integraOffice Persuratan – Pagi semua, semoga wabah ini tidak mengurangi semangat kita beraktifitas dan berkarya. Mari tetap berfikir positif dan berusaha semaksimal mungkin agar wabah ini segera berakhir. Tentu jangan lupa berdoa.
PERSURATAN DIGITAL
Berbicara mengenai persuratan tentu kita paham bahwa surat adalah bagian krusial untuk semua instansi. Tanpa surat, tidak ada instansi. Benarkah ? mudah dibuktikan, bahkan pendirian sebuah instansi dimulai juga dengan surat (Surat Keterangan Domisili), berikutnya berurusan dengan pajak (SPT), belum lagi dengan ururan transaksi operasional ketika memberikan surat penawaran, atau setidaknya surat keterangan gaji karyawan, dan seterusnya.
Saking krusialnya sebuah surat, maka dalam instansi persuratan masuk dalam bagian birokrasi utama perusahaan, dimana pelaksananya meliputi seluruh sektor mulai dari staf hingga pimpinan tertinggi. Di perkembangannya, muncul istilah “Good Governance” yang salah satu poinnya dalah mengatur bagaimana mengelola persuratan secara lebih efektif.
Di era ini, semua instansi sudah memahami pentingnya memanfaat teknologi untuk membuat persuratan menjadi lebih efektif. Kita tidak akan membahas bagaimana teknologi menjadi enabler persuratan efektif, karena sudah banyak yang membahas hal tersebut. Sebaliknya, kita akan mencoba mengulik, seperti apa wajah persuratan dengan teknologi ini diterapkan di berbagai instansi. Karena meskipun pakem umum persuratan sama, implementasi detilnya bisa berbeda. Adalah prinsip umum dimana tidak ada dua entitas yang sama persis. Disini penulis mencoba berbagi pengalaman terkait beberapa implementasi persuratan yang sudah kami bantu. Harapannya, semoga bisa memberi gambaran bagi yang lain yang masih akan memulai menerapkan persuratan digital atau ingin merubah persuratan digital yang sudah ada.
Kita kelompokkan berbagai macam instansi menjadi
- Pemerintahan
- BUMN/ BUMD
- Swasta
- Pendidikan
- Organisasi / Perkumpulan / Asosiasi
JADI APA BEDANYA ?
Pertama, kita akan Bahasa dari sifat organic dari instansinya sendiri.
x
Sebuah instansi pemerintahan cenderung rigid dan strict terkait susunan struktur dan jabatan yang ada didalamnya. Struktur sangat jarang berubah drastis, hanya bergeser sedikit dari waktu ke waktu. Perubahan posisi jabatan juga tidak terlalu sering.
Sebuah BUMN / BUMD meskipun memegang teguh struktur yang ada, pergantian personil nya bisa jadi lebih sering. Karena sifat instansi sendiri bisa dibilang kombinasi dari strict dari pemerintah, dan dinamis kompetensi dari swasta.
Instasi swasta biasanya kebalikan dari instansi pemerintah, dimana struktur organisasinya sangat sering berubah, cenderung sesuai kebutuhan / intuisi pimpinan teratas. Setiap tahun bisa saja berubah dratis untuk mengakomodir strategi baru perusahaan.
Untuk instansi Pendidikan lebih menyerupai instansi BUMN, sementara sebuah Perkumpulan / Asosiasi lebih fleksibel tanpa batasan tegas, sehingga bisa dikatakan menyerupai instansi swasta dimana struktur bisa berubah drastis
Apa pengaruhnya di implementasi persuratan digital ? Bagi yang paham flow persuratan pasti paham bahwa struktur organisasi berpengaruh dalam meletakkan batasan akses, batasan kelanjutan proses dari sebuah surat. Jadi adalah krusial untuk memiliki persuratan digital yang membolehkan / memfasilitasi perubahan struktur. Jika tida, tentu akan sangat merepotkan melakukan penyesuaian aplikasi secara coding untuk mengakomodir perubahan yang terjadi, baik di struktur organisasi maupun di jabatan di dalam sebuah instansi
Kedua, coba kita melihat dari sisi aturan proses terhadap sebuah surat.
Untuk Pemerintah dan BUMN, biasanya sangat strict terkait aturan siapa boleh memberikan disposisi kepada siapa. Sesuai definisi dari disposisi yang notabene adalah sebuah perintah, maka disposis hanya bisa dilakukan dari atasan ke yang lebih bawah. Dimana pilihan siapa yang boleh dipilih sebagai penerima disposisi biasanya di batasi oleh struktur organisasinya sendir. Sangat jarang ada kebutuhan dimana disposisi bisa lintas struktur induk.
Lain halnya dengan Swasta / Pendidikan / Perkumpulan /Organisasi, mereka cenderung lebih permisif terkait batasan lintas struktur maupun disposisi kepada personel yang jabatan setara. Karena bagi mereka disposisi sendiri lebih sebagai alat komunikasi.
Lantas bagaimana dengan implementasi di persuratan digital ? Adalah penting kita menjaga konsistensi logika dalam aplikasi untuk menjaga ke validan proses didalamnya. Tentu kita tidak bisa mengharapkan semua batasan di hapuskan, yang terjadi adalah chaos dimana semua orang bisa melakukan disposisi kesiapapun, dan pada akhirnya pakah proses suratnya bisa selesai ? tentu meragukan. Hanya saja kita tidak bisa mengesampingkan terkait kebutuhan fleksibilitas agar sesuai dengan sifat alur di instansi. Jadi penting untuk aplikasi persuratan digital kita, mengatur aturan disposisi standar baru (sesuai struktur dan level jabatan) tapi juga memberi ruang gerak untuk bisa melakukan komunikasi kepada yang selevel maupun disposisi terhadap lintas struktur yang mungkin dibedakan dari standar disposisi biasa. Sudahkan instansi nada memiliki kemampuan ini ?
Ketiga, bagaimana mengukur efektifitas sebuah persuratan digital dijalan kan ?
Untuk instansi Pemerintah, BUMN, Swasta, Pendidikan, mudah saja cukup berlakukan SOP yang diputuskan oleh pimpinan untuk di berlakukan terhadap semua personel. Kata kuncinya disini adalah semua, termasuk tentu pimpinan tertinggi. Karena akan menjadi omong kosong ketika kewajiban menggunakan aplikasi hanya di bebankan kepada bawahan. Sementara proses surat sendiri adalah kewajiban bawahan hingga atasan.
Tapi bagaimana kita bisa menyemangati segenap personel menggunakan aplikasi ini. Yang ditekankan pertama tentu adalah benefit. Untuk top manajemen yang paham imbas efektifitas sebuah proses terhadap persuratan tentu akan lebih aware terhadap kebutuhan ini. Tapi bagaiman untuk staf dan semua middle manajemen yang lebih cenderung berpegang pada tupoksi masing masing. Maka perlu di kembangkan sebuah mekanisme penilaian yang fair, ditetap kan resmi dan mungkin akan berpengaruh di komponen gaji. Ini akan menjadi benefit bagi mereka yang menjalankan persuratan secara aktif dan efektif.
Selain benefit, tentu akan fair kalau kita juga berbicara terkait konsekuensi untuk yang tidak menjalankan, perlu dirumuskan terkait efeknya punishment bentuk lain (social punishment, mungkin seperti publish less efektif personel dan seterusnya) dari instansi atau mungkin terhadap gaji.
Bagaimana dengan Asosiasi / Organisasi Perkumpulan, disini adalah kumpulan orang yang bekerjasama untuk tujuan tertentu. Cenderung tidak ada enforcer dari pimpinan yang bisa dengan efektif memberikan dampak perubahan perilaku. Terkait ini, penulis menyarankan diberlakukan sebuah system penilaian yang lebih mengukur ke achievement dari individu, mungkin bisa di publish untuk sebagai hadian social bagi yang berprestasi. Jika memungkinkan dimunculkan reward yang sifatnya kecil, itu akan lebih baik. Tidak perlu sesuatu yang mahal untuk membuat seseorang merasa di hargai, hanya perhatian dan apresiasi.
Kesimpulannya, aplikasi persuratan digital anda , sebaiknya punya solusi terkait ini.
Keempat, mungkin yang terakhir untuk pembahasan kali ini. Singkat saja, penerapan TTE (Tanda Tangan Elektronik) adalah bagian dari revolusi persuratan digital saat ini.
Untuk pembahasan detil terkait apa itu TTE dan bentuknya seperti apa ? lain kali akan kita bahas.
Ringkasnya, penerapan TTE sudah dipandang penting mulai tahun ini diberbagai instansi. Bagaimana imbasnya di persuratan digital. Yang tentu bisa di integrasi kedalam proses persuratan adalah surat keluar yang ditanda tangani pejabat di instansi, hingga ke proses disposisi sebagai bagian dari dokumen proses dari sebuah surat.
Apakah ada perbedaan di masing masing macam instansi ? jawabannya lebih ke kebijakan dari instansi sendiri. Di instansi Pemerintahan dan BUMN, sudah dipastikan wajib mulai diimplementasikan di tahun ini, dengan keluarnya peraturan peraturan Perpres No. 95 2018. Imbasnya aplikasi persuratan digital yang di miliki mereka sudah diarahkan untuk melakukan implementasi TTE sebagai bagian integral di proses surat.
Sementara diluar instansi Pemerintahan dan BUMN, karena tidak ada aturan yang mengharuskan mereka, maka cenderung akan bergantung dari kebijakan instansi sendiri. Ada yang masih akan mencoba menerapkan, ada yang hanya menerapkan untuk surat tujuan keluar sementara surat internal tidak diperlukan, ada juga yang merasa full perlu diberlakukan. Aplikasi Persuratan Digital tentu akan menyesuaikan dengan kebutuhan ini.
Pertanyaannya, sudahkan aplikasi persuratan digital anda sudah mengakomodir TTE ?
YANG BISA DISIMPULKAN
Selain 4 (empat poin) yang sudah penulis bahas di atas, tentu masih banyak detil kecil terkait perbedaan implementasi persuratan yang ada di instansi anda. Pada akhirnya sejauh mana aplikasi persuratan digital anda , sudah mengakomodir / memfasilitasi kebutuhan anda ? Jika belum, maka segera komunikasikan dengan vendor penyedia aplikasi anda (baik itu internal maupun eksternal). Karena aplikasi yang banyak fitur tapi tidak mengakomodir ruang gerak / alur proses dari surat anda tentu akan berpengaruh kurang baik di efektifitas implementasi persuratan digital di instansi anda.
Terakhir, yang bisa penulis sarankan adalah gunakan aplikasi yang mendukung alur (sesuai kebutuhan wajib instansi) bukan aplikasi yang sekedar punya banyak fitur. Terutama untuk instansi yang beralih dari proses manual ke digital, disini tantangannya adalah perubahan budaya. Sedikit fitur tapi mengakomodir alur utama instansi, adalah lebih baik ketimbang, banyak detil spesifik tapi belum mengakomodir alur utama. Perubahan budaya dimulai dari pembiasaan, ketika aplikasi simple sehingga mudah digunakan, tidak terlalu banyak batasan / fitur pendukung, akan lebih mudah dipelajari dan lebih mudah di jalankan, hingga akhirnya jadi kebiasaan.
