Proses persetujuan dokumen sering dianggap lambat karena approver belum memberikan keputusan. Padahal, bottleneck bisa muncul jauh sebelum dokumen sampai ke pihak yang berwenang.
Bayangkan admin di instansi pemerintah, BUMN/BUMD, atau perbankan menerima pengajuan melalui WhatsApp, email, chat internal, spreadsheet, hingga dokumen fisik. Sebagian pengajuan belum lengkap, sebagian masih harus diverifikasi, sementara pengajuan lain sudah menunggu persetujuan.
Ketika semuanya dikelola secara manual, admin tidak hanya memproses dokumen. Mereka juga harus mencari informasi, meminta kelengkapan data, mengejar approval, serta menjawab pertanyaan mengenai status pengajuan.
Di sinilah workflow approval dibutuhkan agar proses pengajuan hingga persetujuan dapat berjalan lebih terstruktur.
Apa Itu Workflow Approval?
Workflow approval adalah rangkaian proses yang mengatur bagaimana suatu pengajuan atau dokumen diterima, diverifikasi, diproses, diteruskan kepada pihak yang berwenang, hingga persetujuan dan status akhirnya tercatat.
Artinya, approval workflow bukan sekadar aktivitas menekan tombol “setuju” atau “tolak”.
Sebuah document approval workflow juga perlu mengatur apa yang terjadi sebelum dan sesudah persetujuan, seperti kelengkapan data, pemeriksaan admin, penentuan pihak yang harus menyetujui, hingga pencatatan status pengajuan.
Pada proses sederhana, alurnya dapat berupa:
Pengajuan → Verifikasi → Pemrosesan → Approval → Penandatanganan → Selesai
Dengan alur yang jelas, admin dapat mengetahui posisi setiap pengajuan tanpa harus mencarinya satu per satu.
Mengapa Bottleneck Approval Sering Terjadi?
Pengajuan Masuk dari Banyak Kanal
Masalah pertama sering terjadi sejak request diterima.
Satu pegawai mengirim melalui email, pegawai lain menghubungi WhatsApp, sementara divisi lain menggunakan spreadsheet. Akibatnya, tidak ada satu antrean yang menunjukkan seluruh pengajuan yang harus ditindaklanjuti.
Semakin banyak request yang masuk, semakin tinggi pula risiko ada pengajuan yang terlambat atau terlewat.
Data Pemohon Tidak Lengkap
Pengajuan melalui chat atau email juga tidak selalu mengikuti format yang sama.
Admin mungkin sudah menerima permintaan, tetapi masih harus menanyakan nomor pegawai, unit kerja, tujuan pengajuan, lampiran, atau informasi lain yang diperlukan.
Proses yang seharusnya langsung masuk tahap verifikasi akhirnya berubah menjadi komunikasi bolak-balik antara admin dan pemohon.
Approval Masih Mengandalkan Follow-Up Manual
Masalah berikutnya muncul ketika dokumen sudah siap tetapi proses persetujuan dilakukan melalui chat, email, atau dokumen fisik.
Admin harus mengingat dokumen mana yang belum disetujui, siapa approver-nya, dan kapan harus melakukan follow-up.
Jika volume pengajuan tinggi, pekerjaan koordinasi ini dapat menjadi bottleneck baru.
Status dan Histori Sulit Dilacak
Tanpa proses terpusat, pemohon juga sulit mengetahui posisi pengajuannya.
Pertanyaan seperti “Sudah diproses?”, “Sekarang menunggu siapa?”, atau “Sudah disetujui belum?” akhirnya terus diarahkan kepada admin.
Admin pun harus membuka kembali chat, email, spreadsheet, atau folder dokumen hanya untuk memberikan informasi status.
Dampaknya Bukan Hanya pada Admin
Workflow yang tidak terstruktur dapat memengaruhi kualitas layanan internal organisasi.
Admin menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan koordinasi daripada memproses pengajuan. Pengguna harus menunggu lebih lama, sedangkan organisasi semakin sulit mengetahui tahapan mana yang sebenarnya menyebabkan keterlambatan.
Sebagai contoh, sebuah unit administrasi menerima 50 pengajuan dalam waktu berdekatan. Tanpa sistem terpusat, admin harus mengingat mana yang belum lengkap, sudah diverifikasi, sedang dibuatkan dokumen, atau masih menunggu pimpinan.
