integrasolusi.com – Selama ini, dokumentasi perkantoran dan bisnis erat kaitannya dengan pemakaian kertas. Namun, seiring dengan era digital yang makin maju, muncul konsep paperless yang menggantikan penggunaan kertas.
Baca juga: Keuntungan Menjadi Paperless Office bagi Instansi/Perusahaan
Mengapa makin banyak lembaga beralih ke cara ini? Apa saja sebenarnya manfaat paperless dan bagaimana penerapannya?
Apa itu Paperless?
Sebelum beranjak pada ulasan mengenai manfaat dan penerapan, kita pahami lebih dahulu pengertian paperless ini. Dilansir dari laman gramedia.com, istilah ini merujuk pada tindakan mengurangi pemakaian kertas dalam pembuatan dokumen dalam berbagai kegiatan.
Dokumen yang semula dibuat dalam lembaran kertas akan dialihkan dalam wujud digital. Peralihan ini merupakan buah dari teknologi yang kian maju. Paperless tidak hanya diterapkan dalam sektor bisnis dan perkantoran, tetapi juga pendidikan. Selain itu, banyak juga masyarakat yang mulai melakukan dokumentasi tanpa kertas untuk berbagai keperluan.
Apa Saja Manfaat Paperless?
Selain sifatnya praktis, keunggulan apa lagi yang dimiliki konsep ini sehingga makin banyak digunakan? Berikut tujuh manfaat paperless:
1. Lebih ramah lingkungan
Mengurangi pemakaian kertas berarti membantu melestarikan alam. Seperti diketahui, salah satu bahan dasar pembuat kertas adalah pohon. Penebangan pohon secara terus menerus tanpa disertai upaya penghijauan tentu saja akan merusak lingkungan.
2. Hemat waktu dan biaya
Dokumentasi paperless membantu kita menghemat waktu dan biaya. Kita tidak perlu lagi mencetak arsip dan melakukan pengiriman yang bisa memakan waktu hingga berhari-hari. Selain itu, pencetakan dan pengiriman dokumen juga terkadang membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
3. Lebih aman
Metode paperless dinilai lebih aman karena bisa mengurangi risiko dokumen rusak atau hilang. Namun, pastikan kita menyimpan salinan data penting ke penyimpanan berbasis cloud sebagai antisipasi data hilang.
4. Tidak memakan tempat
Tidak seperti berkas kertas yang membutuhkan penyimpanan, data digital tidak akan menghabiskan banyak tempat. Cukup simpan data dalam memori gawai, tumpukan kertas yang mengganggu mata pun bisa dihindari.
5. Mendukung metode WFH
Walau pandemi sudah berlalu, Work from Home masih menjadi alternatif pilihan untuk bekerja. Paperless office membantu memudahkan kita untuk mengerjakan tugas. Pengiriman dan penyimpanan data bisa dilakukan dengan mudah walaupun tidak datang ke kantor. Koordinasi dengan rekan kerja pun tidak terhalang berkat internet.
6. Memudahkan pencarian data
Sering menghabiskan waktu mencari berkas di antara tumpukan kertas? Paperless office memudahkan kita untuk melakukan pencarian. Cukup mengetik kata kunci pada kolom search, data pun mudah ditemukan. Hemat waktu dan minim stress.
7. Kerja menjadi lebih produktif
Selain hemat waktu, konsep paperless memudahkan kita dalam menyelesaikan tugas. Kini, banyak aplikasi yang membantu kita membuat dokumen, seperti surat bisnis, proposal, dan banyak lagi. Akhirnya, produktivitas kerja akan meningkat.
Baca juga: Tingkatkan Efisiensi Bisnis dengan Paperless Office
Bagaimana cara Menerapkan Paperless?
Sekarang, apa yang harus kita lakukan untuk memulai penerapan paperless? Berikut langkah-langkahnya.
1. Gunakan surat elektronik
Kita bisa mulai beralih ke paperless office dengan berkirim surat melalui surel atau e-mail. Selain praktis dan singkat, cara ini akan terlihat lebih profesional.
2. Gunakan penyimpanan daring
Manfaatkan penyimpanan online selain yang tersedia pada memori internal. Cara ini dapat membantu menghemat penyimpanan internal dan bisa membantu saat data internal hilang atau rusak.
3. Beralih ke data digital
Ubah semua data yang sebelumnya berbentuk fisik ke dalam data digital. Metode ini akan membuat pekerjaan lebih mudah dan tentunya efisien.
Demikian ulasan mengenai tujuh manfaat paperless yang bisa kita terapkan dalam berbagai urusan. Mudah, praktis, serta menguntungkan. Sudah lelah dengan tumpukan kertas? Ayo beralih ke sistem paperless!
Referensi: https://www.gramedia.com/best-seller/paperless/#Tips_Penerapan_Paperless_Office https://blog.ecampuz.com/penerapan-paperless-office-di-perguruan-tinggi/ https://mekarisign.com/id/blog/paperless-adalah/
