Persuratan Digital: Solusi Surat-Menyurat yang Semakin Kompleks

2023-05-23T13:35:38+07:00 April 20th, 2022|Categories: Inspiration, Sharing Knowledge|Tags: |

Persuratan Digital – Salam Sobat Office ! Anda semua pastinya sudah tahu bukan, kalau aktivitas surat -menyurat dan disposisi adalah aktivitas yang tidak pernah sepi di sektor perkantoran di banyak instansi, mulai dari instansi/lembaga pemerintahan, perusahaan, sampai ke instansi pendidikan. Disini proses surat-menyurat menjadi aktivitas rutin dikarenakan surat-menyurat adalah salah satu media untuk berkomunikasi secara tertulis baik ke internal instansi/perusahaan atau pihak eksternal instansi.

Dimana proses surat-menyurat tersebut bertujuan untuk menyampaikan informasi hingga terkait administratif dan pelaksanaan kegiatan. Sehingga, surat tersebut haruslah jelas dan bersifat informatif. Disini setiap surat yang dikirim maupun yang diterima, tentu saja harus didokumentasikan atau diarsipkan. Karena arsip itu berfungsi sebagai bukti data dan pertanggungjawaban dari suatu kegiatan, sehingga setiap instansi harus mengelolanya dengan benar.

 

Masalah surat-menyurat yang semakin kompleks

Nah disini dalam prosesnya sehari-hari, masih banyak instansi/perusahaan menggunakan cara manual yang kurang efektif, yang mana seharusnya mereka tahu kalau banyak teknologi digital yang dapat dimanfaatkan sekarang ini. Aktivitas surat-menyurat dengan cara manual  ini, tentu saja mengakibatkan banyaknya tumpukan kertas di meja para staf/pegawai yang tentu saja menjadi masalah tersendiri, ketika nantinya jumlah aktivitas persuratannya semakin tinggi. Selain itu juga dampak dari semakin kompleksnya aktivitas surat-menyurat ini, tentunya juga akan memunculkan masalah-masalah lainnya seperti ; susahnya dalam memonitoring surat dan disposisi yang ada, masalah penyimpanan arsip surat, pencarian dokumen surat, surat yang ada tidak saling terintegrasi,  hingga terjadinya miskomunikasi dan miskoordinasi terkait informasi surat-menyurat yang ada yang bisa berakibat fatal pada jalannya aktivitas di instansi/perusahaan. Belum lagi kendala dalam hal pendistribusian surat dan disposisi yang ada yang tidak efektif dan efisien dan memakan banyak source yang ada dalam instansi/perusahaan.

Baca juga:  Ingin Manajemen Perkantoran Anda Efektif ? Gunakan Aplikasi ini !

 

Persuratan digital sebagai solusi yang tepat 

Kalau dilihat mayoritas instansi/perusahaan saat ini, banyak yang masih menggunakan cara konvensional untuk proses surat menyurat. Mestinya dengan kemajuan teknologi informasi yang semakin canggih saat ini, pihak instansi/perusahaan seharusnya mampu mengatasi permasalahan surat-menyurat  tersebut, untuk mewujudkan tata kelola persuratan yang baik, efektif dan efisien. Salah satunya dengan menggunakan teknologi digital dan aplikasi yang berbasis Web maupun aplikasi mobile Android/iOS, yaitu dengan sistem aplikasi persuratan digital, atau biasa dikenal dengan E-Surat atau E-Office.

 

Aplikasi persuratan digital atau E-Office ini dirancang dan diikembangkan khusus untuk membantu mempermudah proses surat-menyurat dan disposisi yang ada sehingga dapat memperlancar dan  mempermudah pekerjaan administrasi perkantoran  yang ada di instansi/perusahaan. Selain itu aplikasi persuratan digital ini juga dapat diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) maupun dengan aplikasi yang lain yang ada

 

Manfaat penggunaan aplikasi persuratan digital

Tentu dengan implementasi aplikasi persuratan digital in,instansi/perusahaan akan mendapatkan beberapa manfaat, seperti antara lain : 

  1. Monitoring surat dan disposisi secara akurat dan real-time
  2. Semua dokumen dalam bentuk digital paperless, sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan yang besar
  3. Pimpinan dapat melakukan disposisi dimana saja dan kapan saja
  4. Koordinasi dan komunikasi semakin mudah antar unit, karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja
  5. Mempercepat pencarian dokumen yang dibutuhkan dengan segera
  6. Menghemat anggaran kertas dan tinta printer yang mendukung program Go Green dari pemerintah 

Dan sebenarnya masih banyak manfaat lainnya yang diperoleh dari implementasi aplikasi persuratan digital atau E-Office ini,  karena memang dengan memanfaatkan e-Office proses surat-menyurat menjadi lebih efektif dan efisien.

 

Baca juga:  Sekarang Tak Perlu Nge-Print lagi, Bikin Surat Cukup Pakai E-Surat integraOffice!

Kesimpulan 

Demi kelancaran aktivitas perkantoran di instansi/perusahaan, dapat disimpulkan bahwa Persuratan Digital harus diimplementasikan dalam tata kelola surat-menyuratnya sebagai solusi yang tepat permasalahan surat-menyurat yang semakin kompleks saat ini. Dan untuk itu kini hadir Aplikasi Persuratan Digital integraOffice yang secara khusus membantu mempermudah tata kelola surat-menyurat instansi Anda.

Aplikasi Persuratan Digital integraOffice ini telah dipercaya (terbukti) membantu proses Persuratan di Kementerian, Pemerintah Provinsi, BUMN, BUMD, Instansi Pendidikan hingga Organisasi lainnya, dan  mendukung kustomisasi sesuai kebutuhan yang ada di instansi, serta Aplikasi Persuratan digital inrtegraOffice ini siap support apabila diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE)

 

Bagaimana menurut Anda tentang Persuratan Digital: Solusi Surat-Menyurat yang Semakin Kompleks ?

 

Atau ingin lebih detail tentang informasinya?

Silakan klik disini atau hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut