Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam menyampaikan suatu informasi baik secara individu maupun antar organisasi. Di era berbasis teknologi seperti saat ini, surat masih sangat berperan dalam kegiatan organisasi atau perkantoran.
Surat memiliki peranan penting bagi kelancaran kegiatan suatu organisasi dalam usaha pencapaian tujuan. Tidak banyak yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau kantor tanpa keberadaan surat di dalam kegiatannya.
Bagi organisasi, surat merupakan alat komunikasi formal dan sumber informasi yang resmi dan terpercaya, bahkan memiliki kekuatan hukum. Surat juga memiliki fungsi sebagai bukti tertulis, bukti historis, pedoman kerja, alat pengingat, jaminan keamanan, serta sebagai barometer maju mundurnya suatu organisasi.
Organisasi atau kantor setiap harinya pasti melakukan kegiatan pengelolaan surat. Pengelolaan surat yang baik akan memberikan manfaat positif bagi organisasi, begitu pula sebaliknya surat yang tidak dikelola dengan baik akan memberikan dampak buruk bagi organisasi, bahkan dapat menimbulkan kerugian yang fatal.
Informasi-informasi yang terkandung dalam surat merupakan aset penting bagi organisasi untuk menjalankan berbagai aktivitas keorganisasian, contohnya:
- Surat Keputusan
- Surat Edaran
- Surat Perjanjian
- Surat Undangan
- Dll.
Beberapa contoh surat diatas merupakan surat-surat yang memiliki nilai penting bagi yang bersangkutan. Oleh sebab itu surat perlu dikelola dengan baik agar berdaya guna maksimal bagi kelancaran usaha pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan pengelolaan surat dipandang sebagai kegiatan yang mudah dan sederhana hingga sebagian masyarakat menganggap enteng kegiatan ini. Banyak organisasi yang belum menerapkan pengelolaan surat yang baik dan benar.
Pengelolaan surat dianggap hal mudah yang dapat dilakukan oleh setiap pegawai, sehingga tidak perlu pengetahuan dan keterampilan khusus untuk melaksanakannya.
Padahal pengelolaan surat yang buruk dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi seperti hilangnya surat dan informasi yang terkandung di dalamnya, kantor menjadi tidak rapi akibat tumpukan surat yang terbengkalai, serta sulit untuk menemukan kembali informasi dalam surat yang lalu. Begitu pentingnya surat bagi kemajuan organisasi maka perlu dilaksanakan pengelolaan surat yang baik dan benar.
Isi Artikel
Revolusi Industri 4.0
Saat ini kita berada di zaman di mana Revolusi Industri 4.0 baru saja dimulai. Lalu seperti apa sebenarnya Revolusi Industri 4.0? Revolusi Industri 4.0 menerapkan konsep automatisasi yang dilakukan oleh mesin tanpa memerlukan tenaga manusia dalam pengaplikasiannya.
Di mana hal tersebut merupakan hal vital yang dibutuhkan oleh para pelaku industri demi efisiensi waktu, tenaga kerja, dan biaya. Tidak hanya itu, saat ini pengambilan ataupun pertukaran data juga dapat dilakukan on time saat dibutuhkan, melalui jaringan internet.
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, semua mulai bertransformasi ke model digital atau terkomputerisasi, hal tersebut menjadi suatu kebutuhan utama untuk mengikuti kemajuan teknologi dan selain itu manfaatnya juga dinilai memberikan manfaat yang banyak pada setiap proses bisnis.
Implementasi Teknologi Informasi pada Sistem Persuratan
Pada proses pengelolaan surat di sebuah perusahaan yang konvensional semua pemrosesannya masih dilakukan secara manual seperti proses penerimaan surat masuk, penyampaian surat kepada penerima surat dan juga di pengarsipan surat.
Pengelolaan surat secara manual mempunyai nilai yang kurang efektif dan juga resiko yang besar karena bisa terjadi kesalahan yang dilakukan oleh pihak tertentu walaupun dilakukan dengan tidak sengaja.
