integrasolusi.com – Kegiatan tata kelola organisasi / perusahaan harus dilaksanakan secara efektif oleh seluruh pemangku kepentingan. Namun, kegiatan tata kelola yang kompleks akan membutuhkan sistem pendukung (aplikasi) yang secara otomatis dapat melakukan hampir semua kegiatan dalam pengelolaan pengolahan data dan kegiatan kerja pegawai. Hanya dengan cara inilah kegiatan organisasi / perusahaan dapat berjalan efektif, dan dapat mencapai tujuan akhir dari visi dan misi organisasi sebaik-baiknya.
Sistem aplikasi yang dapat mendukung proses tata kelola pekerjaan di organisasi tersebut lebih akrab dikenal sebagai E-Office. Sistem aplikasi ini membuat waktu pengolahan data/administrasi pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Isi Artikel
Apa itu E-Office?
E-Office (Electronic Office) adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran organisasi/perusahaan yang berbasis elektronik. Hadirnya sistem ini telah menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual. E-Office memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Oleh karena itu, E-Office juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan.
Kenapa organisasi/perusahaan saat ini membutuhkan kehadiran E-Office?
Dalam lingkungan perkantoran, pengolahan data merupakan bagian tersulit, karena data harus diolah dengan baik sebelum dapat digunakan sebagai informasi yang benar. Ini mungkin menjadi lebih sulit karena jarak antar kantor yang berbeda, yang menghalangi prosesnya. Peran E-Office dalam satu lingkungan kantor, antara kantor internal perusahaan, dan hubungan antara perusahaan dengan pihak eksternal, sangat membantu dalam penyampaian informasi dan kegiatan komunikasi di perusahaan atau instansi. E-Office juga berperan dalam memperlancar proses penyampaian laporan, sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Sesuai dengan uraian diatas, penggunaan E-Office dapat memberikan beberapa manfaat bagi organisasi/perusahaan antara lain :
- Efisiensi waktu → Dengan penggunaan E-Office , proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
- Mengurangi anggaran kertas → Dengan menggunakan E-Office, semua proses dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat dilakukan secara digital yang otomatis mengurangi penggunaan kertas
- Mengurangi resiko kerusakan → Dengan menggunakan E-Office, dapat mengurangi resiko kerusakan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat → Dengan E-Office, semua proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
- Kerahasiaan Terjamin → Dengan menggunakan E-Office, kerahasiaan dokumen surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena E-Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya
Sejauh mana implementasi E-Office di tempat kerja anda ?
ingin lebih jelas apa itu e-Office ? Info lebih lanjut Klik di sini
disadur dari: https://blog.docotel.com/mengenal-e-office-lebih-dekat