Pada skala yang lebih besar, kondisi ini menjadi semakin sulit dikendalikan.
Bagi instansi pemerintah, kebutuhan akan proses digital yang terintegrasi juga sejalan dengan arah Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Perpres No. 95 Tahun 2018 yang masih berstatus berlaku menekankan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel.
Bagaimana Mengurangi Bottleneck Workflow Approval?
Solusinya bukan sekadar meminta approver memberikan persetujuan lebih cepat. Organisasi perlu memperbaiki alurnya sejak pengajuan pertama kali masuk.
Workflow yang lebih efisien idealnya memiliki satu jalur penerimaan request, data yang dikumpulkan secara terstruktur, status yang mudah dipantau, approval sebagai bagian dari proses, serta histori yang dapat ditemukan kembali.
Dengan pendekatan tersebut, admin dapat berfokus pada pemeriksaan dan tindak lanjut daripada memindahkan informasi dari berbagai kanal.
Digitalisasi juga tidak berarti sekadar memindahkan formulir kertas menjadi file elektronik. Kementerian PANRB menekankan bahwa SPBE bukan hanya mengubah administrasi manual menjadi komputerisasi, tetapi juga mendorong keterpaduan proses dan sistem.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Approval Dokumen?
Organisasi dapat mulai mempertimbangkan aplikasi approval dokumen ketika menghadapi beberapa kondisi berikut:
pengajuan semakin banyak dan berasal dari berbagai kanal;
admin sering meminta ulang data yang belum lengkap;
banyak request harus diproses secara bersamaan;
approval membutuhkan follow-up berulang;
pemohon sering menanyakan status;
histori pengajuan sulit ditemukan;
terdapat risiko request terlewat atau terlambat ditindaklanjuti.
Kebutuhan tersebut tidak hanya relevan bagi perusahaan besar. Instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, maupun organisasi lain dengan volume pengajuan tinggi dapat menghadapi masalah yang sama.
Untuk pengelolaan persuratan secara lebih luas, organisasi juga dapat mempelajari aplikasi persuratan inOffice yang mendukung draft, review, approval, tracking, hingga arsip dalam satu platform.
Digitalisasi Pengajuan Internal dengan inOffice Form
Untuk pengajuan surat internal, proses dapat dimulai dari hal yang sangat mendasar: membuat satu jalur pengajuan melalui form digital.
Melalui inOffice Form, pemohon dapat memilih kebutuhan surat dan mengisi informasi yang diperlukan melalui form. Admin kemudian memeriksa pengajuan yang masuk sebelum proses dilanjutkan menuju approval dan penandatanganan sesuai alur organisasi.
inOffice Form juga menyediakan pelacakan status sehingga pemohon dapat melihat perkembangan pengajuan tanpa harus terus menanyakan status kepada admin. Data yang diisi pemohon dapat digunakan dalam proses berikutnya sehingga admin tidak perlu memasukkan kembali setiap pengajuan secara manual.
Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya memindahkan proses ke aplikasi, tetapi membantu membangun workflow approval yang lebih terpusat, mudah dilacak, dan terstruktur.
Saatnya Mengurangi Bottleneck dari Awal Proses
Bottleneck persetujuan dokumen sering merupakan akumulasi masalah sejak request pertama kali diterima: kanal yang tersebar, informasi tidak lengkap, follow-up manual, hingga status yang sulit dipantau.
Karena itu, perbaikan sebaiknya dilakukan secara menyeluruh, mulai dari cara pengajuan diterima hingga proses approval selesai.
Jika instansi atau perusahaan Anda masih menerima pengajuan surat internal melalui WhatsApp, email, spreadsheet, atau dokumen fisik, pertimbangkan penggunaan inOffice Form untuk memusatkan pengajuan melalui form digital, dilanjutkan dengan verifikasi, approval, penandatanganan, dan pemantauan status dalam alur yang lebih tertata.
Konsultasikan kebutuhan pengajuan surat internal organisasi Anda bersama tim Integra Teknologi Solusi dan pelajari penerapan inOffice Form yang sesuai dengan workflow perusahaan atau instansi Anda.
