Pengajuan surat masuk melalui WhatsApp. Dokumen pendukung dikirim melalui email. Status pengerjaan dicatat di spreadsheet. Setelah selesai dibuat, dokumen kembali dikirim kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan.
Alur seperti ini masih banyak digunakan dalam proses administrasi organisasi. Pada jumlah pengajuan yang sedikit, proses tersebut mungkin masih dapat dikelola. Namun, ketika admin harus menangani puluhan hingga ratusan pengajuan dari berbagai unit, alur approval dokumen yang tersebar mulai menimbulkan masalah.
Admin tidak hanya harus memproses dokumen, tetapi juga mencari request, memeriksa kelengkapan informasi, melakukan follow-up, memantau approval, hingga menjawab pertanyaan pemohon mengenai status pengajuan.
Karena itu, digitalisasi approval sebaiknya tidak hanya berfokus pada proses persetujuan terakhir. Seluruh proses pengajuan perlu dibuat lebih terpusat dan terstruktur sejak awal.
Seperti Apa Alur Approval Dokumen yang Masih Manual?
Approval manual bukan hanya persetujuan menggunakan tanda tangan di atas kertas. Proses juga dapat dikategorikan masih sangat manual ketika pengelolaannya bergantung pada berbagai kanal yang terpisah.
Contohnya:
Pemohon mengirim permintaan melalui WhatsApp atau email.
Admin memeriksa informasi yang diberikan.
Jika data belum lengkap, admin menghubungi pemohon kembali.
Admin memproses dokumen.
Dokumen dikirim kepada pejabat atau pimpinan untuk memperoleh approval.
Admin melakukan follow-up apabila dokumen belum disetujui.
Setelah selesai, admin menghubungi pemohon kembali.
Ketika volume pengajuan semakin besar, setiap perpindahan kanal tersebut dapat menambah pekerjaan administratif.
Risiko Approval melalui WhatsApp dan Email
WhatsApp dan email efektif sebagai sarana komunikasi. Namun, keduanya tidak selalu dirancang sebagai sistem untuk mengelola workflow pengajuan dalam jumlah besar.
Pengajuan tersebar di berbagai kanal
Satu pengajuan mungkin masuk melalui WhatsApp, sementara pengajuan lainnya melalui email, formulir kertas, atau spreadsheet.
Admin akhirnya harus membuka beberapa kanal hanya untuk mengetahui seluruh request yang perlu ditangani. Kondisi tersebut juga membuat organisasi sulit memiliki satu sumber informasi utama mengenai daftar pengajuan.
Data pemohon sering tidak lengkap
Pengajuan melalui chat biasanya tidak memiliki struktur informasi yang seragam.
Pemohon A mungkin mencantumkan seluruh data yang dibutuhkan, sedangkan pemohon B hanya menyampaikan permintaan singkat. Admin kemudian harus meminta informasi tambahan sebelum pengajuan dapat diproses.
Jika terjadi pada banyak pengajuan sekaligus, waktu admin lebih banyak digunakan untuk melakukan koordinasi.
Banyak pengajuan harus diproses bersamaan
Dalam satu waktu, admin dapat menangani berbagai status pengajuan:
pengajuan baru masuk;
menunggu kelengkapan data;
sedang diverifikasi;
sedang diproses;
menunggu approval;
atau sudah selesai.
Tanpa workflow yang terpusat, status tersebut biasanya harus dipantau melalui catatan manual atau spreadsheet.
Status approval sulit dipantau
Setelah dokumen dikirim kepada approver melalui chat atau email, admin masih perlu memastikan apakah dokumen sudah diperiksa, membutuhkan revisi, atau sudah mendapatkan persetujuan.
Monitoring akhirnya sangat bergantung pada follow-up manusia.
Pemohon berulang kali menanyakan status
Pertanyaan seperti:
“Surat saya sudah sampai mana?”
atau
“Sudah disetujui pimpinan belum?”
dapat muncul berkali-kali.
Jika status pengajuan tidak mudah diketahui, admin harus melakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum dapat memberikan jawaban.
Risiko pengajuan terlewat
Ketika request bercampur dengan percakapan dan email lainnya, risiko pengajuan terlambat ditindaklanjuti atau terlewat menjadi lebih tinggi.
Selain itu, histori pengajuan lama juga lebih sulit ditemukan karena admin harus menelusuri kembali chat, email, folder, atau spreadsheet.
Dampaknya terhadap Pekerjaan Administrasi
Permasalahan approval manual tidak hanya memengaruhi kecepatan persetujuan.
