Siapa yang Wajib Mematuhi UU PDP? Ini Penjelasan untuk Organisasi

Data pribadi kini menjadi bagian penting dalam hampir semua proses organisasi. Mulai dari pendaftaran layanan, administrasi pegawai, pembukaan rekening, layanan publik, pengajuan dokumen, hingga penggunaan aplikasi digital, semuanya melibatkan data pribadi.

Karena itu, organisasi tidak bisa lagi menganggap pengelolaan data pribadi sebagai urusan teknis semata. Dalam UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, terdapat pengaturan mengenai jenis data pribadi, hak subjek data, pemrosesan data pribadi, kewajiban pengendali dan prosesor, transfer data pribadi, hingga sanksi administratif dan pidana.

Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi besar lainnya, kepatuhan terhadap UU PDP menjadi bagian penting dari tata kelola, manajemen risiko, dan kepercayaan publik.

Apa Itu UU PDP?

UU PDP adalah regulasi yang mengatur pelindungan data pribadi dalam kegiatan pemrosesan data. Pemrosesan ini dapat mencakup pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, pengiriman, pengungkapan, penghapusan, hingga pemusnahan data pribadi.

Sederhananya, jika organisasi Anda mengelola data yang dapat mengidentifikasi seseorang, maka organisasi perlu memahami kewajiban dalam UU PDP.

Contoh data pribadi antara lain:

• Nama lengkap
• Nomor KTP
• Nomor telepon
• Alamat email
• Alamat tempat tinggal
• Data keuangan
• Data kesehatan
• Data biometrik
• Data nasabah, pelanggan, pegawai, pasien, peserta, atau masyarakat

UU PDP tidak hanya berlaku untuk perusahaan teknologi. Regulasi ini juga relevan untuk organisasi yang menjalankan layanan publik, administrasi internal, transaksi keuangan, pendidikan, kesehatan, dan kegiatan operasional lain yang melibatkan data pribadi.

Siapa yang Wajib Mematuhi UU PDP?

Secara umum, pihak yang wajib mematuhi UU PDP adalah setiap organisasi atau pihak yang melakukan pemrosesan data pribadi, baik sebagai pengendali data pribadi maupun prosesor data pribadi.

UU PDP juga mengatur bahwa pengendali data pribadi, prosesor data pribadi, dan pihak lain yang terkait dengan pemrosesan data pribadi wajib menyesuaikan pemrosesan data dengan ketentuan dalam UU PDP.

Berikut beberapa jenis organisasi yang perlu memperhatikan kepatuhan UU PDP.

1. Instansi Pemerintah dan Badan Publik

Instansi pemerintah dan badan publik termasuk pihak yang sangat sering memproses data pribadi masyarakat.

Contohnya dalam layanan:

• Administrasi kependudukan
• Perizinan
• Bantuan sosial
• Pendidikan
• Kesehatan
• Pengaduan masyarakat
• Layanan digital pemerintahan

Data yang dikelola bisa berupa NIK, alamat, data keluarga, dokumen pendukung, informasi pekerjaan, hingga data layanan publik lainnya.

Bagi instansi pemerintah, kepatuhan UU PDP penting untuk memastikan bahwa pelayanan publik berjalan aman, transparan, dan bertanggung jawab.

2. BUMN dan BUMD

BUMN dan BUMD juga wajib memperhatikan kepatuhan UU PDP karena banyak berhubungan langsung dengan pelanggan, mitra, pegawai, dan masyarakat.

Misalnya pada sektor energi, transportasi, infrastruktur, air minum, layanan daerah, dan layanan publik berbasis digital.

Data yang dikelola dapat mencakup:

• Data pelanggan
• Data tagihan
• Data transaksi
• Data pegawai
• Data vendor
• Data pengguna aplikasi

Sebagai organisasi yang memiliki peran strategis dan berhubungan dengan kepentingan publik, BUMN/BUMD perlu memiliki tata kelola data pribadi yang jelas, terdokumentasi, dan dapat diaudit.

3. Perbankan dan Lembaga Keuangan

Sektor perbankan dan lembaga keuangan termasuk sektor yang memiliki risiko tinggi dalam pemrosesan data pribadi.

Bank, BPR, BPRS, multifinance, asuransi, koperasi, dan fintech mengelola data yang sangat sensitif, seperti identitas nasabah, data rekening, riwayat transaksi, data kredit, informasi keuangan, hingga dokumen pendukung.

Jika data tersebut tidak dikelola dengan baik, dampaknya dapat serius. Bukan hanya risiko kebocoran data, tetapi juga risiko hukum, kerugian finansial, penurunan kepercayaan nasabah, dan gangguan reputasi.

Karena itu, kepatuhan UU PDP perlu menjadi bagian dari sistem manajemen risiko dan kepatuhan di sektor keuangan.

4. Perusahaan Swasta

Perusahaan swasta juga termasuk pihak yang wajib memperhatikan UU PDP apabila memproses data pribadi.

Contohnya:

• Perusahaan retail
• Perusahaan manufaktur
• Perusahaan jasa
• Perusahaan SaaS
• Startup digital
• Konsultan
• Perusahaan outsourcing
• Penyedia layanan pelanggan

Walaupun tidak selalu bergerak di bidang teknologi, perusahaan tetap biasanya mengelola data karyawan, pelanggan, calon pelanggan, vendor, dan mitra bisnis.

Misalnya, divisi HR mengelola data pelamar kerja dan karyawan. Divisi marketing mengelola data prospek. Divisi finance mengelola data rekening atau pembayaran. Semua aktivitas tersebut berkaitan dengan pemrosesan data pribadi.

