Kapan Organisasi Harus Mulai Menerapkan Kepatuhan UU PDP?

Kapan waktu yang tepat bagi organisasi untuk mulai menerapkan kepatuhan UU PDP? Jawabannya sederhana: sekarang.

Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi yang mengelola data masyarakat, pegawai, nasabah, pelanggan, atau mitra, kepatuhan terhadap UU PDP bukan lagi sekadar pilihan. Ini sudah menjadi bagian penting dari tata kelola organisasi, manajemen risiko, dan perlindungan kepercayaan publik.

UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur banyak aspek penting, mulai dari jenis data pribadi, hak subjek data, pemrosesan data pribadi, kewajiban pengendali dan prosesor data, transfer data, sanksi administratif, hingga ketentuan pidana.

Mengapa Kepatuhan UU PDP Tidak Boleh Ditunda?

Banyak organisasi merasa bahwa penerapan UU PDP baru perlu dilakukan ketika sudah ada teguran, audit, atau insiden kebocoran data. Padahal, pendekatan seperti ini sangat berisiko.

Kepatuhan UU PDP membutuhkan proses bertahap. Organisasi perlu memahami data apa saja yang dikelola, siapa yang mengakses data tersebut, untuk tujuan apa data diproses, sampai kapan data disimpan, dan bagaimana perlindungannya.

Dalam sektor pemerintahan, BUMN/BUMD, dan perbankan, risiko pengelolaan data pribadi menjadi lebih tinggi karena data yang diproses sering kali bersifat sensitif, bernilai strategis, dan berdampak luas bagi masyarakat.

Kapan Organisasi Harus Mulai Menerapkan UU PDP?

Organisasi harus mulai menerapkan kepatuhan UU PDP secepat mungkin, terutama jika sudah melakukan aktivitas pemrosesan data pribadi.

UU PDP telah diundangkan pada 17 Oktober 2022. Dalam ketentuan peralihan, pengendali data pribadi, prosesor data pribadi, dan pihak lain yang terkait dengan pemrosesan data pribadi wajib menyesuaikan pemrosesan data pribadi dengan ketentuan UU PDP paling lama 2 tahun sejak undang-undang diundangkan.

Artinya, organisasi tidak cukup hanya mengetahui bahwa UU PDP berlaku. Organisasi perlu benar-benar melakukan penyesuaian proses, dokumen, sistem, dan kontrol internal.

Tanda Organisasi Harus Segera Memulai Kepatuhan UU PDP

1. Mengelola Banyak Data Pribadi

Jika organisasi mengelola data pegawai, pelanggan, nasabah, peserta layanan, mahasiswa, pasien, vendor, atau masyarakat, maka kepatuhan PDP perlu segera dimulai.

Contoh data pribadi yang umum dikelola organisasi antara lain:

• Nama lengkap
• NIK
• Alamat
• Nomor telepon
• Email
• Data keuangan
• Data kesehatan
• Data pekerjaan
• Data akun sistem

Semakin banyak data yang diproses, semakin besar pula tanggung jawab organisasi untuk melindunginya.

2. Menggunakan Sistem Digital

Organisasi yang sudah menggunakan aplikasi internal, website, form online, sistem layanan publik, HRIS, CRM, mobile app, atau aplikasi persuratan digital perlu memastikan bahwa data pribadi di dalam sistem tersebut dikelola secara aman.

Digitalisasi memang membuat proses kerja lebih cepat. Namun, tanpa tata kelola data yang baik, digitalisasi juga dapat membuka celah risiko seperti akses tidak sah, penyalahgunaan data, atau kebocoran informasi.

3. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Banyak organisasi bekerja sama dengan vendor IT, penyedia cloud, konsultan, mitra pembayaran, penyedia aplikasi, atau pihak eksternal lain.

Jika ada data pribadi yang diberikan, diakses, atau diproses oleh pihak ketiga, maka organisasi perlu memastikan ada dasar hukum, perjanjian, batasan pemrosesan, serta tanggung jawab yang jelas.

4. Belum Memiliki Dokumentasi Pemrosesan Data

Salah satu masalah umum dalam organisasi adalah data pribadi sudah diproses di banyak unit kerja, tetapi belum terdokumentasi dengan baik.

