integraOffice Persuratan – Seperti yang kita ketahui bersama saat ini, kita semua sedang berada di era teknologi digital modern yang membawa pengaruh besar pada segala aspek kehidupan kita, terutama dalam kemudahan kita untuk memperoleh informasi yang ada. Mulai informasi untuk konsumsi diri pribadi kita maupun kebutuhan informasi untuk menunjang aktivitas pekerjaan kita di kantor.

 

Berbicara mengenai aktivitas kerja perkantoran, hampir semua perkantoran pada suatu instansi/perusahaan saat ini selalu mengikuti suatu perkembangan teknologi digital terbaru. Dengan hadirnya suatu teknologi baru,  bisa menciptakan banyak perubahan besar pada instansi/perusahaan sehingga tata kelola perkantorannya menjadi lebih efektif dan efisien, terutama dalam hal tata kelola surat-menyurat yang ada. Dimana proses surat-menyurat menjadi aktivitas rutin yang penting dan menjadi salah satu media untuk berkomunikasi secara tertulis baik ke internal instansi/perusahaan atau pihak eksternal instansi.

 

Teknologi Digital dalam Mengelola Persuratan 

Meskipun kita berada di era teknologi digital, namun ada banyak instansi/perusahaan yang masih belum tahu bahwa pemanfaatan teknologi digital dalam manajemen surat-menyurat akan sangat bermanfaat dan berpengaruh pada aktivitas perusahaan, terutama pada proses persuratan yang semakin lama semakin kompleks.

 

Untuk tata kelola persuratan yang lebih baik, banyak teknologi digital yang dapat kita manfaatkan, salah satunya adalah dengan pemanfaatan aplikasi perangkat lunak, yaitu Sistem Aplikasi Persuratan Digital, yang lebih dikenal dengan E-Surat atau E-Office Persuratan. Aplikasi persuratan digital ini memang dirancang dan dikembangkan dalam upaya membantu mempermudah proses surat-menyurat yang ada dan menjadikan seluruh proses surat-menyurat, mulai dari surat masuk, proses disposisi dan pembuatan surat keluar, semuanya dilakukan secara secara digital, sehingga llebih efektif dan efisien.

 

Permasalahan Jika Tidak Menggunakan Aplikasi Persuratan Digital

Dalam prosesnya tentu saja, surat menyurat dan disposisi yang ada akan memunculkan beberapa masalah klasik yang bisa saja muncul kapan saja dan dapat mengganggu jalannya aktivitas. Apalagi instansi/perusahaan masih menggunakan cara-cara manual dalam persuratannya. Beberapa contoh masalah yang bisa saja muncul seperti : 

 

  • Proses pengarsipan yang rumit

Dengan intensitas persuratan yang cukup tinggi dan dengan jenis maupun tujuan surat yang berbeda-beda, pastinya ada kerumitan tersendiri dalam pengarsipannya dan membutuhkan SDM dengan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan yang fatal dalam mengarsipkan, terutama dalam proses penomoran dan pengklasifikasian berkas/surat. Apabila terjadi kesalahan, tentunya akan menghambat proses yang ada, apalagi tidak menggunakan aplikasi persuratan digital,  misalnya proses pencarian surat/berkas akan membutuhkan waktu yang lama.

 

  • Susah dalam monitoring dan tracking surat

Tanpa aplikasi persuratan digital  pastinya akan sulit dalam memonitoring dan melakukan pelacakan/tracking terhadap proses persuratan yang ada danuntuk memonitoringnya harus melakukan konfirmasi kepada pihak yang dituju secara langsung. Hal ini dapat membutuhkan waktu dan proses yang lama, sehingga dapat menghambat proses persuratan yang ada.

 

  • Kehilangan surat dan susah melacak surat

Dalam persuratan manual, tentu akan susah mencari surat lama yang tidak bisa terlacak keberadaanya, atau membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencarinya, padahal ada kebutuhan untuk  surat tersebut dengan segera.

 

  • Membutuhkan banyak ruang

Ini merupakan hal yang sering kita jumpai, apabila dalam suatu instansi pemerintahan/swasta intensitas persuratannya tinggi, di meja kerja banyak berkas-berkas yang bertumpuk atau berserakan, yang tentunya selain menjadi pemandangan yang kurang nyaman juga menjadi salah satu faktor penghambat kinerja pegawai. Karena dengan banyaknya berkas/surat yang diterima, selain harus menyelesaikan tugasnya, para pegawai juga harus menyiapkan tempat/ruang tambahan untuk menampung surat/berkas tersebut.

 

  • Boros biaya

Masalah lain  yang akan muncul akibat metode persuratan manual, adalah anggaran yang tinggi hanya untuk penggunaan kertas dan tinta printer. Hal ini sering dihadapi oleh instansi pemerintahan maupun swasta apabila kegiatan surat-menyurat berlangsung terus-menerus dan dengan intensitas yang tinggi akan membutuhkan belanja kertas yang tinggi pula, yang seharusnya anggarannya bisa dialokasikan ke hal lain yang lebih penting

 

Nah sekilas uraian di atas, adalah beberapa masalah yang akan Anda hadapi jika tidak menerapkan sistem persuratan digital

 

Untuk mengatasi masalah-masalah persuratan yang ada, ada baiknya Anda harus segera mengimplementasikan sistem persuratan digital, dan salah rekomendasi dari kami adalah sistem persuratan digital integraOffice. Dimana Aplikasi Persuratan Digital integraOffice ini telah dipercaya (terbukti) membantu proses Persuratan di Kementerian, Pemerintah Provinsi, BUMN, BUMD, Instansi Pendidikan hingga Organisasi lainnya, dan  mendukung kustomisasi sesuai kebutuhan yang ada di instansi, serta Aplikasi Persuratan digital inrtegraOffice ini siap support apabila diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE), dan Anda tak perlu khawatir lagi, karena aplikasi persuratan digital ini selain sudah didukung aplikasi versi Web, juga sudah didukung aplikasi berbasis mobile Android dan iOS

 

Penasaran ?Atau ingin lebih detail tentang informasinya?

Silakan klik disini atau hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut