja
Training Excel untuk perusahaan tidak seharusnya hanya berisi daftar fitur. Materi akan lebih relevan jika disusun berdasarkan aktivitas peserta, tingkat kemampuan, jenis laporan, serta masalah yang mereka hadapi.
Untuk tim finance dan accounting, pembelajaran dapat diarahkan ke rekonsiliasi, AR/AP monitoring, budgeting, konsolidasi data, financial reporting, hingga dashboard.
Format in-house training Excel juga memungkinkan perusahaan menyusun level basic, intermediate, atau advanced sesuai kebutuhan peserta.
Dari Skill Excel ke Kompetensi Microsoft Office yang Lebih Lengkap
Dalam praktik kerja, kebutuhan organisasi tidak selalu berhenti pada Excel. Word mendukung penyusunan dokumen dan laporan, PowerPoint membantu presentasi kepada manajemen, sedangkan Access dapat digunakan untuk kebutuhan pengelolaan database tertentu.
Karena itu, program Training Microsoft Office dapat dirancang berdasarkan fungsi kerja. Namun, untuk finance dan accounting, Excel umumnya tetap menjadi kompetensi utama karena langsung berkaitan dengan pengolahan data, perhitungan, analisis, dan reporting.
Tingkatkan Kompetensi Excel Tim Finance dan Accounting
Jika tim finance atau accounting masih banyak mengandalkan proses manual, perusahaan dapat mulai dengan memetakan skill yang sudah dikuasai dan kompetensi yang masih dibutuhkan.
Program Training Excel dapat disesuaikan untuk kebutuhan perusahaan, BUMN/BUMD, perbankan, pemerintahan, maupun organisasi swasta, mulai dari formula dan pengolahan data hingga reporting dan Power Query.
Konsultasikan kebutuhan training perusahaan agar materi, level, dan studi kasus dapat disesuaikan dengan pekerjaan peserta sehingga peningkatan kompetensi lebih relevan dengan kebutuhan organisasi.
