integrasolusi.com – Apakah kamu pernah mendengar tentang persuratan digital? Atau pernah mendengar kata E-Office? Jika pernah mendengar apakah kamu tahu maksud dari persuratan digital. Agar kamu tidak bingung dan bisa tahu lebih jelas, yuk simak penjelasan berikut!
Isi Artikel
Pengertian Persuratan Digital
Persuratan digital adalah suatu transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi berupa surat masuk atau surat keluar. Nama lain untuk menyebut persuratan digital ini adalah eOffice. Adanya sistem persuratan digital ini menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual atau konvensional menjadi berbasis elektronik. Persuratan digital merupakan sebuah inovasi yang memudahkan dalam melakukan surat-menyurat sehingga lebih efektif, hemat waktu dan biaya.
E-Office juga dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu menjalankan dan mengatur aktivitas serta kinerja setiap orang yang bekerja pada suatu instansi atau perusahaan. Baik itu instansi pemerintahan maupun instansi swasta. Penggunaan persuratan digital dikatakan lebih efektif karena dengan menggunakan sistem persuratan ini di dalam instansi, maka persuratan digital dapat memudahkan dan memaksimalkan kinerja para pekerja.
Sebagai contoh, jika dalam persuratan manual harus menggunakan kertas, berbeda halnya dengan persuratan digital. Menggunakan surat digital tidak membutuhkan kertas sehingga lebih menghemat waktu, biaya, dan lebih efisien.
Macam-Macam Persuratan Digital
1. Email
Surat digital atau elektronik yang paling umum digunakan adalah Email. Pasti kalian sudah tahu dong apa itu email? Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau dalam bahasa Indonesia disebut Surat Elektronik (Surel). Email merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet. Email adalah alamat resmi di dunia maya yang berfungsi untuk mengirimkan surat, file, hingga foto.
Penggunaan email adalah media yang paling umum digunakan dalam pengiriman surat elektronik. Akan tetapi email saja belum cukup untuk mengintegrasikan berbagai aspek administrasi terutama surat-menyurat yang ada di dalam kantor. Agar terintegrasi secara maksimal, kamu memerlukan aplikasi persuratan atau website persuratan yang juga dilakukan secara daring.
2. Aplikasi dan Website Persuratan
Kelebihan aplikasi dan website persuratan dibandingkan dengan email adalah canggihnya peran dari sistem persuratan ini. Sistem persuratan ini membuat koordinasi jauh lebih mudah. Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan pekerja untuk berkoordinasi dalam melakukan tugasnya. Tanpa sistem persuratan ini, pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan disposisi, akan tetapi adanya sistem ini pimpinan dapat secara langsung mendisposisikan surat secara daring kepada staf yang bersangkutan untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
Selain itu, jika menggunakan email biasa kamu perlu membuat surat secara manual dengan cara mengecek nomor surat sebelumnya. Jika dengan website atau aplikasi persuratan kamu hanya perlu melanjutkan nomor yang sudah ada tanpa perlu mencarinya. Kamu pun tidak perlu khawatir terjadi penomoran surat yang ganda.
Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen surat akan muncul di layar komputer secara cepat.
Dalam lingkungan perkantoran, pengolahan data dan administrasi merupakan bagian tersulit, karena data harus diolah dengan baik sebelum dapat digunakan sebagai informasi yang benar. Hal ini semakin dipersulit jika jarak antar kantor berbeda sehingga dapat memperlambat bahkan menghalangi prosesnya. Maka, aplikasi atau website persuratan adalah solusinya.
Kegiatan surat-menyurat adalah salah satu aktivitas yang tidak pernah lepas dari aktivitas keseharian di suatu instansi. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah, swasta maupun masyarakat sehingga surat masih menjadi rujukan resmi utama pada setiap aktivitas. Dengan mengetahui adanya persuratan digital, kamu jadi lebih tahu seberapa penting persuratan digital ini digunakan. Sistem persuratan online dapat memudahkan pekerjaan kamu kapan saja dan di mana saja.
Bagi sobat office yang ingin diskusi langsung lebih lengkapnya silahkan hubungi kami!
Dengan senang hati tim inOffice Persuratan akan melayani Anda 🙂