Contoh kekurangan pengelolaan surat dan disposisi secara konvensional:
-
Penyampaian surat masuk kepada penerima
Dalam pengelolaan surat secara konvensional, jika terdapat surat masuk yang ditujukan kepada seseorang dalam suatu instansi, surat masuk tersebut tidak dapat langsung diterima oleh si penerima karena harus diantarkan kepada penerima langsung, selain itu juga ada kendala jika si penerima sedang tidak di ruangan atau sedang bepergian atau dinas sehingga si penerima tidak bisa segera mengetahui ataupun membaca surat yang ditujukan kepadanya
-
Pemberian Disposisi
Pada umumnya seseorang dalam menanggapi sebuah surat akan melakukan disposisi pada bawahannya untuk menindaklanjuti atau melakukan proses dari surat masuk yang diterima. Pada pemrosesan yang konvensional, proses pemberian disposisi ini tidak dapat dilakukan secara langsung atau realtime sehingga dapat menghambat waktu pemrosesan surat masuk.
-
Pengarsipan surat
Surat masuk yang diterima suatu instansi akan disimpan sebagai arsip, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional akan mengalami kesulitan dalam proses pencarian arsip dan akan lebih sulit lagi jika pengarsipan yang dilakukan selama ini tidak baik.
Pada era sekarang sudah waktu semua proses pengelolaan surat dan disposisi dapat dilakukan secara digital atau terkomputerisasi, dengan memanfaatkan teknologi informasi sebuah perusahaan bisa membangun sebuah sistem informasi persuratan digital yang diharapkan bisa memberikan manfaat dan dampak yang lebih baik pada proses bisnis pengelolaan surat dan disposisi di sebuah instansi.
Pemanfaatan sebuah sistem informasi dapat diimplementasikan pada proses pengelolaan surat masuk dan disposisi, dimulai dari pendataan atau pengarsipan surat masuk dan keluar hingga proses disposisi serta pada proses pelaporan disposisi.
Manfaat Pengelolaan Surat secara Digital
Dengan memanfaatkan teknologi informasi diharapkan dapat memberikan manfaat yang baik bagi sebuah instansi sehingga proses pengelolaan surat dan disposisi dapat berjalan dengan lebih efektif, berikut beberapa contoh manfaat pengelolaan surat secara digital:
-
Pendataan surat masuk yang tersimpan di sistem
Surat masuk yang diterima dapat langsung tersimpan di sistem sehingga mengurangi kehilangan surat.
-
Penerimaan surat masuk yang realtime kepada penerima
Sistem bisa memberikan informasi atau notifikasi ketika ada surat masuk yang ditujukan kepada seseorang sehingga diharapkan si penerima dapat segera menindaklanjuti isi surat yang diterima
-
Surat terarsipkan dengan baik
Surat masuk yang diterima oleh instansi bisa terarsipkan dengan baik karena sudah tercatat dan tersimpan di sebuah sistem, diharapkan dengan fitur seperti ini dapat memudahkan pengarsipan dan pengelolaan surat masuk dengan baik
-
Diposisi dapat dilakukan secara langsung oleh atasan
Ketika seorang atasan menerima sebuah surat masuk dari sistem beliau dapat meneruskan kepada bawahannya sebagai sebuah disposisi yang dilakukan dengan sebuah fitur di sistem sehingga proses menindaklanjuti surat dapat dilakukan secara cepat dan baik daripada pengelolaan secara konvensional
-
Atasan dapat mengetahui progress disposisi yang dilakukan bawahannya
Progress disposisi yang dilakukan oleh bawahan diharapkan dapat diketahui oleh atasan karena semua dijalankan oleh sebuah sistem serta bawahan dapat memberikan laporan secara langsung melalui sistem terkait disposisi yang dilaksanakan.
Dengan model sebuah sistem informasi ini diharapkan memberikan sebuah efektifitas dan efisiensi pada produktivitas pengelolaan surat dan disposisi pada sebuah instansi karena semua proses sudah terkomputerisasi dan proses data yang berjalan diharapkan dapat realtime, tetapi sistem tersebut juga membutuhkan kajian atau analisa sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan di sebuah instansi.
ingin lebih detail tentang implementasi teknologi informasi pada aktivitas persuratan dan disposisi?
segera hubungi kami!