Organisasi perlu mulai menyusun dokumentasi seperti:

• Daftar aktivitas pemrosesan data
• Tujuan pemrosesan
• Dasar pemrosesan
• Kategori data pribadi
• Pihak yang menerima data
• Lokasi penyimpanan
• Masa retensi
• Risiko pemrosesan

Dokumentasi ini penting agar organisasi dapat membuktikan bahwa proses pengelolaan data dilakukan secara tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Belum Siap Menangani Permintaan Subjek Data

UU PDP memberikan hak kepada subjek data pribadi. Karena itu, organisasi perlu memiliki mekanisme untuk menerima, memverifikasi, menindaklanjuti, dan mencatat permintaan dari pemilik data.

Jika organisasi belum memiliki alur tersebut, maka inilah saatnya mulai membangun mekanisme DSAR atau Data Subject Access Request.

Risiko Jika Organisasi Terlambat Menerapkan Kepatuhan UU PDP

Menunda penerapan UU PDP dapat menimbulkan berbagai risiko, antara lain:

• Risiko sanksi administratif
• Risiko tuntutan hukum
• Risiko kebocoran data
• Risiko kehilangan kepercayaan publik
• Risiko reputasi organisasi
• Risiko terganggunya layanan
• Risiko tidak siap saat diminta pertanggungjawaban

Bagi sektor pemerintahan, BUMN/BUMD, dan perbankan, risiko reputasi sering kali menjadi dampak yang sangat serius. Sekali kepercayaan publik menurun, proses pemulihannya tidak mudah.

Langkah Awal Menerapkan Kepatuhan UU PDP

1. Lakukan Gap Assessment PDP

Langkah pertama adalah menilai kondisi organisasi saat ini. Gap assessment membantu organisasi mengetahui bagian mana yang sudah sesuai, belum sesuai, dan perlu segera diperbaiki.

2. Petakan Aktivitas Pemrosesan Data

Organisasi perlu menyusun ROPA atau Record of Processing Activities. Dokumen ini membantu memetakan aktivitas pemrosesan data pribadi di setiap unit kerja.

3. Identifikasi Risiko dengan DPIA

Untuk aktivitas pemrosesan yang berisiko tinggi, organisasi perlu melakukan DPIA atau Data Protection Impact Assessment. UU PDP mengatur bahwa pengendali data pribadi wajib melakukan penilaian dampak pelindungan data pribadi apabila pemrosesan berpotensi menimbulkan risiko tinggi terhadap subjek data.

4. Siapkan Mekanisme DSAR

Organisasi perlu memiliki prosedur yang jelas untuk menangani permintaan subjek data, mulai dari permintaan akses, pembaruan, pembatasan, hingga penghapusan data sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Gunakan Sistem untuk Monitoring Kepatuhan

Kepatuhan PDP tidak cukup dikelola dengan dokumen manual. Organisasi membutuhkan sistem yang dapat membantu mencatat, memantau, dan memperbarui proses kepatuhan secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Organisasi harus mulai menerapkan kepatuhan UU PDP sekarang. Semakin cepat organisasi memulai, semakin siap pula organisasi dalam menghadapi risiko hukum, risiko reputasi, audit, permintaan subjek data, dan potensi insiden keamanan informasi.

Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi dengan volume data besar, kepatuhan PDP perlu menjadi bagian dari strategi tata kelola data dan keamanan informasi.

Mulai Kepatuhan UU PDP dengan Aplikasi Regula

Jika organisasi Anda ingin mulai menerapkan kepatuhan UU PDP secara lebih terarah, Anda dapat melakukan konsultasi terlebih dahulu untuk mengetahui kebutuhan dan tingkat kesiapan organisasi.

Anda juga dapat menggunakan Aplikasi Regula sebagai solusi untuk membantu proses Gap Assessment, ROPA, DPIA, dan DSAR dalam satu sistem yang lebih terdokumentasi dan mudah dipantau.

Jika organisasi membutuhkan pendampingan lebih lanjut, tim ahli juga dapat membantu menyusun roadmap, kebijakan, prosedur, dan implementasi kepatuhan PDP sesuai karakteristik organisasi Anda.