5. Perguruan Tinggi dan Lembaga Pendidikan

Perguruan tinggi, sekolah, dan lembaga pendidikan juga memproses banyak data pribadi.

Data yang dikelola dapat meliputi:

• Data mahasiswa
• Data calon mahasiswa
• Data dosen
• Data tenaga kependidikan
• Data alumni
• Data orang tua atau wali
• Data akademik dan administrasi

Dalam konteks kampus, pelindungan data pribadi juga berhubungan dengan tata kelola layanan akademik, sistem informasi, aplikasi administrasi, dan kepercayaan sivitas akademika.

6. Rumah Sakit, Klinik, dan Fasilitas Kesehatan

Fasilitas kesehatan wajib memberikan perhatian khusus terhadap pelindungan data pribadi karena memproses data kesehatan.

Data kesehatan termasuk data yang sensitif karena dapat berisi informasi diagnosis, riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, tindakan medis, obat, dan informasi pasien lainnya.

Rumah sakit, klinik, laboratorium, apotek digital, dan aplikasi kesehatan perlu memastikan bahwa data pasien diproses secara aman, terbatas, dan sesuai tujuan.

7. Vendor dan Penyedia Layanan Pihak Ketiga

Vendor juga dapat terkena kewajiban UU PDP, terutama jika memproses data pribadi atas nama organisasi lain.

Contohnya:

• Vendor aplikasi
• Penyedia cloud
• Penyedia payroll
• Konsultan HR
• Vendor digital marketing
• Penyedia sistem CRM
• Penyedia layanan IT managed service

Dalam UU PDP, pihak seperti ini umumnya dapat berperan sebagai prosesor data pribadi, yaitu pihak yang memproses data atas perintah pengendali data pribadi. Prosesor wajib memproses data sesuai instruksi pengendali dan ketentuan UU PDP.

Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi

Dalam kepatuhan UU PDP, organisasi perlu memahami perannya.

Pengendali Data Pribadi

Pengendali data pribadi adalah pihak yang menentukan tujuan dan kendali atas pemrosesan data pribadi.

Contohnya:

• Bank yang menentukan data nasabah yang dikumpulkan
• Instansi pemerintah yang mengelola data masyarakat
• Perusahaan yang mengelola data pegawai dan pelanggan

Prosesor Data Pribadi

Prosesor data pribadi adalah pihak yang memproses data pribadi atas nama pengendali.

Contohnya:

• Vendor aplikasi HR yang mengelola data karyawan klien
• Penyedia cloud yang menyimpan database pelanggan
• Vendor sistem layanan pelanggan yang memproses data pengguna

Memahami peran ini penting karena kewajiban, tanggung jawab, dan risiko hukum organisasi dapat berbeda tergantung posisi dalam pemrosesan data.

Apa yang Perlu Disiapkan Organisasi?

Agar lebih siap mematuhi UU PDP, organisasi dapat mulai dengan langkah berikut:

1. Mengidentifikasi jenis data pribadi yang diproses.
2. Memetakan alur pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan penghapusan data.
3. Menentukan peran sebagai pengendali atau prosesor data pribadi.
4. Memastikan dasar pemrosesan data pribadi.
5. Menyusun kebijakan dan prosedur pelindungan data pribadi.
6. Membuat pencatatan aktivitas pemrosesan data atau ROPA.
7. Melakukan penilaian risiko dan DPIA jika diperlukan.
8. Menyiapkan mekanisme permintaan hak subjek data atau DSAR.
9. Mengevaluasi kontrak dengan vendor pihak ketiga.
10. Melakukan monitoring kepatuhan secara berkala.

Langkah-langkah tersebut membantu organisasi membuktikan bahwa pemrosesan data pribadi dilakukan secara terarah, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Mengapa Organisasi Membutuhkan Sistem PDP?

Kepatuhan UU PDP tidak cukup hanya dengan dokumen kebijakan. Organisasi juga perlu memiliki sistem yang membantu proses pencatatan, pemantauan, evaluasi, dan pembuktian kepatuhan.

Sistem PDP dapat membantu organisasi dalam:

• Melakukan GAP Assessment kepatuhan
• Mengelola ROPA
• Melakukan DPIA
• Mencatat dan memantau DSAR
• Menyimpan dokumentasi kepatuhan
• Memantau status tindak lanjut
• Menyediakan bukti audit yang lebih rapi

Dengan sistem yang tepat, organisasi dapat mengelola kepatuhan UU PDP secara lebih terstruktur dan tidak bergantung pada pencatatan manual yang rawan tercecer.

Kesimpulan

Organisasi yang memproses data pribadi wajib memahami dan mematuhi UU PDP. Kewajiban ini tidak hanya berlaku bagi perusahaan digital, tetapi juga bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, perusahaan swasta, perguruan tinggi, fasilitas kesehatan, dan vendor pihak ketiga.

Bagi organisasi, kepatuhan UU PDP bukan sekadar kewajiban hukum. Lebih dari itu, kepatuhan PDP adalah bagian dari tata kelola data, perlindungan reputasi, dan upaya membangun kepercayaan publik.

Jika organisasi Anda ingin mulai menyiapkan kepatuhan UU PDP dengan lebih terarah, Anda dapat melakukan konsultasi bersama tim Integra. Gunakan Aplikasi Regula untuk membantu proses GAP Assessment, ROPA, DPIA, dan pengelolaan DSAR secara lebih terdokumentasi.

Integra juga dapat membantu organisasi melalui pendampingan PDP agar proses pemenuhan regulasi berjalan lebih sistematis, praktis, dan sesuai kebutuhan organisasi.