Bagi instansi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, kampus, maupun perusahaan swasta, proses yang tersebar dapat meningkatkan beban kerja administrasi.
Admin harus menghabiskan waktu untuk:
mencari request;
meminta kelengkapan informasi;
mengingatkan approver;
memperbarui status;
menjawab pertanyaan pemohon;
dan mencari kembali histori pengajuan.
Akibatnya, waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk pekerjaan administratif yang lebih penting justru terserap untuk koordinasi manual.
Approval yang Cepat Dimulai dari Pengajuan yang Terstruktur
Mempercepat approval tidak cukup hanya dengan meminta pimpinan memberikan persetujuan lebih cepat.
Masalah sering kali sudah dimulai sejak request pertama kali diterima.
Alur yang lebih ideal adalah:
Pengajuan → Verifikasi → Pemrosesan → Approval/Tanda Tangan → Penyelesaian
Dengan proses yang terstruktur, admin dapat mengetahui posisi setiap pengajuan tanpa harus membuka berbagai percakapan atau file terpisah.
Informasi yang dibutuhkan juga dapat ditentukan sejak awal sehingga proses meminta data tambahan dapat dikurangi.
Bagaimana Digitalisasi Membuat Alur Approval Dokumen Lebih Terstruktur?
Digitalisasi membantu mengubah proses yang sebelumnya tersebar menjadi satu workflow yang lebih mudah dikelola.
1. Pengajuan masuk melalui form digital
Pemohon mengisi informasi melalui satu kanal pengajuan. Field yang dibutuhkan dapat disusun sesuai kebutuhan proses sehingga data lebih konsisten.
2. Admin melakukan verifikasi
Pengajuan yang masuk dapat diperiksa terlebih dahulu sebelum masuk ke tahap pemrosesan.
3. Dokumen diproses
Admin dapat menangani request berdasarkan tahapan yang telah ditentukan tanpa harus memindahkan informasi dari satu kanal ke kanal lainnya.
4. Dokumen masuk ke proses approval
Dokumen yang telah selesai diproses dapat diteruskan ke tahapan approval atau tanda tangan sesuai workflow organisasi.
5. Status pengajuan lebih mudah dipantau
Admin dapat mengetahui pengajuan yang masih diverifikasi, sedang diproses, menunggu approval, atau telah selesai.
Histori pengajuan juga lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali.
Kapan Organisasi Perlu Meninggalkan Approval Manual?
Organisasi sebaiknya mulai mempertimbangkan digitalisasi jika beberapa kondisi berikut sering terjadi:
pengajuan datang dari banyak unit atau divisi;
request tersebar di WhatsApp, email, dan spreadsheet;
data pengajuan sering tidak lengkap;
admin mulai kesulitan melakukan follow-up;
posisi pengajuan sulit diketahui;
pemohon sering menanyakan status;
approval sering terlambat;
histori pengajuan sulit ditemukan kembali.
Semakin besar volume pengajuan, semakin penting memiliki workflow yang dapat membantu admin melihat keseluruhan proses secara terpusat.
Kelola Pengajuan Surat Internal dengan InOffice Form
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah memusatkan proses melalui InOffice Form.
InOffice Form membantu organisasi mengelola pengajuan surat internal melalui form digital, mulai dari penerimaan request, verifikasi data, pemrosesan surat, approval atau tanda tangan, hingga pemantauan status pengajuan.
Dengan demikian, proses yang sebelumnya tersebar melalui WhatsApp, email, spreadsheet, atau dokumen fisik dapat diarahkan menjadi workflow yang lebih terstruktur.
Bagi admin, manfaatnya bukan sekadar memindahkan pengajuan ke sistem digital. Tujuan utamanya adalah membantu mengurangi koordinasi manual, mempermudah pemantauan banyak pengajuan, dan membuat histori proses lebih mudah ditelusuri.
Saatnya Membuat Workflow Pengajuan Lebih Terstruktur
Masalah approval sering kali bukan hanya terletak pada tahap persetujuan terakhir. Ketika pengajuan sejak awal tidak terpusat, admin akan lebih sulit mengelola kelengkapan data, pemrosesan, approval, status, dan histori dokumen.
Digitalisasi membantu organisasi bergerak dari proses yang bergantung pada chat dan spreadsheet menuju workflow pengajuan yang lebih terstruktur.
Jika instansi Anda masih menghadapi masalah tersebut, konsultasikan kebutuhan digitalisasi administrasi bersama Integra Teknologi Solusi dan pelajari bagaimana InOffice Form dapat membantu mengelola pengajuan surat internal melalui form digital secara lebih terpusat.
