Pengajuan surat masuk melalui WhatsApp. Data pemohon dicatat kembali ke spreadsheet. Lampiran dikirim lewat email. Ketika surat sudah diproses, pemohon kembali menghubungi admin hanya untuk menanyakan status.
Cara seperti ini mungkin masih dapat dikelola ketika jumlah pengajuan sedikit. Namun, ketika permintaan datang dari banyak pegawai, divisi, cabang, atau unit kerja secara bersamaan, pekerjaan administrasi menjadi semakin sulit dikendalikan.
Di sinilah digitalisasi administrasi perkantoran dibutuhkan. Bukan sekadar mengganti kertas dengan file digital, melainkan membangun proses pengajuan yang lebih terpusat, terstruktur, dan mudah dipantau.
Bagi instansi pemerintah, transformasi digital juga sejalan dengan penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Perpres Nomor 95 Tahun 2018 menekankan pemanfaatan teknologi untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, akuntabel, serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi.
Ketika Chat dan Spreadsheet Tidak Lagi Cukup
WhatsApp, email, dan spreadsheet bukanlah alat yang salah. Masalah muncul ketika ketiganya menjadi tempat utama untuk mengelola banyak pengajuan sekaligus.
Pengajuan Masuk dari Berbagai Kanal
Satu pegawai mengajukan melalui WhatsApp, pegawai lain menggunakan email, sementara unit lain mengirimkan dokumen secara langsung.
Akibatnya, admin harus memeriksa berbagai kanal untuk mengetahui pengajuan yang perlu diproses. Semakin besar volume pengajuan, semakin tinggi pula risiko ada permintaan yang terlambat ditindaklanjuti atau terlewat.
Data Pengajuan Sering Tidak Lengkap
Pesan seperti, “Pak/Bu, saya mau mengajukan surat,” belum memberikan informasi yang cukup untuk memulai proses.
Admin masih perlu meminta nama, unit kerja, keperluan, informasi pendukung, hingga lampiran. Komunikasi bolak-balik ini menambah waktu pemrosesan.
Dengan form digital, organisasi dapat menentukan data apa saja yang wajib diisi sebelum pengajuan dikirim.
Spreadsheet Membutuhkan Pembaruan Manual
Admin mungkin sudah menggunakan spreadsheet untuk mencatat pengajuan. Namun, jika data masih harus disalin dari chat, status diperbarui satu per satu, dan approval dikoordinasikan secara terpisah, sebagian besar proses tetap manual.
Karena itu, otomatisasi administrasi tidak cukup hanya dengan memindahkan pencatatan dari buku ke spreadsheet.
Apa Dampaknya bagi Admin dan Pengguna?
Proses yang tersebar membuat admin menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan berulang, seperti mencari percakapan, mengecek lampiran, meminta kelengkapan data, memperbarui status, dan menjawab pertanyaan pemohon.
Permasalahan lain muncul ketika puluhan pengajuan berada pada tahapan yang berbeda.
Ada pengajuan yang baru masuk, menunggu kelengkapan, sedang diproses, menunggu approval, atau sudah selesai. Tanpa status yang jelas, admin sulit mengetahui prioritas pekerjaan.
Pemohon juga tidak mempunyai visibilitas yang memadai. Akibatnya, pertanyaan seperti “Surat saya sudah sampai mana?” terus masuk melalui chat.
Histori pengajuan pun lebih sulit ditemukan ketika informasi tersebar di berbagai kanal.
Digitalisasi Administrasi Bukan Sekadar Memindahkan Data ke Aplikasi
Digitalisasi administrasi yang baik setidaknya memperbaiki tiga hal: kanal pengajuan, workflow, dan visibility.
Satu Pintu untuk Pengajuan
Alih-alih menerima permintaan dari berbagai kanal, organisasi dapat menyediakan form digital sebagai titik awal pengajuan.
Data yang diperlukan menjadi lebih terstruktur dan admin tidak harus mengumpulkan informasi satu per satu.
Workflow yang Jelas
Pengajuan dapat mengikuti tahapan, misalnya:
Pengajuan → Verifikasi → Pemrosesan → Approval/Tanda Tangan → Selesai
Setiap organisasi tentu dapat memiliki alur berbeda. Hal terpenting adalah setiap pengajuan memiliki tahapan dan penanggung jawab yang jelas.
Status Lebih Mudah Dipantau
Admin tidak perlu lagi mencari percakapan lama hanya untuk mengetahui progres suatu permintaan.
Pengajuan dapat dicari berdasarkan pemohon, tanggal, kategori, atau status sehingga monitoring menjadi lebih mudah.
Untuk pengelolaan surat organisasi secara lebih luas, Anda juga dapat mempelajari bagaimana sistem informasi persuratan membantu proses surat menjadi lebih terstruktur.
Cara Memulai Digitalisasi Administrasi Perkantoran
Digitalisasi tidak harus dimulai dengan mengubah seluruh proses sekaligus. Organisasi dapat memulai dari proses administrasi yang paling sering menimbulkan pekerjaan manual.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:
Identifikasi pengajuan yang paling sering masuk. Prioritaskan proses dengan volume tinggi dan sering membutuhkan follow-up.
Tentukan data wajib. Tetapkan informasi dan lampiran yang harus diberikan pemohon sejak awal.
Susun tahapan dan PIC. Tentukan siapa yang melakukan verifikasi, memproses, dan memberikan approval.
Buat status pengajuan. Misalnya baru, perlu dilengkapi, diverifikasi, diproses, menunggu approval, dan selesai.
Pusatkan monitoring. Gunakan sistem yang dapat menghubungkan data pengajuan, workflow, status, approval, dan histori.
Dengan pendekatan bertahap, transformasi digital dapat dimulai dari masalah operasional yang benar-benar dirasakan admin.
Memusatkan Pengajuan Surat Internal dengan InOffice Form
Ketika volume pengajuan meningkat, organisasi membutuhkan lebih dari sekadar form online. Form perlu terhubung dengan proses verifikasi, pemrosesan, approval, dan monitoring.
InOffice Form dapat digunakan untuk membantu memusatkan proses pengajuan surat internal melalui form digital.
Alurnya dapat dibuat lebih terstruktur:
Isi Form → Verifikasi → Pemrosesan Surat → Approval/Tanda Tangan → Pemantauan Status
Dengan pendekatan ini, admin dapat mengurangi pengajuan yang tersebar melalui chat atau kanal terpisah, mendapatkan data yang lebih terstruktur sejak awal, memantau proses yang sedang berjalan, serta menemukan kembali histori pengajuan dengan lebih mudah.
Untuk proses persuratan lainnya, organisasi juga dapat mempelajari aplikasi persuratan digital dan pengelolaan surat secara terpusat.
Mulai dari Proses yang Paling Membebani Admin
Digitalisasi administrasi perkantoran tidak harus menjadi proyek besar sejak hari pertama. Mulailah dari satu proses yang paling sering menyebabkan input berulang, komunikasi bolak-balik, tracking manual, dan antrean approval.
Jika salah satunya adalah pengajuan surat internal, penggunaan form digital dan workflow terpusat dapat menjadi langkah awal untuk membuat pekerjaan administrasi lebih cepat, tertata, dan mudah dipantau.
Konsultasikan kebutuhan digitalisasi administrasi organisasi Anda bersama tim Integra Teknologi Solusi. Pelajari lebih lanjut bagaimana InOffice Form membantu mengelola pengajuan surat secara digital dari penerimaan request hingga pemantauan status.
